高校檔案分層管理模式的構建

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摘要：隨著我國高等教育的不斷發展，并日益呈現出多元化、規?；奶攸c。我國高校教育工作中的分層特點也在逐漸的顯現。我國高等教育出現分層的現象，從某種意義上來說是現代化社會發展的需要和高校自身進步的而自然形成的。按照高校內部的分層特點、資源配置的情況以及校內資源保有量的差異性，可以把高校檔案面對的對象分為三層，分別是高層、中層和低層，在檔案管理工作中采用分層管理的方法。本文簡要分析了高校檔案分層管理模式的構建，僅供參考。

關鍵詞：高校檔案；分層管理；模式；構建

檔案的分層管理是指，為管理對象分層，規劃出對應的管理任務，管理方法等，并展開對應的管理工作。在高校的檔案工作中，應該注意考慮資源的配置情況，詳細對檔案對象開展分層工作，并且按照不同層次的管理標準，計劃對應的管理方法、管理任務以及管理的職能等，最終構建出檔案分層管理模式，這也是高校分層特點下檔案工作發展的必然選擇。

1構建高校檔案分層管理模式的必要性

1．1適應于高校分層的特征

我國高等教育逐漸呈現出多元化和規?；奶攸c，高等教育分層的特征也隨之顯現。從某種意義上來說是現代化社會發展的需要和高校自身進步的而自然形成的。然而，在其中的關鍵作用還是政府對高等教育中分配的資源差異因素。從微觀的角度上講，高等院校中對于教育資源的分配過程中也會出現很多問題，比如不均衡的配置情況、不科學的結構的問題等。尤其缺乏的是檔案以及其他專業技術的崗位。高校內部的檔案機構獲得有關資源的水平由高校的層次與其中教育資源的配置決定。高校的教育資源有人力、物力與財力，同時這些資源之間的配置情況還能夠決定高校檔案工作的質量。高校的檔案工作中需要利用適合資源配置情況的發展規模，只要這樣才能促使有限的資源能夠創造出良好的經濟效益。

1．2檔案內部資源保有量差異的必然結果

如果將高校檔案事業獲取的人力資源、財力資源、物力資源等稱為外部資源，那么高校檔案部門自身的資源儲備就稱為內部資源，高校檔案部門內部資源的保有量也是決定高校檔案事業建設規模的核心要素。檔案實體、檔案信息、檔案編研產品等都是內部資源的組成形式。不同高校其檔案資源的保有量存在較大差異，這些差異以物化方式或數字化方式體現出來，如案卷數量的差異、數字化檔案資源占據存儲空間的差異、檔案編研產品數量與質量的雙重差異等。檔案內部資源保有量與高校層次呈正比例關系，檔案建設不僅能獲得更多的外部資源，同時也具備更豐富的內部資源作為支撐。因此，結合內部資源的特點與特色，構建分層管理模式，是高校檔案事業建設的現實選擇。

2構建高校檔案分層管理模式的意義

2．1有利于促進資源的合理配置

立足于宏觀的角度，高校檔案的分層管理工作應該考慮到內外部資源的有限特征，建立與教育資源相匹配的管理模式，以防出現盲目開發和利用資源的浪費現象，促進對資源的科學利用以及合理的開發，促進資源的合理配置;立足于微觀的角度，分層管理檔案的工作應該解決管理部門中的人力、物力與財力之間的分配問題，在管理檔案對象分層特點時，確定管理的目的，在管理目的的指引下配置資源，這樣能夠資源的重新整合和激活。

2．2有利于解決高校檔案管理中的同構同質問題

高校在進行檔案管理工作的過程中，會以不少企業為標桿。比如某市的大學檔案館在檔案行業中都處于前列，會吸引不少其他高校的檔案機構來參觀。但是不管是哪所大學的檔案管理模式，都無法被模仿或者復制?，F階段的管理模式、管理方法以及考察系統的推動下，高校檔案管理中的同構同質問題一直存在。不同高校承載的校園文化以及歷史發展的厚重感都存在著一定的差異，檔案是文化發展中的關鍵載體，高校的檔案工作需要具有屬于自身的文化特征，才能保持住恒久的生命力。構建檔案的分層管理模式，有利于發揮和創造檔案工作特有的優勢，并以此為方向，解決在檔案工作中的同構同質問題，更加深入地保證高校的檔案工作的發展。

2．3有利于提高高校檔案工作的水平

檔案管理工作的效益發揮有一定的滯后性。因此，高校的檔案工作正在面臨著來自學校核心工作的威脅，比如教學工作、管理以及科學研究等。高校的檔案工作在良好、寬松的環境下發展的前提是，展現出高校檔案工作對高校未來發展的關鍵作用以及現實意義。促使高校檔案工作保持住活力，需要采取可行的方法進行改變和創新，打破傳統的盲目管理的結構，對管理對象與管理目標進行分層管理，解除管理人員對檔案管理的力不從心。促進管理目標的確定，提高高校檔案工作的水平。指導不同層次檔案工作對象站到對應的層次，促進相應層次的檔案管理工作，提高檔案管理工作的業務水平，推動檔案工作以及高效教育中的科學研究、教學、管理等各方面的均衡發展，互相協調的發展，發揮出檔案在高校中應用的價值。只有努力提高高校工作的質量，并以檔案管理工作為核心，才能實現高校檔案工作在高校發展進程中的戰略目標。

3高校檔案分層管理模式的構建原則

3．1依法治檔原則

構建高校檔案分層管理模式有利于促進高校檔案事業的進一步發展，而且依法治檔的原則能夠推動高校檔案工作的科學發展。在監理分層管理模式的過程中，需要保證遵循法律制度，加強依法治檔的工作，以此保證法律規定的執行程度。一方面，高校檔案分層管理模式應在相關法律法規的指導下構建;另一方面，推動這一模式向縱深發展，也需要相關檔案法律法規的修訂與完善，盡可能做到有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究，用檔案法治保障高校檔案事業的科學發展。

3．2適度規模原則

在構建高校檔案分層管理模式的過程中，應該遵循適度規模的規則。根據高校的運行規模、校內教育資源的保有量以及資源的配置特點，進行科學的規模建設。分層管理工作的作用在于防止運用管理對象的單層特點處理問題。在對管理對象進行分層后，促進管理方法的分層。明確適度規模就意味著在處理管理對象的分層問題。明確適度規模也是科學地規劃、控制以及指揮管理方法的基礎。遵循適度規模的規則，有利于防止將單層次的管理方法運用到不同層次的管理工作中，促進資源的合理配置，創造出適度規模的效益。

3．3分類適用原則

以高校建設規模、內部檔案資源保有量與資源的有效配置為依據劃分檔案建設規模，解決建設對象的分層分類問題。針對不同層次的建設對象，應體現出層次化的管理手段與衡量標準。對不同的建設對象，管理方法的導向性不同，最終管理目標也不同，這是高校檔案分層管理模式的基本指導思想，也是構建原則。管理手段與評價指標的設計與執行需要堅持分類適用原則。

4高校檔案分層管理系統模型設計

在高校檔案分層管理模式構建原則下，構建分層管理模式的基本思路是以高校層次、資源的有效配置、檔案內部資源的保有量為依據合理劃分檔案建設對象的層?？傮w來說，高校檔案分層管理模式需要從對象層、管理層、評價層三個層面同步構建。

4．1對象層

通過對某省多家不同規模高校檔案建設情況的調查，高校檔案建設對象的層次分明，與高校層次交相呼應，基本呈現高、中、低三個層次。層次差別主要通過案卷數量、人員數量及構成、經費投入、數字化進程、編研能力、科研能力六個要素體現出來。建設對象三個層次在數量上有規律可循，從低層對象到高層對象，數量依次減少。因此，在系統模型中，用金字塔式來表現建設層三個層次的數量與層次狀態，從金字塔頂端到底端依次是高層對象、中層對象、低層對象。

4．2管理層

管理層依據對象層的劃分確定管理目標與管理策略，管理目標的制定要考慮資源的可承受程度，管理策略的選擇則需在管理目標的引導下進行。高層對象上述六要素的充盈度高，具備充足的資源與技術基礎完善利用服務，服務是管理的側重點;中層對象具備一定的資源基礎，信息化工作相對滯后，技術是管理突破;低層對象各要素狀況都較為疲軟，強化內容，加強檔案資源建設是管理重點。因此制定管理目標與選擇管理策略的基本思路應是:高層對象堅持服務的導向性、中層對象堅持技術的導向性、低層對象堅持內容的導向性。

4．3評價層

評價層針對管理層的實施效果做出評價，對管理目標的實現程度進行定性或定量評估，以檢驗管理目標的實現狀況與管理策略的適用狀況。針對高層對象的服務型管理，服務質量與服務效率是評價重點，因此應以用戶滿意度評價指標為核心展開綜合評價;針對中層對象的技術型管理，則應側重于信息化評價指標，對軟硬件設施配備以及網絡技術等的運用情況進行重點評價;針對低層對象的資源型管理，則堅持以館藏優化程度為評價重點，對各類別檔案收集完整程度進行重點評價。高校檔案分層管理系統模型搭建了高校檔案分層管理模式的戰略框架，為進一步研究奠定了基礎。

5結論

高校本身的層次和高校對于教育資源的配置情況決定了高校的檔案機構獲得資源的水平。其中包括對人力、物力以此財力資源的配置。同時，這類資源的配置也決定了高校檔案管理工作的效率和水平。高校檔案工作需要與校內資源的配置情況相協調，唯有如此才能促使有限的資源創造出最大的效益。在高校檔案管理工作中，應該善于應用創新管理機制，敢于創新和改造，打破傳統的盲目跟隨的檔案工作結構，將管理對象與管理任務進行分層，指導不同層次檔案工作對象找到對應的層次，促進檔案工作與高校的教學工作有效地發展、配合協調，在高校的教學或管理工作中完全地發揮出檔案資源的價值，從根本上提高高校整體的工作水平。

作者:詹秀琴 單位:福建省泉州幼兒師范高等?？茖W校

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