校園協同辦公管理系統設計分析

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高校校園辦公系統涉及多個部門，如總務處、財務處、教務處與招生辦等。傳統校園辦公系統下，各部門主管負責分配任務，明確各個部門應負責的事項和應統籌的數據。由于學生人數多，人工核對數據難免出錯，且效率相對較低下，由此一來，數據使用方便可能做出錯誤決策，對校園辦公產生沖擊。因此，有必要充分發揮現代化技術力量，構建以B/S結構為基礎的校園協同辦公管理系統。之所以創建這個系統，主要在于該系統具有以下完善的功能：工作流應用。該功能有利于一組人員合理地進行工作交互，使學生、教職工數據實現有序化處理；異地辦公。以B/S結構為基礎的校園協同辦公管理系統能支持用戶隨時隨地訪問并進行數據管理；信息錄入。學生和教職工的姓名、電話、錄取專業等多種信息只需要輸入，便能實現多級權限自動分配，使不同用戶了解自身權限范圍內的學生和教職工情況，加之該系統具有信息查詢與打印功能，便于用戶及時調取數據或者對數據進行修改；數據共享。系統內部同一權限的用戶能夠查詢并打印所需要的數據，或將數據導出成電子表格，抑或是對其進行二次編輯并歸檔；用戶內部溝通。系統支持不同用戶通過系統內部信息交流平臺及時發送互動信息，全面提升工作效率，減少電話溝通。然而，以B/S結構為基礎的校園協同辦公管理系統的以上功能還有待進一步完善，或做進一步設計與開發，這也是本篇文章探討的重點。

一、設計系統功能模塊，明確校園辦公系統的整體架構

以B/S結構為基礎的校園協同辦公管理系統應細化成五大模塊，一是信息錄入模塊，二是信息管理模塊，三是信息查詢模塊，四是信息打印模塊，五是內部留言模塊。其中最關鍵的是信息管理模塊。為了提高用戶處理數據和管理數據的效率，設計時針對部門差異設置相應的用戶權限。不同權限下能看到的數據不同，但僅有符合用戶權限范圍時，用戶才能對其數據進行更改與調整。

二、設計各部門的權利權限，做好相應的權限分配

不同部門具有的系統功能設計完成后，還應做好獨立權限設計。此設計應根據各部門的具體工作職能來明確。其中，招生辦主要負責輸入新生的基本信息；教務處負責核對、調整、確認學生和教職工的信息，應具有一定的數據修改權限；學工處負責學生與教職工的宿舍安排與住宿狀況更改；各系部對本系學生的各項信息進行輸入，并做好專業分配；財務處需統籌學生住宿、系部學生登記情況，制作相關收費表格，并落實相關收費工作；總務處重在發放各種用品，每種用品都要有財務收據才可操作，且數據應掃描并輸入到辦公系統內，以防止紙質數據丟失無法找回。

三、設計簡化的業務流程，提高數據等管理效率

以B/S結構為基礎的校園協同辦公管理系統使用前必須要求用戶登錄，且每個用戶權限均由超級管理員進行分配。其具體設置如下：首先是信息錄入，主要指錄入本校學生的各項基本信息。這些信息只有招生辦用戶有權登錄操作，其他部門的用戶不得登錄該模塊錄入或修改學生基本信息；其次是信息管理。不同部門根據超級管理員分配中俄權限管理操作學生信息與數據；再者，設置每個已登錄用戶都能應用的信息查詢、打印、內部留言板塊。因為信息管理是以B/S結構為基礎的校園協同辦公管理系統的關鍵，所以應適當地限制其中一些流程。如財務處在宿舍登記部門、系部暫未確定學生數據情況時，無法跨越以上兩個流程對下達收費要求，并進行收費登記；同理，在財務部未對財務數據點擊確定時，總務部不能發放相關用品。

四、設計系統各項細化數據庫，提高數據專項管理效率

一般而言，以B/S結構為基礎的校園協同辦公管理系統應包括六個細化的數據庫，每個細化數據庫有一個對應的表格。具體來看，一是由Admin超級管理員負責統籌各個用戶及其權限的數據表；二是與專門分配、落實等有關的Class專業設置表；三是用戶互動溝通的Gbook留言簿表；四是防止下載的NoDownload數據表，該數據內含長二進制的文件；五是User部門用戶表；六是針對學生的StudentInfo學生信息表。

五、設計錄入信息的具體項目，增強信息的完整性

以B/S結構為基礎的校園協同辦公管理系統在信息錄入方面應盡可能分配好以下細項：學生的姓名與性別、政治面貌、家庭地址、畢業學校、家長姓名、聯系電話、學制、錄取專業、錄取狀態、郵政編碼、備注等。同時設置該模塊僅由招生辦用戶可登錄錄入、修改和刪除，從而提高信息管理的嚴謹性。

六、設計信息管理、查詢與打印

以B/S結構為基礎的校園協同辦公管理系統應設置信息管理、查詢與錄入功能，其中信息管理模塊上，使用戶登錄后能對相應權限下的數據進行統一管理，包括對學生信息進行管理、對繳費信息進行確認等；信息查詢設置兩種查詢方式，一是編號查詢，二是姓名查詢，同時，支持模糊查詢。如嵌入關鍵詞“陳”，便能查詢到歷來與“陳”有關的學生、教職工的信息與數據；信息打印設計與上相似，既可準確查詢，又支持模糊查詢。系統設計時，要盡可能細分打印模塊，如將繳費金額分一打印模塊、用品發放情況分一打印模塊。

總而言之，以B/S結構為基礎的校園協同辦公管理系統應盡可能發揮自身功能，將數據資源、人工操作、校園辦公事務相互聯合起來，形成協同辦公系統，從而極大程度地提高校園協同辦公效率，增強校園辦公系統用戶的高效工作體驗。

作者:王燕妮 單位:江蘇省高郵中等專業學校

參考文獻:

[1]趙宇星.基于B/S架構的智能協同辦公系統的設計與實現[J].《吉林大學》,2014.

[2]胡雯.基于B/S架構的辦公自動化管理系統的設計與實現[J].北京郵電大學,2014