辦公室后勤保障管理及問題處理探析

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【摘要】加強后勤保障管理效率有利于提高辦公室工作質量，事業單位的后勤管理業務比較繁雜，物資的應用與采購都包含其中。本文將結合辦公室后勤保障管理的工作要點，結合實際問題，討論完善工作制度、建設人才隊伍、推進信息化技術、深化責任意識等處理策略，幫助事業單位做好物資控制并實現可持續發展。

【關鍵詞】事業單位；辦公室；后勤保障

改革開放以來，我國事業單位不斷發展，其內部職能與管理模式都在逐漸發生改變，為了滿足后勤辦公室的實際工作需求，需要提高后勤保障質量，提高人員大局服務意識。辦公室是事業單位內部的“潤滑劑”。祈禱著承上啟下、內部溝通、協調安排等工作，因此更應該針對現存問題制定科學、合理的管理計劃。

一、事業單位辦公室后勤保障管理作用

事業單位具有一定的社會服務屬性，其能夠為群眾提供的服務業務包括了文化、教育、衛生、環保、科學等多個方面。事業單位本身不以盈利為目的。而開展科學合理的后勤保障管理工作，能夠有效控制單位運行成本。因為事業單位所開展的業務類型比較復雜，所以后勤工作要具備規劃性，才能確保業務活動的順利開展。而且后勤往往需要負責對事業單位固定資產、物資采購、車輛、對外接待等事項的處理，所以后勤管理風氣對于整個事業單位都有至關重要的影響。

二、辦公室后勤保障管理工作及問題處理策略

（一）完善工作制度。我國很多事業單位的起步時間比較早，雖然內部設定了后勤保障及管理制度，但多是在20世紀90年代或本世紀初期落實的，但是隨著我國近幾年社會改革的深入，這些管理制度對事業單位工作的實際適配性已經開始降低，導致制度的應用過于表面化。制度是工作執行的堤壩，因此制度內容也應當做到與時俱進，和社會主義改革形勢相接軌。例如：某單位后勤保障部門在發現單位停車數量增加后，就對應提高了對車輛的管理效率，合理增加車位，單位人員可以享受更高的車輛安排服務。因此，想要從根本上改善后勤保障現存問題，就需要調整制度內容，使其發揮出應有的管理作用，從事業單位實際工作情況入手，協調好各科室之間的關系，俗話說，沒有規矩不成方圓，管理者應加強對制度的重視。與此同時，在完善工作制度后，還需要提高服務質量，將服務內容向著多元化方向拓展，傾聽群眾的意見，讓單位內部所有人員積極發言并提出建議，并結合實際情況對意見或建議進行改進并投入使用。這樣一來，工作人員會提高對單位的信任度，并認識到自己是單位的一份子，不僅僅工作積極性會有所增強，同時崗位責任性也會提高。在收集員工建議時，可以采用互聯網投票、問卷填寫等方式[1]。（二）建設人才隊伍。目前，我國大部門事業單位中人員結構年齡偏大，甚至還有一部分兼職人員擔任后勤工作，高精尖的人才資源較匱乏，導致對信息技術、現代化管理理念的吸收效果不高，例如：很多后勤人員都是通過內部舉薦或者其他崗位臨退休調配過來的，并不具備專業的業務處理能力。如果長此以往，會嚴重影響后勤保障的工作質量，不利于事業單位業務的開展。近幾年我國事業單位中制度、思想上的改革內容較多，所以需要后勤人員提高對應的認知。想要建設出一支高水平、高能力、高質量的后勤人員隊伍，首先應做好人才招聘工作，在招聘時強調人員的專業性，提高錄用門檻，確保招聘渠道的透明、公平、公正、公開。只有嚴肅人才選拔環節，才能為后期保障部門輸送更多專業性人才。同時，還需要對在崗人員做好定期的技能培訓工作，通過專業化、系統化、規范化的課程結構，使其提高自身專業知識儲備，增強業務能力。例如：可以邀請一些專家學者進入單位進行講座，潛移默化中培養后勤人員的自主學習意識，并將理論與實踐結合起來。對此可以采用激勵機制，將培訓考核的結果與個人績效聯系起來，從而加強后勤工作人員對崗位的積極性。（三）推進信息化技術。總理在2015年的政府工作報告中提出了“互聯網+”思想，報告中制定了關于互聯網+的行動計劃。同年12月，我國總書記習在G20峰會上也提出，中國要深入落實網絡強國的政策，打開網絡文化的局面。隨著社會經濟水平的不斷提升，事業單位需要處理的業務類型也在增加，為了保證后勤服務質量，就不能沿用傳統的人工管理方式。人工處理方式多憑借經驗行事，面對龐大任務量難免出現疏漏。另外，還有很多單位雖然響應國家號召引進了信息設備，但是使用率較低，多停留在寫表格、發郵件上。信息資源在后期管理部門中的流通率有待提升。推進信息化技術的應用，已經是未來后勤保障管理工作開展的必然途徑。因此，我們需要及時更新辦公系統軟件，構建網絡信息共享平臺，利用互聯網、大數據、計算機快捷、方便、高效等優勢，合理分配單位后勤物資。例如：將物資編碼錄入系統，在系統上即可判斷物資是否需要補充，提高庫存盤活率，實現精細化的管理目標[2]。（四）深化責任意識。從實際工作內容上來看，后勤保障與事業單位日常事務息息相關，例如：信息處理、檔案分類、辦公室衛生、安全保衛、物資綜合管理、政策宣傳等等。正是因為業務種類繁雜，才會導致一些工作人員的責任意識不明確，缺少對工作內容的量化及理解。古話說“不以善小而不為”，盡管后勤工作內容比較細化，但是卻對整個事業單位的發展至關重要。因此從事后勤保障工作時，同樣需要我們具有深耕意識，在崗位上踏實肯干、積極樂觀。樹立起自我奉獻與群眾服務意識。只有保持較高的職業道德素養，才能夠在工作中保持較高的積極性，對材料撰寫、檔案管理、衛生清潔、接待服務等業務工作都要高度負責，業務水平要經得起推敲。

三、結論

綜上所述，做好事業單位中的后勤保障管理工作，能夠幫助事業單位順利開展業務活動，為其提供必需的服務。后勤管理工作覆蓋面比較廣泛。且工作內容繁雜，例如：人事、離退休、資產、物資、文案管理等。為了實現高質量的保障管理目標，需要工作人員有全局意識，不斷提高自身業務能力，保持進取精神。

參考文獻：

[1]曹峰.基于精細化管理視角下的辦公室后勤管理研究[J].中外企業家,2019(25).

[2]任乃艷.從信息化角度探討如何提升后勤辦公室工作效率[J].農家參謀,2018(10).

作者:鄧衡 單位:湖南省體操運動管理中心