淺析醫院后勤合同檔案管理

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摘要：概述了醫院合同管理的重要性，結合某醫院具體實例，詳細闡述了合同文件分類、合同簽署、文件存檔等文件管理過程中存在的問題及改進措施。

關鍵詞：醫院后勤；合同；內部控制；規范化管理

后勤部門是保障醫院正常運行的堅實后盾，其工作內容涉及水、電、暖、氣的保障，日常維修、物資采購、土建施工、設備維護等。后勤系統與外單位的合作關系較為廣泛，合作對象中既有小型私企也有大型上市企業，既有同行事業單位也有行政監督部門。那么，在對外洽商的過程中如何維護醫院的合法權益，減少合同糾紛引起的仲裁、訴訟事件，成為醫院后勤管理者十分關心的問題[1]。根據《行政事業單位內部控制規范（試行）》，合同管理指醫院為實現合同目的，依據相關法律法規及本單位的內部控制制度，在立項、談判、起草、審批、生效、履行、變更、糾紛解決以及合同歸檔的整個工作流程中所進行的一系列行為的統稱[2]。合同文件的管理是一項繁雜而艱巨的任務，管理過程中的疏漏極有可能造成不良后果，如合同簽署流程不規范，管理制度不健全，未按照逐級審查的順序提出修改意見，造成多部門管理的邊際盲區或者合同簽訂滯后于項目的實施[3]；對履行招標程序的項目的審核把關不嚴，合同內容違背招投標文件規定的實質性要求（如金額、工期、付款方式、技術標準不一致），將面臨合同無效的后果；缺少電子版目錄信息，無法隨時統計合同信息，導致錯過維保到期時間、項目付款進度不詳，尤其是在崗位交接時容易出現由材料丟失導致的推諉扯皮事件。承德醫學院附屬醫院成立于1934年，是集醫療、教學、科研于一體的大型三級甲等綜合醫院。其本部院區占地40畝，建筑面積為116000m2，后勤保障處現有職工110人，目前實行部分服務外包的運營模式。自2015年初至2018年底，后勤部門共簽訂合同、協議書等193份，并且在合同管理過程中積累了一些經驗。

一、合同文件分類

（一）基礎保障類合同。包括自來水、電力、燃氣、供熱的采購合同等。此類合同中的服務往往由乙方公司獨有，采用制式合同文本且不允許修改。后勤合同管理人員尤其要注意儲費余額，配合乙方人員定期查表抄數，決不可讓醫院的基礎保障供應中斷。（二）單一來源型合同。包括生活垃圾運輸及處置、醫療廢物運輸及處置、危險品運輸及處置、污水檢測、液氧供應、專利設備維護等服務的采購合同。提供此類服務的單位較為有限，為了保證醫院的平穩運行，建議長期互利合作。但是，在擬定合同條款時應充分維護院方利益，約定乙方責任義務，合理劃分不可抗力發生時的風險范圍。（三）小額零星維修、貨物申購的合同文件。包括科室申購單、主管院領導批示、授權委托書、合同文本、資質證明、廉潔承諾書、驗收報告、付款發票憑據等。（四）其他。在公開招標類項目中，除了小額合同所需的文件外，還應具備：院領導會議紀要、預算審批單、招標文件、投標文件、中標通知書。施工類招標項目還應附帶工程量清單、圖紙資料、造價預算書和審計結算報告。招標項目是審計監察部門抽查的重點，數年之后文件材料被調取翻閱的可能性一直存在。由于資料較多，對檔案管理員的工作能力是一種考驗，要嚴格執行醫院“三重一大”規定的程序要求。

二、合同簽署

合同文本的起草一般應由乙方（服務商）完成，因服務商對該項目的技術條款比較熟悉，多數都具備現成的模板，這節省了后勤人員制作合同的時間成本。但對合同條款應該嚴格審核把關，合同管理員初審后進行格式修正與條款勘誤，然后由歸口部門對技術條款的可行性進行審核，財務部門對付款方式的經濟合理性進行審核，法律顧問對風險權益的公正性進行審核。匯總分析多方的修改意見，然后與乙方服務商溝通洽商。待雙方達成一致后，由乙方的經辦人、負責人簽字、蓋章，并簽訂項目的廉潔承諾書。后勤經辦人、部門負責人、主管院領導依次簽字，做到逐級審核與風險分攤，經法人授權后交給院長辦公室，蓋章后生效。合同原件的份數應滿足雙方付款、備查、存檔的需求，騎縫章必須均勻覆蓋每頁文本。為了督促服務商在合同期內盡職履行相關義務，建議在合同里約定詳細的測評條款，后勤歸口班組定期對維修維保人員考核打分，分值與結算費用掛鉤。測評可以提高服務商的工作積極性，促進雙方共同發掘改進措施。這樣，從合同的擬定、簽署，到執行、考核，再到督促、改進，就形成了PDCA閉環管理。

三、文件存檔

從合同簽署的流程就可以看出每一環節的審批單據都必不可少。付款結算或雙方發生財務糾紛時，往往距原始合同簽訂已經過去了一年以上的時間，如果后勤的合同檔案管理人員沒有分類存檔和隨時記錄的好習慣，那么與日俱增的檔案資料會令其手忙腳亂，甚至因資料丟失而補寫說明從而增加額外的工作量。建議從以下幾方面改善工作質量、提高工作效率：為保證工作的連續性，后勤領導根據文件數量安排人員負責合同檔案的日常管理，擇優遴選的員工必須具備細致、責任心強的綜合素質[4]。定期組織多部門的合同管理人員互相交流學習，鼓勵其參加專業化的培訓講座，必要時聘請律師進行《合同法》的解讀和案例分析，爭取在對外的合同談判過程中變被動為主動。設置專門的檔案庫房，把招投標項目的全過程資料按時間順序扎捆擺放（含招投標文本、開標記錄、公示信息、中標通知書等）；將申購單、會議紀要、合同文本、驗收報告、資產入庫單、發票復印件按時間順序分類儲存到檔案盒。庫房鑰匙由合同管理員和后勤處長保管，嚴禁私配、多配鑰匙。檔案文件的查閱和外借必須執行領導簽字審批程序。為方便文件的信息檢索，給每個檔案盒制作EXCEL版電子目錄。尤其是作為檔案資料核心的合同文本，在存檔時應掃描上傳并填寫詳細的目錄信息匯總表（表1）。雖然內容條款錄入工作略顯繁瑣，但是前期錄入的目錄信息越詳細、越規范，就越能減少后期人力資源成本的投入。無論是合同文本的查找、項目信息統計，還是崗位人員交接，都能夠減少錯誤，可謂一勞永逸[5]。如果醫院的條件允許，可以采用先進的信息化管理工具。無紙化、信息化是醫院后勤的發展方向[6]。

四、結束語

合同檔案管理是醫院后勤工作的重要組成部分，簽訂一份完整的合同文件需要多部門（財務處、資產管理處、院長辦公室）協調配合。隨著審計部門內控措施的日臻完善，后勤應建立規范化的管理制度和行之有效的審批流程，使本單位在對外經濟活動中提高資金使用率、促進雙方履約能力。對相關檔案資料進行合理化分類和信息化登記，能夠減少文件遺失的風險、提高日常工作效率，同時有助于從宏觀上把控預算金額和實際支出的差距。在實際探索中，后勤部門也可以引用先進的管理方式（如品管圈）對外包服務項目進行全過程考核評價與督促改進[7]?？傊t院領導對合同檔案的管理應給予足夠的重視，結合本單位實際情況提出改進措施，促進后勤工作的精細化。

參考文獻

[1]高亞超.淺談醫院經濟合同的全過程管理[J].財經界(學術版),2016(11):151-152.

[2]財政部.行政事業單位內部控制規范(試行)[EB/OL].[2019-06-03].kjs.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/zhengcefabu/201212/P020121217597514416790.pdf.

[3]劉欣.醫院合同管理內部控制的探討[J].中國集體經濟,2018(31):77-78.

[4]高彥兵.公立醫院合同管理內部控制探討[J].財經界(學術版),2016(21):367.

[5]諸葛立榮.醫院后勤院長實用操作手冊（第二版）[M].上海:復旦大學出版社，2018:257.

[6]湯雅琳,王偉.閉環控制的醫院合同信息系統建設[J].電子技術與軟件工程,2018(19):227.

[7]鄒佩琳,王道雄,張洪敏,等.品管圈在醫院后勤合同管理中的應用效果[J].中國當代醫藥,2015,22(32):176-179.

作者:肖天輝 蘇柳文 段然 單位:承德醫學院附屬醫院