地勘單位合同管理問題及措施

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一、合同管理的重要性

合同管理就是其中重要的一項管理工作。地勘單位每年都有一批合同在訂立,履行,變更解除、終止,如果僅憑工商行政管理機關和上級主管部門對合同進行管理監督是遠遠不夠的,還需要各地勘單位從內部加強合同管理。

1、合同管理是企業管理重要的核心內容

進入市場經濟以后,企業經濟往來主要是通過合同形式進行的,合同管理是伴隨著企業經營活動同步進行的,而合同本身就是重要的法律文書,內容涉及到企業經濟管理的各個環節。

2、合同管理在企業經濟活動中的作用

合同管理是發揮市場導向功能的關鍵1環,是企業生產經營市場化的重要手段,是企業參與市場競爭必不可少的條件。(1)規范的合同,可以樹立良好的企業形象在合同關系日益增多,合同的作用越來越廣泛的形勢下,依法簽約和履行合同,是開展守信活動的核心內容。它不僅有利于提高整個社會的經濟效益,而且會在合同管理的整個過程中營造“重合同、守信用”的良好氛圍,是培育良好的企業信譽的重要途徑和手段。筆者在117隊從事合同管理工作的實踐中,在大隊建立了合同管理制度,始終貫徹、堅持了依法簽約和依法履行的原則。依法規范企業的經營管理行為,加強企業資產監督管理,不僅取得了較高的經濟效益,而且在社會樹立了良好的企業形象。(2)認真執行合同,可以有效地防范經營風險加強合同履行的監督管理,檢查監督企業合同執行情況,是合同履行中管理的重要環節。企業的經營者和合同管理人員對合同履行狀況實施跟蹤管理,督促其按質按量、全面履行合同義務,解決履行中遇到的阻力,及時處理?？梢源_保企業收益實現,避免潛在的經營風險、避免企業重大損失的發生。

3.依法簽訂合同,可以確保企業經濟利益的實現

依法簽約、依法全面履行合同的義務,是確保企業經濟利益實現的途徑和保證。十幾年來,筆者在單位內部初步建立起了合同管理的機制。建立并實行了合同的授權委托、分類管理、合同的審查、合同審批的權限、分級管理,歸口負責等制度。依法對企業涉及的重大經濟合同實行了由大隊統一審查的有效監督和管理,取得了成功的經驗。

二、地勘單位合同管理現狀分析

地勘單位相比其他企業進入市場經濟的時間短和行業自身特點,所涉及的經濟合同分布區域廣、項目多樣化和復雜化。雖然地勘單位目前在合同管理中都制訂了較為明確的制度和相應的審批流程,從一定程度上規范了合同提交、審批、實施等各個環節。然而隨著地勘市場經濟的拓展和深入,經濟合同管理也暴露出來諸多問題,主要包括:合同業務人員法律法規的相關知識缺乏;合同當事人主體資格審查不嚴;簽訂合同中條款不全;先做工作后簽合同;缺乏對執行合同的動態監控機制,從而近年來沉淀了一定數量歷史數據堆積無法得到有效利用,給地勘單位造成了一定程度的經濟損失。

三、目前地勘合同管理中存在的主要問題

在實際工作接觸到的地勘合同中存在著一些問題,歸納起來主要表現在以下幾個方面:對合同法和相關的法律知識缺乏。合同主體審查不嚴。合同簽訂中合同條款不全或較為簡單的現象較為常見。合同簽訂后缺乏履約全過程監督機制。

四、加強地勘單位合同管理的措施

合同管理全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始,直至合同失效為止。不僅要重視簽訂前的管理,更要重視簽訂后的管理。系統性就是凡涉及合同條款內容的各部門都要一起來管理。動態性就是注重履約全過程的情況變化,特別要掌握對自己不利的變化,及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。筆者就實際工作中的做法做了一些總結

1、加強合同知識培訓。我單位每年都要聘請法律專業人員對負責人和相關的經營人員進行《合同法》及相關知識的培訓,提高自身的合同意識,掌握合同法律制度,并自覺地運用到本單位的經濟活動中,使單位從被動地應付和處理合同糾紛轉到主動地預防合同糾紛,從而增強自身的應變、發展和競爭能力,避免經濟損失。

2、建立健全合同管理制度。在企業內部建立起完整的制度體系,形成管理層次清楚,職責明確,程序規范,協調與制衡的有效機制。我單位制定了《經濟合同管理辦法》、《項目管理管辦法》等各類制度,從制度上規范合同的管理。

3、加強合同管理,確定合同歸口管理部門。。我單位主要從事地質勘查,地質災害評價與防治勘查、水文調查等多方面的工作,因此與外界聯系緊密,每年簽訂的合同份數逐年遞增,合同管理就顯得越來越重要。原來合同由辦公室管理,后來在實踐過程中發現由辦公室管理合同存在某些弊端,辦公室日常工作繁雜,沒有更多精力也沒有人員去把合同管理好,因此單位決定將合同管理工作放在生產經營科,由生產經營科負責合同的全面管理工作,并由專人對合同進行管理,合同章則依然保管在辦公室。

4、對合同進行登記并造冊歸檔。生產經營科把經過會審過的合同文本進行登記,建立合同臺賬,合同臺賬中包含工程名稱,建設單位名稱,合同額,項目負責人,工作量,施工日期,合同回收情況等。合同收回后,都會對合同統一進行編號,將合同會簽單粘貼在合同上并統一歸檔。因為都使用的電子版,所以當需要查找某份合同時只需查找歸檔的合同編號,根據合同編號很快就能從檔案室找到所需要的合同,不用像原來那樣從頭翻到尾,節省了很多時間。

5、強化合同的履行管理。(1)及時做好合同跟蹤,適時記載因不可抗拒原因或人為因素不能如期履約情況,并及時簽證,變被動為主動,通過建立合同檔案和合同報表制度,及時總結合同管理中的經驗教訓,提高防騙反詐能力。根據合同履行情況,適時運用撤銷權、變更權來保護自身的合法權益。要學會運用法律武器進行自我保護。對違約行為要及時申請仲裁或向人民法院提起訴訟。對合同欺詐行為要及時采取措施,盡量減少和避免損失。(2)進行有效的合同診斷及時發現和解決問題。認真分析問題產生的原因及內部和外部的各種影響因素,并分析各種影響因素影響程度的大小。分別確定各個影響因素由誰引起,按合同規定應由誰承擔責任以及承擔責任的大小。對這些問題采取什么樣的解決措施,保證經濟不受損失。

6、加強合同變更管理。合同變更是索賠的重要依據,因此對合同變更的處理要迅速、全面、系統。合同變更指令應立即在工程實施中貫徹并體現出來。在合同變更中,量最大、最頻繁的是工程變更,它在工程索賠中所占的份額也最大。這些變更最終都是通過各分包商體現出來。對工程變更的責任分析是工程變更起因與工程變更問題處理,是確定索賠與反索賠的重要的直接的依據。

7、合同的終結。合同終結是合同的后期管理。也就是對前期履約合同的總結,找出在合同管理各個環節中的經驗和不足,對合同糾紛的解決過程和對合同最終的效益狀況分析,提出改進工作的對策,不斷提高合同管理水平。值得注意的是當合同因不可抗力或對方當事人的過錯不能履行時,地勘單位要充分發揮本單位的長年法律顧問的作用或派出有豐富法律知識的管理人員,盡快采取有效措施,充分利用法律手段維護其利益,避免和減少單位的經濟損失。

五、結束語

總之,地勘單位應當把依法治企與建立現代企業制度,加強管理、提高競爭力和維護自身合法權益有機結合起來,強化合同管理,樹立“外講信用、依法經營;內講制度,依法管理”的單位形象,才能使地勘單位獲得持續穩健的發展。

作者:徐積榮 單位:貴州省地質礦產勘查開發局117地質大隊