勘察設計企業合同管理現狀及對策

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1歷史根源與現狀分析

1.1操作上不當

1.1.1僅口頭約定，無文字依據

作為企業，合同當事人雙方權利與義務關系到各自企業的利益，若沒有書面協議，一方一旦毀“約”，將給相對方造成損失或不必要的麻煩。但實際工作中，人們總有一種習慣性思維方式，認為“都是系統內部的，問題不大”，往往以口頭約定，無文字依據，甚至是先干活，后談合同，有些項目往往竣工多年遲遲未簽訂合同，一旦人事變動或機構調整，合同無法兌現，造成爛帳、壞帳。

1.1.2合同主體不當，授權不清楚

合同當事人主體合格，是合同得以有效成立的前提條件之一，而合格主體的首要條件是具有相應的民事權利能力和民事行為能力的合同當事人，常常會出現當事人錯位現象。如某市公路局受市政府指令負責某某項目的實施管理，但公路局不是真正的“業主”，就會出現推萎扯皮現象。

1.1.2內容不夠準確，文字不嚴謹

業主對設計產品的具體要求不準確，或約定不明確，導致返工現象嚴重，設計方往往又不能及時變更合同內容，可謂“雪上加霜”。合同文字不嚴謹，也容易發生歧義和誤解，導致合同難以履行或引起爭議。

1.1.4合同條款遺漏，責任不明確

合同中遺漏的往往是違約責任，主要是礙于面子造成的，作為勘察設計企業處于被動或“弱勢”地位，怕得罪業主。我們強調違約責任，并不是非要追究委托方的責任，往往只是強化委托方責任意識，更好地有效實施項目，至少在溝通協調方面能爭取主動權。

1.1.5缺乏風險意識和防范措施

在市場如戰場的激烈競爭中，知己知彼顯得尤為重要，因此，對委托方的資信和項目能否及時上馬，必須有清醒的認識，不然合同簽訂之日就是風險降臨之時。作為設計方往往為了拿項目，忽視基本建設程序問題，項目一旦擱置，合個同無法履約，設計費也就不了了之。

1.1.6法律意識淡薄，違規簽約

根據《招投標法》等有關文件規定，勘察設計費超過50萬元以上就必須招標，若不嚴格履行招投標程序，即使簽訂了合同，也屬無效合同，無效合同不受法律保護。業主為了盡快上報設計文件，僅憑一紙委托書或承諾函，勘察設計單位就去開展工作，設計文件交付后，又要履行招標手續，勘察設計單位勞命傷財。

1.1.7過分遷讓委托方

勘察設計企業為了爭取項目，將業主的要求當成圣旨，按業主意圖工作，無論是合理的、不合理的都盡量滿足，結果是不盡如人意，甚至在設計文件的評審后，大量返工，反而被業主指責未盡合同義務。

1.1.8投標文件中過度承諾

在投標文件中，承諾很多額外工作，自認為是增值服務，而被業主視為理應為之，結果是吃力不討好，長久以往，很多不屬設計單位的事，也就順其自然被業主視為設計單位的份內事，這部分經濟損失也是相當大的。

1.2管理上不規范

1.2.1合同管理脫節

在履約過程中往往由于客觀條件的改變、現場條件的變化等，業主提出超出合同條件的要求，設計人員一味地滿足業主提出的要求，而沒意識到合同條件已經發生變化，又不能及時將情況反映到經營部門，待事后發現時，已處于十分被動的地位，很難爭取到這部分利益。

1.2.2該變更的合同沒有變更

合同變更包括合同內容變更和合同主體的變更，作為承包方的勘察設計企業，為了維護自身的合法權益，合同變更要及時。

1.2.3應當發出的書函沒有發

在履約過程中及時發出必要的書函（會議紀要、供圖協議、索要資料清單等），是合同動態管理的需要，是履約的一種手段，也是勘察設計企業自我保護的方式。

1.2.4應簽證確認的沒有辦理簽證確認

未履行簽證確認手續，發生糾紛時，無法舉證。

1.2.5應當追究的合同權利過了訴訟時效

勘察設計行業被拖欠設計費的情況相當嚴重，有些拖欠沒有及時訴諸法律，當起訴時才發現已超過訴訟時效，無法挽回損失。

1.2.6應當行使的權力沒有行使

發包方不按合同約定支付勘察設計進度款，勘察設計單位可以行使抗辯權停止工作，但由于多種原因而沒有行使，問題也愈來愈難解決。此外，合同管理相關制度有待完善，人員不到位、合同評審流于形式均不同程度存在。

2解決問題的主要對策

企業特別是大型企業，職能部門、分院、子公司眾多，合同的類別、種類繁雜，年度合同量巨大，僅靠一兩個部門或人員，難以勝任。特別是隨著形勢的發展，勘察設計企業走設計———施工一體化發展道路，拓展外向型經濟渠道，開展投融資活動，必將涉及境外合作合同，BT、BOT等項目管理合同，這些都有待于經營人員不斷探索、總結?，F就勘察設計企業目前所遇到合同管理方面的癥結和問題提出應對策略。

2.1領導重視，全員參與

領導重視是搞好合同管理的重要保證，勘察設計企業的各級領導應樹立牢固的法律意識，建立以合同為核心的生產經營運作體系，落實各級責任，并使之法制化、制度化、規范化、標準化。全員參與是合同得以順利履約的基礎，全員參與是指員工在工作過程中應強化合同意識，使合同洽談到終止全過程的管理都有相關崗位人員履行職責，每一環節都有責任人去實施，才能保證合同的正常履行。

2.2提高合同管理人員素質

提高合同管理人員素質是企業合同管理的首要任務，又是當前的迫切需要，可以從以下4個方面著手。①選好人員。依照合同管理崗位、任職條件，從本企業員工中選拔合適人選擔任合同管理人員。②組織好在職學習。根據企業與市場的實際，有針對性的組織合同管理人員參加在職學習，采取“請進來，走出去”短期培訓等靈活多樣的方法培訓人才。③到有關院校深造。選擇有一定專業技術水平的骨干人員到有關院校深造，提高綜合能力，培養高素質的合同管理人員。④鼓勵在職自學。鼓勵員工參加經濟師、企業法律顧問資格考試，給予獎勵。通過以上途徑，全面提升企業經營合同管理人員的素質，包括思想水平、法制水平、文字水平和業務能力。

2.3建立和健全企業的合同管理體系

建立和健全企業合同管理的組織網絡和制度網絡。組織網絡是指企業要由上而下地建立和健全合同管理機構（包括專職機構、兼職機構）和管理人員（專職、兼職），使企業合同管理覆蓋企業的每個層次，延伸到每個角落。作為大型勘察設計企業，總院應當設合同管理專職部門，分院、子公司、駐外分院設專職部門（人員）或兼職部門（人員）。制度網絡就是企業就合同管理全過程的每個環節，建立和健全具體的可操作的制度，使合同管理有章可循；對合同的洽談、草擬、評審、簽訂、交底、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等各種環節，都應落實責任部門或責任人；總院要建立和健全合同管理制度，分院或子公司根據自身的需要補充合同管理制度；重點是要強化合同評審和合同審查機制，本著安全與效率并舉的原則，實行“分級管理、歸口審查”。

2.4借助外力，提高企業合同管理水平

企業合同管理僅靠內部措施還不夠，還需借用外部影響，來推動內部的合同管理。一是積極參加工商行政管理部門組織開展的“重合同，守信用”活動，營造“重合同，守信用”的氛圍，通過定期檢查活動，促進管理。二是依據上級主管部門組織的活動，推動合同管理工作。三是請外部專家把脈，針對合同管理現狀，提出解決問題的渠道和方法，尤其請法律專家、合同專家審核合同文本，作為本企業的合同規范文本，提高合同文本的質量。合同管理工作是多學科的融合，對合同管理人員要求較高，需具備較強的專業業務知識，同時要具備一定的法學基礎知識，熟悉企業管理、經濟運行相關業務，方可對合同的具體工作內容、深度、要求、質量、成本等有全面的理解和掌握，這就要求合同管理人員在工作中加強學習、勇于實踐，不斷探索，逐步形成適合本企業特點的合同管理模式，為企業發展保駕護航。

作者:王曉明 單位:安徽省交通規劃設計研究總院股份有限公司