中小企業合同管理設計與研發

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摘要：當前社會發展過程中人們越來越重利益方面的約束性，而合同作為人們有效的約束方式之一，不僅對人們的責任和義務具有良好的規定，而且也是企業能夠在發展過程中維護自身利益的關鍵武器。因此，在現代社會中，企業需要重視合同管理，這與企業經營成敗具有十分密切的關系。而在信息技術不斷發展的背景下，在合同管理方面就可以不斷提升效率，同時也是當前企業發展過程中的重要的保障。尤其是中小企業，在合同管理方面需要運用現代化的信息技術而建設良好的管理系統，更好地應對中小企業在合同管理方面所存在的一些缺陷，在市場經濟條件下，中小企業的利益才能夠得到良好的保障。該文重點分析當前的中小企業在合同管理方面系統的設計情況。

關鍵詞：中小企業；合同管理系統；設計；研發

由于我國經濟發展處于重要的轉型期，而國家也加強對中小企業扶持的力度，在此背景下，我國的中小企業獲得了良好的發展機遇，這對中小企業而言，需要進一步抓住其機遇而更好地發展和強大，從而為我國經濟穩定上升注入新的力量。其中是企業的合同管理是一項十分重要的任務，這不僅直接和企業經營狀況有十分密切的關系，而且也是企業在實踐工作中能夠需要高度重視的方面，合同涉及到企業發展過程中的直接利益。因此，本文從合同的基本含義入手分析當前中小企業如何在管理方面設計系統，進一步提升中小企業在合同管理方面的能力。

1概述合同的含義

根據我國民法規定中對合同所給出的定義可知，合同有狹義與廣義，廣義合同指的是民事主體（兩個或者以上）就某件事而設立、變更以及終止權利義務的協議；而狹義合同的含義則指的是債權合同，民事主體（兩個或者以上）設立、變更以及終止債權的協議，也將其稱之為民事合同。這是保護當事人權益的重要的文件，同時對維護良好的經濟秩序和促進社會和諧等方面具有重要意義[1]。在當前經濟體制下，各個市場主體都需要通過一定的方式保護自己的權益，然而企業作為重要的市場主體，更需要在生產和經營中加強管理合同，從而使得企業自身利益不會受到威脅。

2分析中小企業在合同管理方面存在的問題

當前，我國許多中小型的企業對合同管理基本是依靠人工，例如通過簡單的Word和Excel辦公軟件對企業中的各種合同進行處理、歸檔以及統計數據等，通過這種方式管理合同存在許多的問題，第一，如文檔整理和管理具有一定的困難性，因為采用當前中小企業所簽訂的紙質合同基本是一式三份，然而企業管理的方式基本采用的是直接保存原件，這種方式在長時間保存工作中將難以保障合同的完整性，可能會出現蟲蛀等問題，從而影響了合同的質量[2]。此外，由于人工保存合同還會導致查閱工作帶來不便性的問題，如查閱時需要花費大量時間，從而造成時間浪費的問題。第二，合同管理工作難度大，由于中小企業在發展過程中和不同的對象之間會建立合同管理，此時企業中的合同將會越來越多，而采用傳統的方式管理合同，工作人員只能是通過手工的方式將合同中的內容錄入文檔中，這就增加了管理人員的工作量，再者由于管理人員每天處理大量，難免會出現一些誤差，這不僅導致企業中利益難以得到保護，而且嚴重的情況下還會對企業發展帶來較大的困難。第三，合同信息匯總存在較大的困難，由于中小企業在合同管理工作中主要采用的手工的方式，然而企業各個部門中所需要的合同不同、簽訂的合同也存在較大的差異性，因此，對于合同管理人員而言，他們對合同進行匯總過程中存在較大的難度，例如需要耗費大量的時間，這對企業發展中做出重要的決策帶來不良影響。第四，對合同管理過程中沒有有效的預警機制，例如運用傳統的合同管理方式難以有效掌握合同內容的執行情況，尤其是其中的結款情況，并沒有通過良好的方式進行控制和預警[3]，這就難以準確掌握當前合同內容的執行情況，從而對企業準確預測某個項目的收支情況沒有提供有效幫助，這對企業發展中掌握資金流以及運作資源等帶來許多問題。

3結合信息技術而設計合同管理的系統

由于當前我國的經濟發展越來越快，再加上國家對中小企業的扶植力度較大，因此，我國許多中小企業在發展中就積極參與各種不同的市場主體合作，其中就需要通過簽訂合同的方式保證雙方的利益，這就需要企業做好合同管理的工作。而現代化的技術管理過程中，需要結合中小企業的實際情況而設計合同管理的系統，本文中主要是采用的是面向對象方式進行分析，運用信息技術而提升合同管理的效率[4]。中小企業采用這一系統可以在合同管理過程中實現如下的目標：第一，監控好合同的工作進度，并根據良好的工作狀態而對實時監控企業中各個不同的工作情況，例如根據合同執行進度等；第二，充分明確合同雙方的責任情況，通過面向對象的方式設計合同管理的系統，可以更好地幫助合同當事人更好地履行合同，同時也能夠增加合同履行合同當事人的責任感[5]。而在企業中則可以通過這種方式而不斷明確各個崗位工作權限，一方面是防止工作人員出現越權的情況，另一方面則是進一步明確合同的責任，并能夠落實到對應的人中，這對解決合同中的協同問題帶來一定的幫助；第三，減少企業合同管理的開支，同時也能夠促使企業降低成本。

4分析合同管理的系統設計情況

本文根據當前我國中小企業發展的特點和企業中的組織結構，而設計合同管理的系統。具體的工作模塊請見圖1所示。

4.1分析企業市場部合同管理的情況

由于企業中的市場部在合同簽訂之后才能夠更好地便于其他部分開展工作，此時，市場部在合同管理中所需要完成的任務有：發放合同登記表格、合同報批以及作廢處理等。合同登記是企業中的市場專員在掌握企業的業務的情況而在企業合同管理的系統中補充空白項[6]，并根據合同的種類而進行編號和保存。在此管理系統中就可以便于管理人員找出對應業務的合同，并實時掌握合同的執行情況。

4.2分析企業業務部合同管理的情況

企業市場部在簽訂合同條款之后，其業務部主管就可以安排企業中的相關人員根據合同內容而完成對應的工作內容，同時也是實際履行合同義務的重要體現。其中業務部分在工作分配中，則需要主管人員更好地掌握合同內容，并做到嚴格遵守合同要求。計劃報批指的是業務員根據自己負責工作的情況而掌握信息系統中的合同登記的情況，然后將具體的工作進度交給企業中對應的領導進行審批，尤其是在重大的項目中，業務員就需要即使將問題報告至主管領導，并根據工作情況而提出對應的意見。

4.3分析企業綜合部對合同管理的情況

由于企業的綜合部在工作中所涉及的內容較多，例如合同登記、蓋章處理、發票登記、業務人員的績效登記、收費登記、報告登記以及發票作廢處理等。其中合同蓋章指的是工作人員根據企業中市場部和業務部的情況而對其中的合同進行集中蓋章處理，并在合同管理的系統中及時做好登記。而開具發票則主要指的是履行合同中對發票情況的登記，在合同管理的系統中能夠便于今后工作查閱，進而提升工作效率[7]。此外，績效登記就是按照合同中的所設計的績效而發放給員工對應的獎金，這在系統中能夠透明化的展示出來。

4.4企業中工作審核

在合同管理的系統，可以增加幾個不同的模塊，例如合同審核、計劃審核、鑒證類以及服務類的工作計劃等，從而便于工作人員做好對應的工作檢查，進而提升合同管理的工作效率。

4.5合同統計和查詢模

在合同管理過程中還涉及對查詢工作和統計工作，此時在合同系統中就可以便于企業領導適時根據自己的工作情況而掌握企業中的合同的執行情況，例如對于已簽訂的合同，則可以在管理系統中通過已簽模塊中進行查詢。

4.6系統維護

隨著企業中合同數量不斷增加，各個模塊所包含的業務也會增加，因此，在管理合同中就需要定期維護這些系統，例如做好數據備份以及恢復的工作等。

5分析企業中合同管理的工作流程

第一，市場部在軟件系統中完成合同登記，主要包括合同的編號、領取時間、領取人、合同發放人（這可以自動填寫）、回收提醒等。第二，員工領用登記，其基本信息如名稱、聯系人、分局、工商執照號等。第三，業務部收回從系統中發出的合同情況，然后將這些紙質的合同進行核查，沒有發現問題之后再將系統中的信息補充完整，此時可以通過附件的形式或者是電子稿的形式而在合同管理的系統進性報批，只有當企業中批復人同意之后，此合同才能夠進入系統中，而工作人員才可以在查閱合同中找到對應的合同編號。第四，企業中的綜合部主要是在系統中沒有充分顯示的位置處設置合同催款，并提示具體的時間，從而便于綜合部更好地開展工作。

6結束語

由于中小企業在參與市場經濟的活動中涉及許多的方面的內容，尤其是其他市場主體之間建立一定的合作關系，就需要通過合同來規約雙方的權利和義務，這是保障中小企業在發展過程中利益的重要方式。在當前市場經濟背景下，中小企業需要不斷提升自身適應經濟狀況的能力，并且能夠在市場競爭中占據有利位置。因此，通過加強合同管理的方式而不斷提升中小企業能力。從目前中小企業在合同管理過程中所存在的問題出發，并結合我國經濟發展的實際狀況而分析中小企業在合同管理方面的策略，即結合現代化技術而設計良好的合同系統，同時還結合了現代背景下中小企業的管理思想，促進企業能夠在合同管理方面不斷提升綜合能力，從而幫助企業實現內部合同管理目標。此外，在此系統中，還增加了基本財務的處理功能項，例如對企業業務情況的查詢和統計功能，便于中小企業在合同管理實踐工作中提升效率，最終達到優化企業資源的目標。

作者:吳迪 單位:遼寧對外經貿學院

參考文獻：

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