“三級管理”提升合同管理精益化水平

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合同管理作為經法工作中的一項重要內容，在防范和降低企業法律風險、減少經濟糾紛、維護企業合法權益、保障生產經營活動正常開展方面具有重要作用。通過加強機制建設，完善管理流程，建立了“三級管理”模式，消除了合同管理過程中的斷點和盲點，有效解決了管理界面不夠清晰、合同審批效率偏低、縱向專業化和橫向協同能力不強等實際問題，提升了合同管理精益化水平。

一、主要做法

以“三級管理”模式優化合同管理體系。合同全過程管理是防范合同法律風險的核心。在合同發起部門設立合同聯絡員，對本部門內所有合同文本起草的準確性、簽訂時間的及時性、履行合同的全面性等內容進行把關；設立管理、培訓、服務三個合同承辦部門，內設合同承辦人，細化合同審核與簽署流程節點管控，在合同文本起草、簽訂、審批、履行、變更、終止的一系列程序中進行復查、管控與監督；經法部門充分發揮協調會商、指導完善、及時反饋、實時糾偏及全程監督的職能，對合同對方資信、合同與招投標文件內容對應、合同文本的起草及選擇使用、驗收結算、合同糾紛、歸檔等工作進行全面管理，嚴格規范合同聯絡員、合同承辦人業務行為。

嚴格通用制度落實。在合同的起草、簽訂、審批、履行、變更、終止、違約處理的全過程，嚴格落實《國家電網公司合同管理辦法》等通用制度的各項工作要求，遵循“統一歸口、統一職責、統一流程、統一分類、統一文本、統一平臺”的原則，切實提高合同管理的規范性，做到合同范本使用率100%、合同上傳經法系統率100%、合同律師審核率100%。同時，嚴格合同審核，加強對合同管理每個階段及具體節點的風險點識別，加大對重點合同風險隱患的監控，有效防范法律風險。加強專業化合同管理人員隊伍建設。各級合同管理工作人員是開展好合同管理工作的關鍵因素，他們的業務能力和綜合素質也直接影響著合同管理工作的專業化水平。不斷加強合同管理人員隊伍素質建設，組織參加合同承辦人資格考試，合同歸口管理人員、合同承辦人全部取得相應資質；常態化開展規章制度、法律法規、專業知識及綜合管理等業務培訓，促進合同管理人員隊伍專業化水平不斷提升。

建立健全臺賬資料管理。加強合同簽訂后的管理，重視合同信息整理歸檔，不斷完善合同臺賬管理。對于合同信息、如合同編號、合同名稱、相對方、合同金額、合同承辦部門、承辦人等各項信息由合同承辦人按照統一的格式進行記錄，臺賬資料記錄完整、無缺漏。對于合同審核會簽單、合同正本及附件、相關的資質證明等資料每年均由合同承辦部門進行整理、交檔案管理部門留存，以便日后查閱使用。強化合同管理檢查與考核。將“是否有效落實合同管理通用制度”納入部門績效考核指標，考核評估依據來源于合同檢查結果。每季度開展合同管理專項檢查，在合同承辦風險方面重點檢查國家電網公司統一合同文本使用、合同承辦質量等情況；在合同審查風險方面重點檢查合同審查意見的出具和落實情況；在合同項目違規風險方面重點檢查補簽合同、招投標管理制度落實等情況。依據合同專項檢查結果開展績效考核評估，使得合同管理工作在發現問題、解決問題、預防問題中不斷得到提升。

二、特色亮點

經法部門歸口管理作用突出。“三級管理”模式更加突出經法部門的歸口管理作用，所有合同均由經法部門做最后審核并統一上傳至經濟法律管理業務應用系統。相較于由合同承辦人上傳合同、經法部門在系統中審核的模式，經法部門集中審核上傳的做法能夠在發現問題時及時回退合同承辦人修改，降低了合同上傳系統前出錯概率，避免了因合同反復修改上傳造成系統流傳時間過長的問題，提高了合同審批效率。合同承辦人專業內容審核效用明顯。簽訂合同內容涉及不同專業，為加強對合同中專業性條款及內容的審核，有針對性地設置合同承辦部門，并指定合同承辦人，由合同承辦人負責審核對應專業的合同。除審核合同的合規性、規范性之外，合同承辦人還對合同中涉及專業性工作內容進行審核。合同承辦人均具備相關專業管理工作經驗，可以進一步提高合同審核質量，并作為經法部門審核的有效補充，在避免合同糾紛，保護管培中心合法權益方面作用明顯。建立供應商動態管理機制。加強合同簽訂前的供應商資信狀況的審查和管理，建立供應商資信庫，所有在庫及新入庫的供應商，均需以年度為周期，提供資質證明材料以更新資信庫信息。所有證明材料必須為原件，確保資信庫內容真實可靠，避免供應商的虛假欺騙行為。同時跟蹤監督供應商履約狀況，并將其作為評價供應商的一項重要指標納入資信庫動態更新，有效防范供應商不能履約情況的發生。經法、財務、審計協同發力。精益化合同管理需要部門間高效協同，共同發力。為在合同管理中將制度法規、政策要求落實到位，經法部門與財務部門、審計部門協調聯動，對相關政策或上級要求變化情況做到及時掌握、迅速響應，明確合同審核過程中的最新要求和注意事項。通過層層傳導、精準執行，對因財務、審計政策要求變化帶來的合同問題做到心中有數、防患未然，防范合同支付結算和審計環節風險。

三、工作成效

合同管理質量和效率明顯提高。以“三級管理”模式為核心，以加強合同承辦部門內部管理為重點，使合同管理工作在專業分工、橫向協同、流轉銜接、閉環管理等方面得到了有效整合。合同審核更加嚴格，通過嚴格合同承辦部門內部審核，著力發現合同中存在的風險，減少和避免了違規現象的發生；合同履約更加精細，合同聯絡員通過對合同執行情況進行實時監督，建立合同履行臺賬等措施，提高了合同履約及時率；合同基礎工作夯實，在合同承辦部門內部有效落實、分解了合同管理通用制度各項要求，使合同起草、歸檔等基礎工作更加扎實。

合同全過程管控能力顯著增強。從合同的起草、審核、訂立、履行、變更到解除等全過程進行嚴格的管控，不僅重視簽訂前的合同管理，且重視簽訂后履行中的管控。通過嚴格審查資質、資信、合同會簽審核等強化簽訂前的過程管控；通過完善履約情況記錄、建立健全臺賬資料管理強化簽訂后的管理，使合同管理全過程都處于有效管控的狀態，減少因合同導致的法律風險。合同風險防范水平不斷提升。各部門嚴格執行合同審核會簽等流程，先簽署合同、后審核會簽，先履行、后補簽合同等現象得到有效遏制。合同用印管理規范化，部門公章代替合同專用章的情況得以杜絕。通過流程控制，規范合同變更、轉讓、終止等行為，加強合同檢查和考核，實現合同履約管理無縫全覆蓋，合同風險更加可控。

作者:張夢琳 姬子林 高文彬 單位:國網冀北管培中心