企業發展中采購人員角色和作用

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一、采購的相關概念

（一）采購的概念

概括說來，采購分為政府采購、企業采購和個人采購。本文所針對的采購主要是指企業的采購。采購，是指企業按需要從國內外供應市場中，以購買、租賃、委托或雇用等方式獲取貨物和/或服務的行為。貨物，是指各種形態和種類的物品為主，包括原材料、燃料、設備、產品等，以及安裝、調試等附帶服務。服務是指工程、技術、維修維護、帶料加工、檢驗、勞務、租賃、運輸、倉儲、培訓、咨詢、中介等無形對象為主，以及附屬的消耗材料供應。在我國的政府采購法中有一個“政府采購”的概念：政府采購，是指各級國家機關、事業單位和團體組織，使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內的或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務的行為。從我國最近頒布的“招標投標法實施條例”第二條可以看到：招標投標法所稱工程建設項目，是指工程以及與工程建設有關的貨物、服務。而工程，是指建設工程，包括建筑物和構筑物的新建、改建、擴建及其相關的裝修、拆除、修繕等；所稱與工程建設有關的貨物，是指構成工程不可分割的組成部分，且為實現工程基本功能所必需的設備、材料等；所稱與工程建設有關的服務，是指為完成工程所需的勘察、設計、監理等服務。實際上，政府采購法中的“工程”，其內容經過細化分解后完全可以劃歸前文所說的貨物或服務中去，因此，將采購對象劃分為貨物和服務兩類，更能夠加以區別所需求的對象，以便采取不同的采購策略。

（二）采購組織

采購組織的基本類型包括分散型、集中型和混合型。不同的采購組織型式雖有其特點，但從嚴格意義上來講，不同的采購組織之間卻并無絕對的優劣之分。企業究竟選擇何種采購型式，完全取決于企業的規模、構成形式、人員狀況、需求類型、產品類型、戰略規劃等。只有結合企業的實際情況，才能找到比較好的、合適的組織型式。

（三）采購方式和采購程序

采購方式主要有招標（包括公開招標、邀請招標）、競爭性談判、詢價、議標（包括單一來源）等。不同的采購方式有不同的采購要求和采購程序。采購的基本程序一般包括需求準備（購買的是貨物，還是服務）、詢價供應商選擇（有時需要做資格審查）、詢價、評價、澄清、談判、簽約等。合同/訂單生效之后屬于合同履行階段，合同雙方將按照合同/訂單的規定，圓滿完成和履行各自的責任和義務，直止履約結束，合同關閉。

二、企業的發展階段

（一）企業的發展階段

按照生命周期理論，企業的發展一般會經歷四個階段，即創業期、成長期、成熟期和持續發展期（或衰落期）。在創業期，企業組織和流程不甚規范和健全，但大家高度團結，創業的核心人物能夠對每個人加以影響，因此效率很高。企業面對的主要問題是需盡快開展市場和產品的開發和創新。在成長期，企業業務發展較快，由單一產品轉向多種產品；人員大量增加，跨部門的協調越來越多，并越來越復雜和困難。企業面臨的主要問題在于組織均衡成長和跨部門協同方面。在成熟期，由于保守思想及想贏怕輸的影響，創新和創業精神漸漸淡薄，持續創新不夠，企業組織和流程的僵化日趨嚴重，流程運作出現困難，效率逐漸低下，大部分企業由此走向衰落，也有少數企業經過劇烈的業務變革和轉型，進入持續發展期，實現長時間的繁榮發展。

（二）企業的運行機制

不同的企業，具有不同的性質和體制，其運行機制或運行模式也有所不同。以產品生產型企業為例，其運行過程大致可分為計劃階段、準備階段、生產階段和銷售階段。良好的企業應精心組織，合理規劃，達到人、財、物的有機結合，以及產、供、銷的有機銜接和良性循環。計劃階段包括計劃、預算、立項等；準備階段包括人、財、物的準備；生產階段包括生產的組織、運行、監控、檢驗等；銷售階段包括客戶的選擇、物流安排、資金回收、售后服務等。

三、采購的重要性

（一）采購人員的素質要求

采購及采購管理看似簡單，實為一項相當復雜、而且要求很高的工作。作為一名合格的采購人員，必須是才能與品德兼備，知識與經驗共存，把采購當事業進行追求。

1、采購人員的思想品德采購工作雖然有各種各樣的程序、規則和要求，但并不能做到所有細小的地方都進行規定，而只能給予原則規定、程序化規定，加上采購行為往往稽查困難，使得采購工作具有“良心工作”之說。因此，覺悟高、品行端正是一個采購人員應有的基本素質。只有思想品德高尚，才能大公無私、克己奉公，處處為企業大局著想，為國家利益著想，不貪圖個人小利。

2、采購人員的知識水平在采購工作中，一方面采購人員要與不同類型的供貨商打交道，與政府部門打交道，另一方面，采購的種類繁多，規格不一，且市場上的供求變化快，為此，采購人員應該具備承擔采購任務所需要的相關知識，包括業務知識、相關專業知識、政策和法律法規知識、供應市場狀況等，如此才能勝任采購工作。

3、采購人員的能力知識并不等于能力。研究表明，要辦好一件事，知識起的作用只有1/4而能力起的作用卻占3/4，可見能力更為重要。要干好采購工作，采購人員同樣應具有相應的能力和技巧，如分析能力（包括價格成本分析能力）、溝通協調能力、表達能力、預測能力等。

4、采購人員的經驗對于一名新人來說，即使擁有很好的業務知識，但如果缺乏相應的經驗，當遇到復雜情況時，也勢必難以達到很好的解決效果。豐富的經驗能保證處事不驚，能從紛雜浩繁中找到重點和捷徑，從表面現象識別事件的本質。

（二）采購的重要性

企業的生產經營活動中，采購活動是重要的一環，它往往涉及大量的資金以及各方面的利益，隨著市場經濟的發展和完善，采購活動已不是單純的商業買賣，而是發展為一門專業技能。在供應鏈環境下，采購在現代企業經營管理中的地位也日益提高，采購工作的質量好壞不僅關系到企業產品的質量和成本，同時對企業整體規劃的實現以及日常管理工作能否順利進行都起著重要的作用，從而很大程度上影響到企業的整體競爭力。就降低成本或增加利潤方面而言，事實證明，加強對企業采購的管理，的確是企業降低成本、提高經營效益的關鍵環節。據統計，在企業成本構成中，采購的成本一般占60%，人工支出占20%，管理費占15%，利潤占5%。由此可見，采購成本構成了企業生產成本的主體，采購可說是企業贏利的第二源泉，降低1%采購成本，利潤則可增加高達10%。因此，我們把企業采購活動提升到一個新的高度，而其中采購人員正是這一過程中的關鍵，正是由于采購人員在企業的采購環節中通過很好地發揮自身的思想品德素質、知識素質、能力素質、經驗素質，合理地分析市場，在控制、優化企業的采購成本，有效地保證企業利潤，保證企業資產收益率等方面發揮著自己獨特的作用，從而在企業的發展中起著不可或缺的作用，扮演了為企業發展護航、推動的角色。在中國加人WTO以后，國外企業給國內企業帶來沖擊是不可避免的，國內企業將與外國企業在同樣的條件下展開競爭。隨著競爭的加劇，勢必要求企業擁有大批高素質的采購人員，使他們成為擁有工程技術背景、質量管理知識、物資性能知識、市場行情、總體策劃及協調能力、物流知識等集于一身的專家，為企業的繁榮和持續發展貢獻自身的力量，同時也通過自身素質的提高來帶動企業良性發展。

四、采購人員在企業發展中的角色和作用

正是由于采購人員具有前述的出色素質，在企業的發展過程中扮演了不可或缺的角色，發揮了極其重要的作用。

（一）采購人員在企業發展中所扮演的角色

采購工作需要采購人員來完成，采購人員在企業發展中主要扮演了以下幾種角色。

1、顧問參謀角色主要體現在企業計劃、規劃、決策、產品的定位和創新等過程中。由于采購人員對供應市場有一個比較清醒的了解和認識，包括需求的種類、數量、交貨期，供應市場狀況等，這些信息的提供有利于企業的整體決策，提高企業的競爭力，不至于制定的計劃脫離于實際。

2、協調角色由于采購業務牽涉范圍廣，相關部門多，欲使采購業務順利進行，需各有關部門通力合作、密切配合。首先要與供應商打交道，力求用最少的費用在要求的時間內獲得滿意的貨物或服務。其次，要處理好企業內部各部門的關系，包括技術部門、財務部門、生產管理部門、質量管理部門、倉儲部門等，以獲得準確的需求信息，保證資金來源，確保購買的對象符合質量標準和要求，保證物流的暢通等。另外，還需與政府相關部門打交道，以保證證件齊全、運轉順暢等。

3、支持保障角色主要體現在購買物資的及時交付及后續的售后服務工作方面。經過采購人員的努力，供應商提高其物料的可靠性和靈活性，縮短交貨周期和增加交付頻率，可以大大地縮短企業的生產周期、提高生產效率、減少庫存及增強對市場需求的應變能力。另外，只有抓好物資的供貨質量，才能確保生產的順利進行，減少后續更換、服務的麻煩和必要，從而提高生產時效。

（二）采購人員在企業發展中所發揮的作用

采購是企業發展過程中很重要的一環，企業的發展離不開采購人員的辛勤工作。采購人員在企業的發展過程中，主要有以下幾方面的作用。

1、降低成本控制并優化采購成本的程度如何，直接關系到每個企業的經營業績。降低采購成本直接體現在產品成本的減少以及利潤的增加上。降低采購成本的效果在前面已有敘述。當企業的銷售數額達到一定水平時，再通過提高銷售額來進一步提高企業的利潤，可以說很難。相比之下，若能在采購環節上進行優化則效果要好得多。

2、保障進度企業的計劃一旦批準，是否能順利實施甚至提前完成，采購的進度如何是一項關鍵的因素。采購人員應按依據生產計劃制定的采購計劃向供應商勤催貨，并提前安排好物流、單證的準備等，達到物料的準時交付，從而不影響生產的進度。

3、保障質量質量是產品的生命，也是企業的生命，因此控制好質量至關重要。質量控制分為來料質量控制、過程質量控制和產品質量控制。來料質量控制是基礎，控制的好即可控制整個成本，也為后續質量控制打下堅實的基礎。

4、順暢的后續服務采購回來的貨物，大多需要后續的售后服務，包括后續零部件的供應。供應商的培養和協調，長期良好合作關系的建立，規則的提前制定，均有利于后續服務的及時性和經濟性，確保生產順暢。結論：在企業的發展過程中，采購作為一個獨立的行業活躍在各環節中。高效高質量的采購對于企業優化運作、控制成本、提高質量以及持續性獲利等方面至關重要。隨著全球市場、經濟一體化和信息時代的到來，專業化生產能夠更加發揮其巨大的作用，導致企業采購的比重大大增加，使采購及其管理的作用提升到了一個新的高度，也讓采購人員能夠發揮更大的作用。