網絡時代人事檔案數字化管理論文

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摘要：隨著信息時代的到來，網絡與計算機技術飛速發展與更新，數字化成為了檔案管理工作未來發展的必然趨勢。實現檔案管理數字化將促進檔案管理效率與水平的有效提高。我國企業事業單位人事檔案管理有著許多不合理的問題，包括落后的檔案管理方式以及管理人員不具備專業的人事管理素質等，使企業缺失了很多次吸收人才的機會，也逐漸的失去許多優秀的人才。為了讓企業得到更多的先進人才，也為了給更多的高素質人才就業的機會，我們應當加快轉變企業事業單位人事檔案管理的方式，由傳統的純檔案管理向更加科學化的“人才”檔案管理轉變。

關鍵詞：檔案管理;數字化;管理

檔案管理數字化在實現的過程中具有較強的技術性特點，其中包含了計算機技術、信息技術、多媒體技術、網絡技術、安全技術等多種類型的新型技術。因此，技術的不斷發展與完善是檔案管理數字化的重要基礎條件，這些技術的發展、普及及研發力度在一定程度上決定著檔案管理數字化的進程。

1檔案管理數字化的可行性分析

1.1檔案管理的現狀分析

1.1.1管理制度的調查與分析

實現檔案管理數字化需要建立數字化建設組織保證，建立數字化建設科學管理體系與規則制度，建立數字化建設規范，建立相關人員職責明細等，檔案部門應該對這些情況進行明確與了解。

1.1.2硬件方而的調查與分析

檔案管理數字化的實現需要建立在一定的物質基礎上，主要包括數字化工作硬件條件與硬件設施，例如計算機等附屬設施配置、網絡設施建設等。

1.1.3技術方而的調查與分析

檔案管理數字化的實現需要一定的技術保證，數字化工作具有較強的技術性特點，需要計算機技術、網絡技術、信息技術等多種高新科技的支持。檔案部門應該對自身的實際情況進行調查與了解，依據自身的技術力量制定數字化實施方案。

1.1.4人才方而的調查與分析

檔案管理數字化實際上是一項大文化工程，在對其進行建設的過程中一方而需要高素質的管理人才，另一方而需要計算機等專業技術人才、法律人才等。檔案部門要對當前的檔案管理水平進行評估，全而的了解自身的數字化建設能力。

1.2檔案管理數字化的實施目標

通過對檔案管理數字化可行性的分析，具備了實現檔案管理數字化建設的檔案部門應該成立數字化建設領導小組，對數字化的實施目標進行制定，提出建設的長遠目標與階段性目標。在實施目標制定的過程中，要將檔案管理的現狀與未來的發展趨勢作為依據，既要與實際情況相結合，又要高屋建瓴，與未來的發展趨勢相協調。

1.3檔案管理數字化的實施要素

在檔案管理數字化的實施目標確定之后，要依據實施目標實現實時要素的確定。在整個的數字化實施方案中，實施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數字化建設中的重點發展項目與領域，例如檔案目標數字化建設項目、數字化檔案信息局域網與廣域網服務項目等。不同的實施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據實際情況選擇適合的評估方法，例如指標體系方法、概述性描述方法等。

1.4檔案管理數字化建設的保障系統

檔案管理數字化建設的保障系統指的是數字化實施過程中的管理體制、運行體制與投入保障體制三個方而。保障系統為檔案管理數值化的實施提供了組織機構、規章制度、物質基礎、技術支持等方而的保障。檔案管理數字化建設保障系統的建立為數字化方案的實施提供了有利的保障。

2傳統人事檔案管理的缺點討論

2.1檔案更改時出現的文件轉移、收集等出現的問題

我國人事檔案管理系統存在的歷史較為悠久，一份簡單的人事檔案轉變能夠涉及到許多的方面，要進行多個不同部門之間的信息更替。但是，現階段的我國，由于長久以來的檔案封閉管理方式，且眾多的上級人員沒有真正的意識到檔案的特殊性，進而長期忽略對人事檔案的管理，造成收集的人事檔案存在較大的不完整性，進一步增大了我國事業單位檔案管理的難度。另外，在工作人員出現人事轉移命令時，由于不同企業單位或者工作部門之間的工作存在著較大的差異性，兩者的檔案交接需要較長的時間和長期的傳輸過程，會有丟失、損壞、被盜等風險。

2.2對人事檔案的內容進行更新、修改時出現的問題

現階段我國的事業單位編制制度，使我國的事業單位工作人員大多是由具有較高學歷的優秀人才組成。但我國現如今的人事檔案管理卻不能體現每個工作人員的科研情況。在每個工作人員的人事檔案中，大多數的檔案內容均為較為簡單的學歷、家庭信息，對參加工作已久的人員的工作情況卻沒有較大的體現。因此，現階段的人事檔案內容更新時，應當多增加關于工作人員參與工作時體現出來的，關于工作能力以及對待工作態度等情況的詳細介紹，幫助后期參閱人員獲得更好的關于工作人員的信息。另外，在現階段的人事檔案管理中，由于多是使用紙質文件進行管理。在進行文件轉移的途中，容易被有心人士調換、修改人事檔案內容來進行犯罪活動，給人事檔案管理帶來不便。

2.3對認識檔案進行歸檔收集時出現的問題

過去傳統的人事檔案在進行歸檔手機任務時，由于工作人員較少，人事部門的管理人員能夠較好的根據檔案管理的同一規定對檔案材料進行收集，如使用統一大小、材料、厚度的紙張進行檔案的書寫等；但現如今，由于每年都有著大量的優秀人才需求，事業單位年年新增大量的工作人員，這種情況使人事管理人員的工作量大大提高，最后沒有多余的精力再進行同一標準的檔案分類收集。這樣看來，過去較為傳統的通過紙質文件進行檔案管理的方式已經不適應現代社會的發展了，我們亟需改變這種方式，減少人事管理人員的工作強度。

3人事檔案管理問題的應對策略

3.1對傳統的人事檔案管理制度進行改革

我們已經知道，過去傳統的人事檔案管理制度已經不適應現代社會的快速發展，我們應當對傳統人事檔案管理制度進行一個全新的更新，推陳出新。例如：在收集人事檔案的期間，檔案收集人員應該對需要收集的數據內容有著明確的了解，清晰的確定檔案數據來源的真偽及來源途徑的可靠性。另外，在甄別檔案的內容時，要確保取用的內容是有用的而舍棄掉沒用的信息。其他部門調閱檔案時，我們應當對調閱人的權力進行嚴謹的考核，避免檔案內容的意外泄漏。

3.2盡快轉變人事檔案內容管理的方式

由于現階段的人事檔案管理方式，檔案內容并不能進行聯網更新，因此，許多人就利用這個漏洞進行不法的行為。這樣使人事檔案的管理失去了它本來的意義，也不存在可靠性了。比如：某些人員為了獲取更高的職位或者薪水，私自更改自己參與工作的時間，或者提高了自己的受教育程度，這些不法行為很難得到證實，也導致了越來越多的人員利用這種行為獲取不法利益。所以，要想更好的管理好人事檔案的內容，就要加強管理人員的甄別能力，定期對人事部門的檔案進行多部門的取證，另外，一旦發現不合格的檔案，立即對有關人員進行檢查并及時銷毀。

4提高對人事檔案信息資源的整合

社會的發展離不開科學技術的不斷發展，而科學技術的發展在很大程度上依賴于專業人才的綜合素質，對于現代社會來說，人力資源的開發與應用是現階段人事管理部門的主要任務之一。一個單位中就是該是科技人才薈萃，是專業技術人員是推動一個單位發展的重要表現。因此，對于人力資源管理起著非常重要作用的人事檔案亟需通過改革創新來改造自己。對事業單位的人事檔案管理信息資源進行開發利用，為企業發展服務是十分現階段的首要發展任務。（1）人事部門應該主動積極向企業中的各部門提供工作人員的信息數據。要更好的發展一個部門，離不開各個員工的積極努力，但是，如何獲得每個員工的專業能力程度是一個需要解決的問題。在現階段的工作中，人事檔案管理部門應當積極主動的將每個工作人員的信息數據以及相應的變更提供給其他部門，以便部門更好的安排每個員工的工作崗位，獲得更近一步的發展。通過這樣的努力，每個工作人員才能都參與到企業單位的發展中，為其做出更好的貢獻。（2）人事檔案部門應該改變自身意識，從管理部門向服務部門轉變。對于傳統的事業單位來說，人事檔案管理部門原先是作為一個行政管理部門存在于其中，行使的是管理職責而非服務職責，但是這不利于事業單位idea發展?，F階段，人事檔案管理部門的相關人員應當盡快轉變自身的意識，認識到自己的服務職責，端正自己的態度，為其他部門提供更好的人事信息。（3）提高團結合作的意識，和其他部門共同發展事業單位。在現代社會中，知識的儲量極大的影響經濟的收入。事業單位是一個整體，由不同的部門來組成，每個部門之間都有著聯系。人事檔案管理部門最為管理全部人事檔案的部門，更需要加強自身與其他的聯系，為事業單位的進一步發展做出貢獻。

5結束語

隨著科技的不斷發展，人們對檔案的需求、期望以及檔案信息白身性質都發生了重大的改變，檔案管理而臨著重大的發展機遇與挑戰。面對這種新的情況，檔案管理人員應該明確檔案管理的發展趨勢，通過檔案管理數字化的實現來應對新形勢的變化，適應檔案事業發展的需求。檔案管理數字化是檔案管理發展的必由之路，在實現的過程中必須對其可行性進行重點分析，在可行性分析的基礎上制定實施目標與實施方案，確保數字化的順利實現。

作者:孫艷艷 單位:煙臺市環境衛生管理處

參考文獻：

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