高校學生檔案信息數字化管理模式分析

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所謂高校學生檔案指的是高校的學生自身于接受教育的不同時段經歷的各種事項，是對其真實狀況的最佳表現，屬于國家選取職員的重要材料。當前信息化進步飛速，將信息數字化管理模式用于高校的學生檔案管理中，能夠使其呈現出更高的成效，令高校對學生檔案的管理更顯秩序化與規范化。而現今高校需思考的就是怎樣更好地達成學生檔案管理的信息數字化，為學校的檔案管制事項做貢獻。

一、信息數字化管理模式運用于高校學生檔案管理中的必要性

信息數字化管理模式運用于高校學生檔案管理中，是時代進步的必然趨勢。當前大部分高校在招收新生時，必須建立電子檔案，而非以往僅僅需紙質檔案。紙質檔案多屬于手寫文字，紙張也易損壞，存留時期受到限制；而電子檔案彌補了其缺陷，占的空間比較小，存儲的內容多，且存留時期相當長。電子檔案在國內首次出現于2001年，當時高校錄用新生均在網上，參與考試的學生須將最基礎的資料填入電腦，由此形成了電子檔案。在時代的進展下，高校網上錄用學生的科技逐步走向熟練，愈來愈多的資料可運用數字化傳送實現，怎樣能夠更加高效的存留住此消息，成了高校學生檔案管理需追求的目標。信息數字化高校學生檔案管理首要是基于當代通訊、互聯網、多媒體信息科技等，構建計算機互聯網平臺，設立多種多樣的學生檔案消息庫，合理采用智能化的消息處置科技，把數值轉化成各種知識，便于更多人的快速查找，而且有著異常安全的保障對于消息資源的運用。該形式下高校學生檔案管理顯示出資源消息的數字化、資源管制的智力化、使用者查找的便捷化等優勢。

二、高校學生檔案管理的現狀

（一）檔案監管者缺乏強烈的管理意識。現階段，很多高校都有著的現狀便是學生檔案的監管者缺乏強烈的管理意識，最主要的特征是，對于學生檔案的統計形式沒有次序性，很多的消息不完整。有些特別的資料本來需放到學生的檔案袋中，而由于檔案監管者缺乏管理的意識，對此根本不關注，故出現了漏放或是錯放。如此對于學生日后的工作與進展等產生不利的影響，易誘發人事檔案材料不全等問題。

（二）學生檔案監管系統缺乏完善性。目前大部分高校中的學生檔案監管系統缺乏完善性，當對學生檔案實施整合時，使用的管制形式不夠嚴謹，易出現檔案遺漏的狀況。很多高校的檔案監管者均是于學生鄰近畢業時才對于檔案實施匯集與整合，如此就很難存入學生的日常分數與獎懲，嚴重干擾了檔案資料的事實性。

（三）檔案監管者缺乏一定的專業素養?，F今，大部分高校的學生檔案監管者缺乏一定的專業素養，他們多是些歲數較大抑或是文化專業程度不怎么高的人，由于其自身沒有太多關于學生檔案管制的專業常識，故于檔案整合管制中易產生不同的失誤，這些對于學生日后的工作與進展均有著不利的影響。

（四）檔案監管形式較落后。現今，很多的學校在管制學生檔案時，采取的是紙質收藏，因紙張的特性，極易導致學生檔案的破損，不利于學生將來的工作。還有就是，部分高校只會將學生的成績單與自身簡單狀況等放入其中，難以引起工作單位的關注，因沒有辦法在這些資料中知道更多的信息，不利于學生于就業市場中的競爭。

三、將信息數字化管理模式用于高校學生檔案管理的途徑

（一）推行數字化檔案監管的宣傳，強化監管者的管理意識。將信息數字化管理模式用于高校學生檔案管理，最先要做的就是大力宣傳數字化檔案監管的常識，使更多人了解它，尤其令監管者意識到監管的重要性。只要有了意識，學生檔案管制者才會更看重這一職責，才會大力提升監管的工作成效，促使學生在日后找工作時更有優勢。

（二）健全檔案監管機制，提升檔案監管的秩序性。完整的學生檔案內需包括學生邁入社會的基礎消息，像學科分數、個人素養與社會實踐等。因此，強化對于學生檔案的監管意義重大，可奠定更為有利的根基為學生日后的進展。將信息數字化管理模式用于高校學生檔案的監管，需高校持續改進并健全檔案監管機制，提升檔案監管的秩序性。高校還可將檔案管理事項放置到績效的評估體系內，進而鼓舞更多人主動完成學生檔案的監管。

（三）增強檔案監管團隊組建，提升檔案監管者的專業素養。信息數字化管理模式下的高校學生檔案管理，擁有一支專業性強的監管團隊最為關鍵。故高校須增強檔案監管團隊的組建，提升檔案監管者的專業素養。當高校選用檔案監管職員時，需將專業素養與職責感作為錄用的首要因素；對于已經任職于學校的檔案監管者，定期對其實施專業性的訓練，使其掌握住信息數字化科技，進而提升學生檔案監管的高效程度，創造更為有利的條件為學生日后的工作與進展。

（四）采取信息科技監管檔案，提升檔案監管的數字化程度。信息數字化管理模式屬于比較先進的當代化監管形式，將其用于高校管制學生檔案，避免了以往高校以紙質形式收藏學生檔案造成的破損與不足，實現了電子檔案的高效率。高校監管者可設置學生資料庫，主要填寫學生的各種狀況，此種方式也使得對學生資料的查看、存儲與修改等更為便利，利于學生日后的進展。

四、小結

總之，將信息數字化管理模式用于高校學生檔案管理中很有必要，也有著極高的價值，可通過推行數字化檔案監管的宣傳，強化監管者的管理意識；健全檔案監管機制，提升檔案監管的秩序性；采取信息科技監管檔案，提升檔案監管的數字化程度；增強檔案監管團隊的專業化素養等途徑來實現高校學生檔案管理的利益最大化。

作者:張文華 單位:山東廣播電視大學

參考文獻:

[1]潘瀾月.高校學生檔案數字化創新管理模式構建策略研究[J].辦公室業務,2016(13):127.

[2]傅永珍.現代信息管理技術在高校檔案管理中的應用探析[J].科教導刊(上旬刊),2011(12):198-199.