行政事業單位檔案數字化管理方法研究

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摘要：目前，我國的行政事業單位急需要在新時期下，借助互聯網技術加強構建數字化的檔案管理。本文分析了行政事業單位檔案數字化管理的重要性、以及數字化檔案管理需要具備的條件，并提出了加強數字化檔案管理的方法。

關鍵詞：行政事業單位；檔案；數字化管理

1前言

檔案，就是指個人或者是組織在工作、生活等方面中應用文字、音像等方式呈現的歷史記錄，其具有豐富的信息資源。然而在新時期下，行政事業單位的檔案管理存在著查找資料慢、檔案管理分散、檔案管理人員意識差等問題，需要行政事業單位跟隨信息時代的發展腳步，構建數字化的檔案管理。

2行政事業單位實行檔案數字化管理的必要性

行政事業單位就是指國家機關以國有資本舉辦的，從事教育、文化等活動的社會組織，絕大多數行政事業單位以公益性為目的[1]。而行政事業單位在檔案管理上一般分為人事檔案、基建檔案等管理方式，這些檔案的管理方法成為了事業單位人員管理所采用的重要方式。檔案管理需達到快捷、方便查找信息的作用，才能利于使用者的管理。但是這種傳統的檔案管理方式在新時期的發展下，暴露了許多的不足之處，比如說以往的檔案管理方式效率低、保密性差、檔案查找難度大等，但是現如今推廣的數字化的檔案管理方式，大大改善了以往的檔案管理弊端。通過計算機檢索使得檔案查找更加便捷，而檔案數字化的管理功能也促進了行政事業單位的發展。首先，在新時期下科學技術迅猛的發展，傳統的檔案管理方式已經不適用于行政事業單位的檔案管理工作，傳統的檔案管理成本較高，而新時期下數字化的檔案管理方式更有自身發展的優勢[2]。與以往的檔案管理方式相比，不僅減少了管理人員的數量，降低了檔案管理的費用，從而提高了行政事業單位檔案管理的工作效率。另外，行政事業單位的人員流動性大，需要及時的掌握職員的入職、調動、退休等情況，需要建立有效的檔案，方便信息的查找，而數字化的檔案管理方式既實現了檔案信息的保密性處理，又加快了辦公效率。其次，傳統的檔案管理方式，通常采用的是紙質的檔案保存方式，由于檔案數量多，這樣的檔案管理方式存在的弊端是檔案文件容易受到破損、檔案查找不方便等，而新時期下數字化的檔案管理方式排除了外界環境的干擾，應用無紙化的檔案管理方法，有利于檔案的保存，更提高了檔案的利用率。

3行政事業單位實行檔案數字化管理應具備的條件

行政事業單位應用數字化管理需要具備一定的條件，包括網絡技術和檔案人員應用數字化管理的技術水平[3]。從硬件設施來看，隨著我國互聯網技術的發展，需要行政事業單位緊跟時代的腳步，加快自身的發展。現如今許多的行政事業單位都應用了計算機進行無紙化辦公，在單位內部建設局域網，這也是數字化檔案管理需要具備的網絡硬件基礎條件。而對于數字化的檔案管理除了需要硬件設施的保障，也需要發展相關的軟件，所以需要開發檔案管理的專用軟件，實現數字化檔案管理的基本服務功能，包括檔案的收集、檔案的檢索、編目等，從而加強數字化的檔案管理的技術水平。除此之外，數字化的檔案管理還需要構建相應的檔案管理人員隊伍，新時期下的行政事業單位應注重行政工作的辦公效率，需要借助網絡技術進行無紙化的辦公，這對于行政事業的人員來講，是對其專業技術水平的挑戰。而數字化的檔案管理方式也需要檔案管理人員除了具備檔案管理學的專業知識外，還要具有一定的計算機技術操作能力[4]。而且行政事業單位也應該加強檔案管理人員的能力培訓，使得其掌握計算機的相關技術，學會在工作中應用網絡技術，掌握數字化檔案管理的工作要求，提供其檔案管理的工作能力。

4新時期行政事業單位檔案的數字化管理方法

4.1制定數字化的檔案管理機制根據數字化檔案管理方式的特點來看，從行政事業單位的發展角度來看，針對于數字化的檔案管理方式，在掌握其管理技術下，需要構建與檔案管理方式相匹配的檔案管理機制[5]。需要行政事業單位構建內部的檔案工作條例、檔案管理的安全機制、檔案管理的操作機制等，通過構建科學合理的檔案管理機制，使得檔案管理人員根據檔案管理的相關機制，來約束自身的工作行為，也是提高檔案管理人員工作意識、自身工作責任感的有效方式。

4.2樹立新時期的檔案管理意識行政事業單位的檔案管理人員，需要在新時期的發展要求下，樹立數字化的檔案管理意識。需要檔案管理人員在互聯網技術的發展下，不斷的更新自身的專業知識，轉變以往的檔案管理思想。在檔案管理工作中，檔案管理人員掌握扎實的檔案管理的專業技能，進行數字化檔案管理的技術學習，在工作中應用數字化的檔案管理模式，提供工作效率。

4.3提供檔案信息的安全性在行政事業單位，檔案管理的關鍵在于對檔案信息的保密性上。做好檔案信息的保密性管理，也是檔案管理人員的基本工作要求，而在數字化的檔案管理模式下也需要達到這點要求。檔案管理人員在平時應用網絡技術的工作中，在網絡技術存在網絡安全的隱患下，要格外注意對其進行防范。檔案管理人員應不定期的對網絡系統進行病毒查殺、系統清理等，對于檔案應進行備份處理，安裝防火墻等軟件裝置，防治電腦病毒的入侵[6]。作為一名合格的檔案管理人員，做好檔案的保密工作是必備的專業能力，面對網絡系統死機、信息泄露、病毒入侵等不可控制的因素，應做到提前預防，加強對于重要數據的訪問設置，對于檔案信息進行多種方式的保存，防治檔案信息的泄露，加強檔案信息的安全性，提供檔案管理人員的檔案管理能力。

5結論

在社會發展的新時期下，行政事業單位應跟隨時展的腳步，通過互聯網技術的應用，來構建數字化的檔案管理，改革以往紙質檔案管理的方式，開發檔案管理的新模式，拓展檔案管理的功能，提供檔案管理的利用效率，促進行政事業單位檔案管理的發展。

作者:曹曉梅 單位:內蒙古阿拉善盟額濟納旗

參考文獻:

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[6]蔡麗華.關于提高行政事業單位檔案管理水平的分析[J].科技展望，2015，14（13）：175-175.155.