招投標檔案數字化管理探討

導語：招投標檔案數字化管理探討一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著計算機和網絡技術的快速發展，如今已進入到信息化社會，各行各業都加快了信息化建設的進程。招投標檔案作為建設工程檔案的重要組成部分，向數字化管理模式轉型勢在必行。本文從如何創新著手，對招投標檔案數字化管理的路徑選擇進行了具體的分析。

關鍵詞：信息化；招投標檔案；數字化管理；路徑；創新

在建設工程實施過程中，需要采用招投標方式選擇實力強、質量高、信譽好的承包商，招投標全過程中所形成的原始資料歸檔整理后成為招投標檔案。這些資料具有較高的價值，需要進行妥善保管和開發利用，從而確保招投標檔案的完整性，以便于更好地發揮招投標檔案作用，更好地為經濟社會發展服務。長期以來紙質檔案是檔案的主要形式，招投標檔案也不例外。近年來信息化技術迅猛發展，招投標檔案已形成電子文檔為主、紙質資料為輔的格局。傳統的招投標檔案管理模式已不適應形勢的需要，選擇合適的路徑，積極探索，不斷創新，從傳統管理模式向數字化管理模式轉型是現實的迫切需要。

一、信息化環境迫切需要招投標檔案管理轉型

（一）傳統思維模式和工作方式的轉變需要一個過程。信息化環境下，數字化招投標檔案的先進性和科學性是傳統檔案所無法比擬的，無論是收集方式、管理方式還是利用方式都發生了巨大的變化。但長期以來在傳統檔案管理工作中，檔案管理人員形成了一系列工作習慣、方式方法，在檔案數字化變革的沖擊下，會有一些不適應的方面，在工作中就會產生脫節現象，檔案數字化管理工作任務艱巨。（二）檔案數字化配套環境尚未形成。在配套設施上，包括檔案數字化后所需要的信息生產設備、信息存儲設備和信息管理設備，同時還需要軟件、網絡和信息安全保障，但在目前很多招投標機構中這些系統配套嚴重不足，不能滿足招投標檔案數字化的要求。由于當前檔案管理軟件開發商往往只是面對單一的檔案管理部門，導致檔案信息系統包容性不夠，不能完全適應檔案信息共享的要求，制約了檔案數字化的進程。特別是在當前信息化環境下，網絡和信息安全問題尤為突出，招投標檔案數字化管理存在較大的安全隱患。（三）檔案數字化管理工作缺乏統一的規范和標準。檔案數字化管理還處于初級階段，與當前信息化環境對檔案管理的新要求不相適應。當前招投標機構中信息處理復合型人才較少，信息綜合處理水平較低，對數字化設備操作能力不強，數字化的優勢沒有完全發揮。

二、信息化背景下招投標檔案數字化管理的路徑選擇

（一）管理理念創新。隨著科技的快速發展，人類社會的不斷進步，人民群眾對檔案信息開發利用的要求越來越高。就招投標檔案而言，很多企業都有訴求反映到招標單位，如果能方便地瀏覽過去在該單位的投標記錄和投標文件，企業愿意為此支付費用。所以在管理上，要考慮滿足個人和企業法人的需求；在理念上，檔案不再是純公益的臺賬資料，它也可以產生經濟效益。個人憑身份證、企業憑企業代碼證到窗口查閱非保密檔案，完全可以利用信息網絡平臺、電子商務交易辦法處理，輔以個人、法人身份驗證。屆時，用戶瀏覽授權內的網站就如同網購一樣方便。（二）技術架構創新。應充分利用云計算技術、物聯網技術、大數據技術及移動互聯網技術對檔案數字化進行技術升級與架構創新?；谠朴嬎愕臄底謾n案管理系統主要由數字檔案管理應用程序、數字化檔案管理節點、計算機專用網絡、信息安全設備等構成，利用物聯網的RFID技術可將電子檔案與紙質檔案完美結合，一一對應。數據挖掘與數據分析技術，為檔案信息化增值服務提供了巨大空間，招投標雙方能夠從歷史文件庫中找到與當期項目相似的案例，有助于理解招投標文件，招投標組織工作的效率可以大大提高。（三）流程再造創新。真正將招投標工作和檔案管理工作以及數字化技術結合起來，需要更新標準、再造流程。《電子招標投標辦法》雖然對電子招投標的歸檔作了規定，但還是從大框架上提出要求。實際操作上，很多檔案工作都是事后再交給相關人員整理。如果能夠更新一下流程，把招投標工作的任何一項活動記錄文件都作為檔案組成因子，自動操作、隨時歸檔，那么當一次招投標實例完成時，全部歸檔工作就自動完成了。一切都可以靠程序完成，不再依賴人工，既提高了效率又降低了人為誤差。除了在招標機構內部考慮電子招投標與歸檔的實時結合，還可以由專業檔案部門考慮各部門各機構檔案數據的統一入庫整合，這都是標準流程適應招投標檔案數字化管理發展需求的體現。

三、抓住關鍵節點，加快推進招投標檔案數字化管理

（一）建立模型模塊。建立和完善電子文件元數據接收采集的數據模型和功能模塊。根據國家和浙江省有關電子文件元數據規范要求，要建立各類電子文件的元數據采集模型，并在前端業務系統和電子文件歸檔管理系統的元數據接收采集功能模塊中進行技術對接和功能實現，確定招投標電子文件元數據的可靠、完整、規范、有效。招投標電子文件形成階段的元數據一般采取自動采集方式，完整記錄電子文件的形成背景，盡量減少人工參與，以確保元數據的真實可靠性。（二）建立對應關系。對招投標電子文件的內容與元數據進行必要的組織或封裝，建立起對應和關聯關系。（三）建立驗證機制。招投標檔案應根據元數據統一模型，建立必要的真實性、完整性、一致性驗證機制，通過權限控制、日志、電子簽名等技術和管理手段，對招投標電子文件進行必要和恰當的版本控制，確保招投標電子文件及元數據的真實、完整、可靠和安全。信息化時代，網絡給我們帶來了全新體驗，不同操作系統和不同類型終端連接在一起。在這種環境下，招投標檔案管理運用信息管理系統，可以大大提高工作效率，招投標數據庫的建立為大數據分析夯實了基礎，招投標數據備份等形式有效確保了數據安全。不久的將來，招投標檔案服務經濟社會發展水平會有一個質的飛躍。

作者:曹雷 單位:浙江省平湖市公共資源交易中心