電子政務下檔案數字化建設分析

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摘要：隨著計算機信息技術等應用，實現了電子政務與檔案數字化管理的有效銜接，有力推動了電子政務下檔案數字化管理效率和水平的提升。本文分析了電子政務下檔案數字化內容、意義及影響因素，綜合提出了電子政務下檔案數字化管理對策措施，對提升新時代檔案數字化管理質量和水平具有積極的現實意義。

關鍵詞：電子政務；檔案數字化；檔案管理

電子政務（E-Government）是指國家機關在政務活動中，全面應用現代信息技術、網絡技術以及辦公自動化技術等進行辦公、管理和為社會提供公共服務的一種全新管理模式。電子政務實現人機相互合作，具有工作效率高、工作過程公開透明等顯著特點，也是國家治理能力、治理體系現代化的重要體現。檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術等，將各種載體檔案資源轉化為數字化檔案信息，并以數字化形式存儲、網絡化互連，實現檔案信息資源共享等。電子政務突破了行政管理部門內外部間聯系的物理障礙，推進了行政管理部門工作的信息化、公開化，基于電子政務系統的應用，檔案管理逐漸形成了信息化，隨著計算機信息技術等應用，實現了電子政務與檔案數字化管理的有效銜接，也推動了電子政務下檔案數字化管理效率和水平的提升。

1電子政務下檔案數字化內容

1.1基礎：數字化檔案資源庫。隨著電子政務系統應用的推開和普及，檔案存在形態、存儲模式、管理方法均呈現出新的變化和特點，根據《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子檔案管理系統基本功能規定》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《政務服務事項電子文件歸檔規范》等規定，電子政務下檔案數字化建設應積極構建符合國標規范的電子政務數字檔案資源庫，將電子政務管理過程中的檔案資源及時存儲，推動“互聯網+”模式在電子政務檔案數字化管理中的應用。1.2核心：數字化檔案信息加工。電子政務下檔案主要以無紙化、信息化形式存在，為適應數字化管理需要，還需對其進行數字化加工，利用檔案信息的錄入、掃描、圖像處理等形式，將紙質檔案進行數字化加工，將數據庫檔案信息與電子政務檔案內容進行比對，為電子政務下形成的檔案數字化管理提供豐富內容，奠定扎實基礎。1.3關鍵：數字化檔案信息維護。電子政務的推開，極大地提升了行政管理工作效率，由此也產生了大量的行政管理檔案信息，及時將這些檔案信息錄入、增添至檔案數據庫，實現對電子政務下檔案數字資源的管理、維護，解決數字檔案資源日益增長檔案管理問題。1.4保障：數字資源庫開發及利用。電子政務下應建立檔案數據庫與電子政務信息間的有機聯系，實現電子政務數據信息與檔案數據庫互認，打造電子政務從信息生成、檔案信息錄入、數字化管理等一體化政務管理平臺，為“互聯網+電子政務”提供有力技術支持。

2電子政務下檔案數字化意義

電子政務下大力推進檔案數字化建設有其積極的現實意義，既是適應時展的現實需要，也是提升檔案管理質效，增強公共服務能力和水平的需要。2.1適應信息時展的需要。電子政務是新時代國家治理體系、治理能力現代化的現實需要，電子政務下檔案數字化建設，是電子政務下數字政府建設的重要組成部分，加強電子政務數字檔案建設和管理，是適應信息時代信息技術在檔案管理中的應用，滿足信息化發展對于檔案管理模式、管理方法轉變的現實需要。2.2檔案數字化建設的需要。根據“十三五”時期檔案事業發展規劃綱要的相關規定，信息化、數字化成為各級政府在內的檔案建設的重要內容，也是全面推進新時代檔案事業發展的實際需要。電子政務下產生大量重要的具有保存價值的信息資源，及時將重要的政務信息資源進行數字化收集、存儲、管理和共享利用，以滿足數字化檔案事業發展的現實需要。2.3創新檔案服務的需要。電子政務下信息要素加快流動，對做好新時代檔案管理提出新的更高要求，通過對檔案進行數字化掃描、管理，及時為相關部門在履行行政管理職責過程中產生的檔案信息資源有效整理、提取和分析，為領導決策提供更為科學、精準服務，也能夠為當事人提供更為便捷、高效的檔案查詢服務，是檔案管理履行新時代新使命新擔當的具體體現。2.4滿足檔案載體變化的需要。電子政務下檔案管理的形式和載體都出現了巨大變化，傳統的紙質辦公模式逐漸被OA辦公系統無紙化辦公模式所取代，文件的生成、傳閱、保存完全可以通過電子政務系統中完成。且越來越多的電子政務中產生的檔案信息為檔案數字化管理提供了豐富的檔案信息資源，加強電子政務下檔案數字化建設和管理也是適應檔案載體呈現出的新情況新變化的實際需要。

3電子政務下檔案數字化影響因素

3.1人員素能。電子政務下檔案數字化建設，不僅需要檔案人員具有扎實的檔案理論功底，良好的職業道德，還需要掌握計算機信息技術、網絡技術、數字化應用技術，因此，檔案管理人員的業務素能的高低會直接影響到電子政務下檔案數字化管理的進程和質量，復合型人才隊伍成為數字檔案建設的重要因素。3.2標準規范。電子政務下檔案數字化管理的效率和自動化水平更高，做好檔案數字化管理離不開完善的標準規范支持和保障。以紙質檔案數字化為例，不僅詳細規定了紙質檔案出庫、數據庫建立、掃描、圖像處理、數據掛接、檔案歸還等程序性要求，還詳細規定了紙質檔案掃描色彩模式、分辨率、存儲格式、圖像命名等等，這些詳細的標準規范為檔案數字化管理提供了有效保障。3.3軟硬件條件。電子政務下檔案數字化管理需要過硬的軟硬件條件作為支撐。如，政務辦公OA自動化系統，檔案管理軟件、數據庫等，以及檔案數字化掃描、掛接所需的計算機、掃描儀、采錄編設備，以及檔案庫房等等，這些也是做好檔案數字化管理的重要保障。除了上述人、物、制度等因素直接影響著檔案數字化管理的效率和質量外，數字化管理所需的資金、數字信息資源，以及網絡安全等等因素，也是影響電子政務下檔案數字化管理的重要因素，需要在日常檔案管理中認真加以解決，為檔案數字化管理提供過硬保障和支持。

4電子政務下檔案數字化管理對策

4.1轉變理念，實現電子政務與檔案數字化管理同步。隨著電子政務的全面推進，做好電子政務下檔案數字化建設和管理是適應這一發展趨勢和潮流的現實需要。為此，應積極轉變檔案管理理念，檔案管理部門和管理人員要適應這一變化，積極主動地參與到政務建設過程中，延伸服務鏈條，建立起電子文件起草、形式審核、歸檔、利用等全生命周期的檔案數字化管理模式，加強電子政務與檔案數字化管理知識的宣傳、教育，大力營造電子政務與檔案數字化管理的濃厚氛圍。為此，樹立創新意識，嚴格按照電子政務建設的程序和要求，提出與之配套的數字檔案管理標準，以及電子文件開發設計原則；樹立責任意識，根據電子政務下檔案數字化管理的現實需要，積極搭建“三網一庫”建設，切實為電子政務下檔案數字化管理提供有力基礎保障；樹立效益意識，要將電子政務管理效率與檔案數字化效益相結合，根據檔案管理自身實際，把亟需解決的問題，集中人、財、物支持，切實提升機關檔案數字化管理質量和效益。4.2創新機制，協調電子政務與檔案數字化管理體制。電子政務與檔案數字化管理緊密相連，需要進一步創新機制建設，協調電子政務與檔案數字化管理體制，實現電子政務與檔案數字化管理相協調相統一相一致。一方面，作為政府機關或部門要積極主動的加強檔案管理工作，不得將檔案管理排斥于電子政務建設大體系之中，將檔案數字化管理與電子政務建設同部署、同落實、同檢查、同考核，加強組織領導，協調電子政務信息與檔案數字化無縫銜接。另一方面，機關檔案管理部門人員應派員主動參與電子政務建設，成為電子政務建設的重要成員，發揮其檔案管理的專業優勢，引導電子政務與檔案數字化相結合，按照檔案數字化標準和要求，做好電子文件信息的形成、存儲、歸檔、整理、編目、數據掛接以及安全保密等，著力構建電子政務與檔案數字化管理相協調的業務應用程序和一體化管理體系，為政府部門增強信息化管理能力和水平提供有力保障。4.3拓寬職能，規范電子政務與檔案數字化管理行為。整合傳統政務服務中心、文件交換中心、電子政務辦公室等等職能，拓寬政務機關檔案管理職能，將檔案管理納入到各部門或機構職能范疇。一方面，檔案管理部門要積極參與電子政務相關信息數字化設計及電子文件檢測工作，提前介入，做好電子文件的篩選、鑒別，提升電子文件歸檔質量；另一方面，要立足機關政務服務職能，與電子政務服務中心等機構密切配合，加強電子政務中心文件與檔案管理之間的信息互通，做好電子文件質量把控；此外，還要嚴格按照數字化、網絡化的標準和要求，強化政務服務部門的檔案管理行為，既要按照電子政務管理方式和行政流程改善檔案管理運行模式，也要立足于檔案數字化的標準和要求做好電子政務信息管理。

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作者:孫齊聰 單位:吉林省東豐縣經濟信息中心