物業公司內控思索

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一、物業公司內部控制制度簡述

二、當前我國物業公司內控現狀

物業管理公司的業務主要是物業服務和經營服務。其中，物業服務是物業公司的主要獲利手段。主要是為客戶和業主提供經濟有效的服務，以及維護和保證業主的財產安全。在收入一定的情況下，物業公司的成本開支顯得尤為重要。有效的成本控制能夠為物業公司挖潛績效、節約開支。但是，在當前我國物業公司的成本核算和控制方面存在著一定問題。問題主要表現在以下幾個方面：

(一)目前，我國物業公司大多是把物業管理服務看做是公司向外銷售的無形產品，與此相關的全部支出均計入成本核算。由于物業公司特殊的性質，決定了其成本費用的構成中，人力資源成本占據了很大一部分，尤其是保潔、保安等基層服務人員的工資。據不完全統計，基層服務人員工資大概占據了物業服務成本的80％。然而，雖然基層服務人員工資比重大，但是個人工資并不高。目前，我國物業公司經營業績普遍偏低，雖然員工個人工資不高，但是面對龐大的比重，物業公司難以招架。很多物業公司迫于經濟壓力和收入的有限性，在內部控制中，往往把對員工資的控制放于首位。新勞動法出臺后，物業公司經濟狀況雪上加霜，給員工漲工資，企業沒有充足能力；不給員工漲工資，又有悖于新《勞動法》。

(二)目前很多業主把物業公司視作“萬能”，認為物業公司提供優質服務理所應當，很多業主不理解物業公司的收費。常會為一些小事而投訴，面對有償服務而不肯繳服務費，缺少“花錢買服務”的主觀意識。按理說，物業公司在收取物業費(綜合服務費)的同時，理應還收取公共設施維修費。但是很多業主不能理解物業公司的收費項目，認為物業費中已經含有了公共設施維修費。所以，要么拒繳、要么投訴，給物業公司維修費的正常收繳工作帶來很大困難。而且在小區房產交付后，常會因其設備設施不完善而需要物業公司對其進行后期物業維修，變相增加了物業公司維修費用。給物業公司的成本控制帶來一定壓力。

(三)當前，物業公司普遍采用按物業面積的實際大小收取物業費，這種方法已被人們接受和認可。然而，看似公平的方法背后實則顯示著不公平。因為房屋面積大的住戶不一定在同等時間里產生的垃圾比面積小的住戶多；面積小而人口多的住戶單元對環境和治安的影響不一定比面積大的住戶小，甚至會遠遠大于面積大的住戶。另外，多數業主拖欠或拒繳物業費，是主觀認為物業公司管理不完善，懷疑業主繳納的物業費被上級挪用和暗箱操作，而非用在了物業管理上。面對業主的質疑，物業公司有苦難言。因為一天掃一遍地和掃三遍地，在保潔的效果上可能差別不大，但是人工耗費卻有很大不同。同樣，在保安的選擇上，退休下崗職工和通過專業訓練而培養的物業專門管理人員的人工成本也有很大不同。目前，物業管理究竟價值多少，一直是物業公司和業主矛盾產生的焦點。

三、提高我國物業公司內部控制水平的對策

(一)改善用人機制，提高人員管理水平新世紀下，人才的重要性不言而喻。高素質、高水平的專業人才對物業公司的生存和發展至關重要。在激烈的市場競爭中，誰擁有了高素質物業管理人才，誰就掌握了市場的主動權。對此，筆者認為，物業公司要在原來的基礎上改善用人機制，采取多種形式和渠道引進和培養專業物業管理人才，尤其是要加大知識型和創新型人才的培養與使用。逐漸把“投資于人”作為物業公司一個重要戰略導向。在人才培養中，可以借鑒國外“物業管理師”的考核和培養辦法以及其他服務性行業對行業內從業人員的考評方法，改善用人機制。其次，還可以通過崗位培訓、素質教育等形式，提高物業公司管理人員的服務意識和專業水平。培訓教育的內容可以包括物業管理法律法規、日常業務知識、設備維護基本知識(包含弱電設備維護、電梯水泵維護等)、保潔基礎等操作技能培訓。此外，如果行業內出臺了某項新的法規和政策，物業公司要及時對員工進行培訓，爭取全面造就優秀的物業公司管理隊伍，以較高的管理水平增強物業公司市場競爭力。

(二)實施財務監控專職收款員應將物業費及時、足額上繳。但是，僅憑收款員的自我約束還是無法從根本上避免其拖繳和挪用的現象。對此，筆者認為可以利用財務監控的手段。具體監控方式主要有三種：首先，及時登記和核對收款員領用的款項收費收據，實行“限領催繳”。尤其要加重審核做廢收據。其次，收款員在收取物業費時，要在收據和記賬聯上蓋人名章和收款專用章，以及注明收費13期。當日結束，收款員要對一天內收到的現金進行匯算清繳，送存銀行。對于交通不便或者晚上收取的物業費，可延遲至第二日。再者，收款員要定期將收費記賬聯和銀行存款單統一交公司財務部，財務人員要對此進行審核、蓋章和簽收。完畢之后出具收據等書面證明交由收款員。

(三)加強風險監控和評估，將風險控制作為內控機制的關鍵性環節無論任何企業，都會面臨內部風險和外部風險，物業公司也不例外。若要降低風險的發生頻率，需要加強對風險的監控和評估。通過恰當的風險評估和監測，探尋風險預防方法和應對措施，以降低風險的發生頻率。當前。物業公司在我國正處于一個競爭比較充分的時期。在這個時期中，風險評估和監控不能有絲毫放松和懈怠。作為企業內部控制機制的核心，風險控制的重要性不言而喻。在當前，物業公司的內控機制應圍繞風險控制進行設計，有的放矢。物業公司內控機制應在五要素(控制環境、控制活動、風險評估、監督、信息與溝通)的基礎上設計風險評估和監控環節。筆者認為，該環節的設定可以分為四個方面：目標設定；事項識別；風險反映；風險評估。與此同時，通過設計風險評估和監控環節，能夠使物業公司將資源合理用于高風險領域。不但能夠評判公司內部控制機制的健全與否，而且還能夠基于成本效益原則，為公司節約成本。

(四)嚴格監督，保證服務質量對物業公司來說，嚴格監督是提升其服務質量的一項必要手段。對此，筆者認為，物業公司可以設立專門的“服務質量監督部門”，嚴格監督物業公司相關人員的服務質量。具體監督可以采取定期和不定期兩種檢查方式，或者依照時間把檢查工作按日、周、月進行分類。可以設定日檢查由部門主管負責；周檢查和月檢查，可由物業公司的主要管理人員采取不定期抽查的方式進行服務監督。這種做法，可以有效保證物業公司擁有一個較高的服務質量和服務水準。當然，該目標的實現也離不開物業公司主要管理人員的高責任心和認真負責的態度。