物業管理企業內部控制分析

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摘要：物業行業近幾年得到了迅猛發展，但是相比于西方國家我國物業行業還處于初級發展階段，所以行業內物業管理服務質量良莠不齊，發展規模較大、服務水平較高的物業公司比較稀少，市場兩極分化嚴重。而內部控制是制約物業公司發展壯大的重要因素，加強內部控制效果，能夠幫助公司控制企業成本，完善物業管理機制，實現對服務流程和制度的有效監督，對公司發展建設是非常有利的。

關鍵詞：物業企業；管理服務質量；內部控制；探究

縱觀物業行業近幾年的發展，多數中小型的物業企業的物業管理服務在成本和效益方面存在不均衡的問題，歸其最根本的原因是多數中小型物業企業對于內部控制體系的建設不夠重視，沒有發現內部控制對于盈利空間的增長，提高核心競爭力的重大價值。

一、內部控制內涵及意義概述

（一）內部控制定義與目標。內部控制指的是企業或者組織機構通過以業務為核心，構建能夠起到相互制約作用的清晰職責分工制度以及完善的業務組織形式，旨在能夠確保內部數據信息的完整性和真實性，基于戰略目標建立有效的監督機制。物業企業因為是將服務客戶作為業務指標，因此容易產生物業管理費用過大的問題，因此多數物業企業需要基于成本效益最小化和最大化原則，將控制物業管理費用作為總目標[1]。而將總體目標進行細化，就可以細分為以下8點：①財務部門與業務部門的工作職權相獨立，卻又相互為平行部門，同時財務部門的工作規范應當嚴格遵守我國《會計法》等政策和公司內部財務制度的規定進行。②采購業務要統一由采購部門進行負責，不應當由其他部門進行兼辦，而且采購申請和審批程序要制定清晰和嚴謹。③對于企業內部各項費用開支要進行預算管理，根據具體使用需求來制定科學的預算控制目標。④由單位總經理統一審批超額的費用支出申報。⑤對于業務成本進行預算管理，設置上限額度標準，留有控制空間。⑥對庫存的各項物資首先要進行倉庫核算，然后再交由會計核算，嚴格遵守賬實相符的原則。對于入庫手續應當要建立嚴格的驗收制度，出庫手續要建立嚴格的審批制度。⑦內部監督機制要貫穿到業務決策與執行的全過程中，對于舞弊弄私、制度漏洞等問題進行及時的舉報和報告提交。⑧要定期盤點各項物資和現金資產，建立嚴格執行程序、審批程序[2]。（二）內部控制五要素。1.內部環境。內部環境是整個內部控制執行的重要基礎，內部環境包括企業文化、企業戰略規劃、企業管理理念、管理制度、薪酬福利待遇等。2.風險評估。內部控制的風險評估指的是對內控過程中存在的一切風險進行識別和分析，提前為企業預防和有效規避可能發生的風險，為企業減少可以避免的損失。風險評估工作主要涵蓋了按照實際情況制定內控目標、識別以及分析風險，并為企業管理者提供應對的策略參考。3.控制活動。控制活動就是指以保證內控目標為任務來對具體的業務流程與處理采取風險控制手段的工作。4.信息與溝通。隨著企業壯大，業務信息和財務信息也會隨之而增加，因此內控還要保證各部門之間的信息數據得以無阻礙流通與傳遞，從而讓各項決策得以及時制定，公司內部問題得以有效解決。5.內部監督。作為保障內部控制效果的重要環節，內控監督機制必須將動態化和全程化貫穿到內控目標與制度制定到內控執行過程中，并且要根據企業內外部情況以及生產經營狀況進行及時的調節，從而得以推動內控執行工作的有序進行。

二、物業管理企業內部控制體系建設現狀分析

（一）物業管理企業基本情況介紹。本文以云南保利物業服務管理有限公司為例，該公司隸屬于中國保利置業集團，在2008年成立，距今已有12年的發展歷史，是西南地區發展規模較大的物業管理企業。（二）物業管理企業內部控制建設問題分析。1.內控環境不扎實。首先該物業管理公司更加側重于業務的開拓，在內控方面的投入比較低，企業內控理念還不太成熟，沒有有效的和公司戰略規劃深度結合起來。對于內控指標的績效考核體系沒有建立起來，因此無法調動員工執行內控的積極性，從而致使內控制度執行不到位。同時，該公司內部控制的組織架構沒有建立起來，員工代表占比較低，同時公司對于員工內控意識的培訓較為欠缺，導致全員對于內控執行工作不配合等問題出現。2.風險評估實效性不強。雖然該公司已經建立起較為成熟的內控制度，但是其中比較突出的問題就是風險評估的能力不強，也就是風險評估所起到的實效價值對公司幫助不大。并且全員對于風險評估的認識還不到位，這也是企業沒有加強風險防控相關理念的宣傳所導致的問題。還有就是風險評估欠缺指向性和針對性，風險識別目標錯位，風險評估技術手段欠缺，都是導致出現問題的重要影響因素。3.內部控制流程與內控目標相脫節。該公司內部控制流程還不夠完善和規范，存在著內控安全以及管理體系之間的相交性問題，控制有效性不強。其次就是內控流程設計方面不夠科學，甚至只考慮公司利益，而忽略了客戶的利益，從而降低了客戶滿意度，而員工滿意度也隨之下降，影響了其他方面的流程管理[3]。這主要原因在于內控部門沒有真正了解公司戰略發展規劃和內控目標的需要，從而使得內控流程和內控目標相分離，從而喪失了一定的指向性和針對性，反而得到了負面的效果。4.內控信息溝通與交流阻塞。內控信息溝通交流阻塞問題表現在物業管理公司在設置信息系統訪問權限上欠缺合理性和實際性，影響了內部各部門之間有效的信息渠道的建設，物業管理各項業務的簽批工作都已經從以往手工形式轉變過來了，但是卻仍然因為出于系統安全性的考慮而隨意堵塞各部門信息溝通交流的渠道，這非常不利于內控機制、預算編制等管理手段的開展。

三、物業管理企業加強內部控制建設的改善途徑探究

（一）改善內控環境，增強內控意識。物業管理公司要提供一個優良的內控環境來支持內控執行和監督工作的開展，同時物業管理公司的業務核心對象是客戶，因此要結合市場上的服務對象制定相應的服務管理相關的業務制度和流程，一切以提高客戶滿意度為業務開展宗旨。同時還要處理好與其他服務企業的關系，贏取服務對象的信任度。在服務管理制度中還要涉及服務對象安保、人身財產安全等服務事項，不斷推動服務標準的完善。這樣外部環境對于內部環境的建設就起到一個良好的督促作用，要想提供高標準的服務，而又不想在成本費用方面超支，造成巨大的財務風險，又同時想獲得豐厚的利潤，就只能加速推動內控環境的建設。在此影響下，物業管理企業首先要強化全員的內控意識，定期分別組織高層管理人員、中層管理人員和基層員工進行不同程度的內控理念和手段的學習，并將內控指標達成納入績效體系，以此來調動全員執行內控制度的積極性。同時，要優化內控組織架構，更新內控理念，設置專門的內控部門與監督部門來全權負責管理，提高內控執行效率。另外還要組建各部門之間的信息交流平臺，強化業財融合、管理會計等先進管理理念，完善內控機制的建設，從而起到優化內控環境的目的[4]。（二）建立內控審計監督體系，強化內控風險評估效果。要保證內控審計部門的獨立性，保證內部審計職能的充分發揮，提高對內控執行效果的監督力度，避免受到利益牽扯和人為因素的干擾，從而保證內部審計監督結果的可靠性和客觀性。同時還要加大內控風險評估的培訓力度，多組織內部審計人員參與公司戰略規劃研究會議，深入理解公司制定的內控目標的指向性，從而對于主要風險加強識別和分析。在培訓中，可以更新內部審計人員對于內控風險識別與評估的理念，提高內控風險評估的技術手段。同時公司還要建立風險預警系統，將有風險的財務數據信息及時的識別出來，一方面提高風險識別的準確性，另一方面也可以減少審計人員的工作強度。最后就是要提升各部門風險防控意識，做到賬實相符，嚴格記賬制度，降低數據的不真實性和不完整性。（三）優化內部控制流程內部控制流程要在建立公司戰略發展規劃和內控目標。上進行細化和規范，對于各項業務操作流程要明確和規范，權責到人，建立責任追查機制，并與績效考核相掛鉤，為內控活動開展提供全員的支持。對于內部資源要做到有效地整合與優化配置，降低不必要開支的費用成本，提高資金使用效率，提升資金利用的創造價值。同時要建立科學的績效考核機制，將內控活動所考核的內容細化到各個部門中，根據考核指標和工作內容性質設計平衡計分卡，完善績效考核流程，突出人性化、統一化和規范化的內控管理優勢。（四）建立內部信息溝通渠道首先要科學設置內部信息系統的權限，加大各部門之間的業務與財務數據的傳遞，便于政策、指令的下達，讓信息傳遞互通有無。其次，要建立信息反饋平臺，讓所有部門都能夠通過這個平臺提出合理的建議和需求，直接上傳到高層管理部門中，從而得到有效地解決。最后就是要注意對信息系統的定期維護，提高信息系統的安全系數。還要輸送優秀的信息技術人才進入各個部門，實現公司內部全面信息化建設，打破一切阻滯信息傳遞的因素。

四、結語

通過整合內部資源進行自我約束、戰略規劃、監督評價和成本控制等系統性的控制活動，內控的主要目標是保證公司內部的資產數據的準確性和可靠性，從而為公司各項經營戰略目標的制定提供可靠依據，并且通過完善的制度和有效的監督手段來確保戰略目標的最終達成。

參考文獻：

[1]高明玉.淺談物業管理企業加強內部控制策略[J].經營管理者,2019(12):82-83.

[2]孫巍.物業管理企業加強內部控制的探討[J].經濟師,2019(11):279+281.

[3]孫新華.加強物業管理企業財務內部控制的思考[J].納稅,2019,13(21):99+102.

[4]許慧靈.物業管理企業財務內部控制分析[J].管理觀察,2019(11):16-18.

作者:王春秀 單位:云南保利物業服務管理有限公司