剖析項目實行成本管理信息化的作用

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摘要：隨著工程量清單計價規范的實行，中標后控制工程成本是實現利潤的重要手段。本文介紹了項目成本管理的基本組成及其特點，同時說明了項目實行成本管理信息化的作用。

隨著《建設工程工程量清單計價規范》GB5050022003于2003年7月1日正式在全國范圍內實行，越來越多的建筑企業感到市場競爭的壓力。根據廣東清單試點的經驗，工程造價比定額方式降低10%～15%，這使得利潤空間明顯減少。在這種形勢下，如何在中標后嚴格控制工程成本，使期望利潤成為現實?筆者認為應該從兩方面入手(見圖1)：

(1)認識成本管理的客觀規律，形成符合項目部狀況的管理流程、工作流程。規范實際工作，從而加強過程控制，保證目標成本的實現。

(2)加強項目成本管理信息化建設。由于成本管理要想達到效果，就要細化管理，解決部門間信息溝通的障礙，使成本信息快速反映出來，這些只有靠信息化的手段才能實現。

1項目成本管理的基本認識

1.1合同管理

建造合同在施工管理過程中將起到越來越重要的作用，將有更多的費用問題要依據合同確認，而不是依據預算來確認，合同的主要作用將在以下幾方面更加突出：

①工程量核定方式；

②工程款支付方式；

③違約責任及索賠規定。

因此，項目部必須認真研究建造合同的各項條款。分包合同、采購合同、加工合同、租賃合同等項目涉及到的所有合同，隨著施工建造的市場化、規范化、規模化也都將起到越來越重要的約束作用，這種約束對甲、乙方都有強制作用。因此，對于施工單位、施工項目部來講，認真、及時、全面、專業地加強合同管理將成為必然趨勢。要做到這一點，應該采取如下措施：

(1)加強過程監督，分清合同條款制約因素(時間、工程量、工程款、加工量、采購量、采購單價等)，建立報警、預警機制。

(2)分清合同種類，不僅管理乙方合同(建造合同)，同時管理甲方合同(分包合同、采購合同、加工合同、租賃合同)，實現全面合同管理。設置專人甚至聘用專業人員監督管理，在合同簽訂或工程承包前審定合同，把握條款可能帶來的風險和機會，在施工過程中定期檢查合同執行情況，及時發現問題，防止自身違約情況發生，同時及時發現甲方違約情況，提示項目決策人向甲方索賠的機會。

1.2進度管理

進度管理涉及到工期、工程收入和資源消耗。進度管理主要包括進度計劃、計劃執行、進度統計、進度跟蹤、計劃調整幾個環節，進度計劃是龍頭，必須先行和及時調整，它也是其他計劃編制的依據。原則上進度計劃應該由技術人員和工長共同編制，因為編制進度計劃要考慮施工方案、施工隊施工能力、機械能力、天氣因素等。施工方案是技術人員本著合理、可行、節約的原則編制的，進度統計是預算統計和計劃成本統計的前提，是實際成本消耗和實際成本預測統計的前提。

1.3技術管理

技術人員在整個項目成本管理中起著舉足輕重的作用，施工方案、材料消耗計劃、機械使用計劃等技術工作的結果，直接影響著項目的成本消耗，而且其損失影響很難在其他環節彌補。技術管理的消耗控制作用主要有3個方面：鋼筋耗量的控制作用、周轉料用量的控制作用、大型機械的使用方案等，這也是技術與其他管理之間的交圈工作和崗位職責。

1.4預算管理

預算管理要細化。合同預算、施工預算都應分解到分部分項上，這樣才能和實際成本數據進行對比分析。

1.5分包管理

工程分包包括3種情況：

①專業工程分包；

②人工為主的施工分包；

③甲方指定分包。不管哪一種分包形式，項目部都應該以合同的方式確立雙方的關系，明確分包范圍和責任。同時，將分包工程項或費用項分解到分部分項的節點上分為分包工程量統計和費用統計提供依據。

1.6材料管理

材料成本占工程成本很大的比重，所以材料管理是成本管理的重點。材料管理的特征如下：

(1)管理工作繁雜材料種類繁多，從使用和管理有一般消耗材料、周轉材料、低值易耗品、勞保用品等，它們的使用特征、管理特征既相同又存在很大區別。如：對于周轉材料又要區別自有周轉材料和租賃周轉材料，分別處理使用費用。因此管理流程不同，使用單據較多，管理工作繁雜?，F代施工講究減少庫存甚至實行零庫存原則，尤其城區施工場地較小，沒有足夠場地建立倉庫，因此材料管理是經常性、重復性較多的工作，也就是說材料管理工作量較大。

(2)工作比較細致材料管理量化要求較強，量差分析、價差分析、成本分析，材料管理記錄(入庫單、出庫單等)中材料量、單價、金額等都要求記錄準確的數據，材料匯總統計分析等也要求詳細準確的數據，相對質量管理、安全管理等要求量化比較強，工作也比較細致。

(3)材料采購結算與成本核算分離，采購結算不計入成本，材料領用才進入成本。根據材料管理的不同特點，將材料管理分為：消耗材料管理(包括一般消耗材料、商品混凝土、低值易耗品和加工半成品的管理)，周圍材料的管理(包括自有周轉材料和租賃周轉材料的管理)。

材料成本管理應該重點做好以下幾項工作：

(1)突出重點、全面細化，重點突出大宗材料的管理流程設計，如：突出了鋼材出入庫管理、商品混凝土管理、鋼筋加工管理、木材和竹膠板的管理、鋼模和架子管的管理等，全面細化考慮了低值易耗品、辦公用品的處理方案，以及材料運雜費單獨結算等問題。

(2)消耗材料以出庫計入成本，并且與財務不同的是出庫立即計入成本，因此可以形成動態成本。

(3)建立了入庫價格控制機制。

(4)消耗材料按部位實施限額領料控制。

1.7機械管理

有機械管理和機械消耗材料的管理(包括機械配件和燃油、機油等)兩方面管理，機械管理分自有機械和租賃機械兩方面的管理，對于租賃機械要著重考慮使用計量方式和費用結算方式對管理的影響。

機械管理的主要工作有：

(1)根據施工方案和機械使用計劃，核算采購成本降低價值，同時考慮資金周轉能力，確定是否采購機械。

(2)確定采購機械和租賃機械后，按各自管理流程實施規范化管理。

(3)建立機械配件和耗材的管理流程，并納入規范化管理。

(4)分包單位使用機械的扣款查詢，對于分包單位借用項目機械問題，應確定分包范圍是否包括機械借用，對于已經在分包范圍內的機械使用應做相應扣款。

1.8成本會計管理

(1)根據公司有關規定，擴充建立項目費用科目，作為項目收入和成本對比盈虧的核算基準，科目的建立應有足夠的細度，以保證在成本分析時能夠直觀反映項目盈虧點所在，并完成以下工作：

①協助預算人員完成中標預算和施工預算的科目掛接，形成費用科目下的預算收入；

②收集分包合同、材料消耗計劃、周轉料使用計劃、機械使用計劃和其他費用計劃等，并做科目掛接，形成費用科目下的計劃成本；

③審核分包、材料、機械各部門有關費用單據的科目掛接，形成實際成本和收支帳。

(2)完成其他業務部門沒有處理的費用管理，具體如下：

①編制其他業務部門沒有編制的費用計劃；

②處理諸如工資、獎金、差旅費、招待費等，其他業務部門沒有處理的費用單據；

③將上述費用單據做科目掛接，形成實際成本和收支帳。

(3)整理和管理項目收支帳目，為項目經理提供資金周轉情況，并依據經理批示支付有關費用。

2項目成本管理信息化的特點

由于建筑企業的主營業務是工程實體，有其自身的特點：工程的獨特性、施工地點流動性，工程的一次性等，本質上是項目管理。在信息化的過程中，必須具備項目管理的特點。

(1)進度計劃是項目管理的基礎。進度計劃是在工程分部分項的基礎上，細化工作項目，同時給每個工作項賦予時間參數。那么進度計劃實際上就把工程實體從空間和時間上詳細分解成了可以考量的節點，消耗性材料可以針對節點進行控制，比如事前針對某節點制定消耗材料的使用量，在材料出庫時指定節點，同時計劃使用量自動調出，則可以進行限額領料；機械和周轉材料等則跟進度計劃中的時間參數聯系在一起，用進度計劃的時間控制進出場時間。

(2)項目的獨立核算。由于項目的一次性和獨立性，要求項目核算要及時，同時核算的范圍僅限于該項目。

(3)采購管理的重要性。由于開始時，收入基本是確定的，在項目成本管理中，支出直接來自采購，包括材料采購、機械采購和租賃、勞務分包、專業分包。在項目管理中，人、材、機的消耗量靠現場管理控制，采購管理就是對單價的控制，單價控制的好壞將直接影響施工成本。

(4)及時的盈虧分析。雖然，在項目開始時，總的收入基本確定，但那也是預期的收入，實際的收入會隨進度而變化。同時，由于成本也是動態變化的，那么及時盈虧分析對于項目部管理層及時決策，顯得極為重要。

(5)及時的成本信息查詢。成本信息必須及時反映。由于項目成本不總是按照事先預定的軌跡變化，總是和計劃有差異，那么及時掌握項目成本就具有了重要意義，階段性的成本匯集都會使成本控制滯后，成本匯集的時間越長，實際成本變化帶來的損失會越大。

3項目成本管理信息化的幾個作用

3.1資源的優化

在項目施工前，公司和項目部應根據施工方案和進度計劃對工程應該使用的資源作統一部署。由于資源和施工方案密切相關，這就使資源優化的工作可以交給計算機處理，優化結果更具說服力。在施工過程中，需要對資源總體控制才能使資源的使用均衡。

如對于生產部門會提出材料的使用計劃，材料部門如果按照使用計劃采購，結果會出現：

①使用量小采購成本高；

②采購不能及時到位；

③采購到位，但是使用計劃調整；

④庫存已經很高，還繼續采購。這時，采購部門應該充分考慮使用計劃、現有庫存量、安全庫存量、材料采購在途量、采購經濟批量等多方面因素制定采購計劃，在保證生產部門使用的前提下降低采購成本和庫存成本。

3.2統計及時準確

一個施工現場，工程材料繁雜，機械種類眾多。項目部一方面要掌握材料耗量情況和機械使用狀況，一方面要掌握各種結算信息。軟件的應用將使這些資料的搜集簡單、及時、準確。

3.3業務處理規范

由于信息化建設使項目部工作都納入到統一的信息化平臺上，工作按照平臺上的流程進行，工作過程透明、工作結果清晰明了，使管理的過程控制成為可能。

3.4決策依據充分科學

工程成本信息通過信息化的手段及時準確地采集，管理者可以根據不同的角度進行統計分析判斷。這種判斷基于事實和詳細的數據，判斷結果具有說服力。同時，施工中發生的問題會展現在管理者眼前，通過系統對問題能一查到底，迅速找到問題的源頭，這就使管理者能夠依靠基本的事實進行決策。