基于SAP實施項目管理信息化探索

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摘要：以企業項目管理存在的問題出發，通過需求分析、平臺選擇、藍圖確定、系統實現、實施改善階段，實現項目計劃的共享和分級管理，計劃超期預警，項目異常和風險的在線管理及項目驅動生產等功能，實現項目管理升級。

關鍵詞：項目管理；信息化探索；SAP

1項目需求識別

企業項目管理面臨的主要問題：（1）項目計劃管理亟待升級。目前目管理模式為偏弱矩陣，項目的執行需要各個部門的支撐。而基于單機版的project計劃管理，較難實現計劃實時共享和自主報工。職能部門領導和其它員工容易游離在項目以外，項目計劃對部門工作安排指導性不足。（2）項目異常管理效率需提升。項目的風險未識別或未得到有效控制，則成為項目異常。項目異常是影響項目目標實現的主要因素。企業項目異常解決主要依靠線下依靠職能關系溝通，效率低下，平均處置時間為5天。有效提升項目異常解決的效率，則會更容易達成項目目標。（3）項目管理經驗知識管理需加強。項目管理具備一重要：將項目過程中的經驗進行總結分析形成項目經驗庫，供職能部門和后續項目參考學習，從而在企業內部形成自我學習，自我改善的良性循環，促進企業管理能力持續提升。而目前項目異常、項目風險、項目質量管理等經驗數據均在項目組進行流轉，很多信息未形成記錄和留存。（4）基于全生命周期的項目管理需要信息系統的支持。ISO/TS22163國際鐵路行業標準要求實行全生命周期的項目管理，而基于全生命周期的項目管理涉及公司內部多個部門，受限于管理方式不同，較難統一管理標準?；谝陨蠁栴}，明確企業的信息化核心需求為：實現項目全生命周期的內容的在線管理，統一管理方式；實現項目進度進化的分級編制、在線管理，實現項目計劃的提醒、逐級預警功能，實現項目計劃完成報工的在線操作；實現項目異常的在線處置，實現項目異常、風險、質量相關數據的在線管理。

2選定信息化平臺

基于核心需求，選擇合適的信息化平臺，主要考慮因素為：（1）與業務系統深度融合。由于項目管理是貫穿于產品實現全業務過程的，在弱矩陣的管理模式下項目管理必須深度融合于業務才能發揮效用。故信息化平臺選定的第一要素是要能夠與公司ERP系統、PDM系統進行深度結合的平臺。（2）需在軌道交通行業有較多成功運行經驗。在軌道交通行業，主機公司推行訂單項目較早，信息化方面也有經驗，所以考慮到行業特性和與客戶的管理對接，考慮選擇在行業內有較好口碑的信息化平臺。綜合以上兩點考慮，決定選擇公司ERP平臺的sap的PS管理模塊。

3信息化藍圖繪制

3.1明確全生命周期項目的管理范圍。根據核心需求，需要實現全生命周期的項目管理，實現訂單項目與科研項目口徑一致。（1）明確項目定義。項目定義是在系統中代表項目的唯一編碼。項目定義按照承制單位、產品板塊分類、產品類型、流水碼構成，實現了同一項目訂單項目與科研項目在系統中使用同一編碼。（2）明確項目管理范圍。借鑒行業內先進管理經驗和管理標準要求，增加項目的管理范圍，以項目為主線貫穿產品業務的全過程。覆蓋從商機到交付，由交付到客戶服務的全業務環節；包含與產品項目相關的售前活動、項目管理、研發、工藝、質量、采購、首件試制、試驗驗證、批量生產及售后服務等11個管理模塊的全過程納入項目。（3）規劃不同管理內容的管理方式。由于ERP系統與業務、財務系統集中，所以在藍圖設計時，根據各個管理模塊管理特點不同，確定不同的管理屬性。如：售前、項目管理、批量生產、發運、售后均有成本發生，故其采用功能統計屬性；產品設計、工藝開發、物資采購、質量管理更關注進度，故其模塊，為綜合計劃屬性，而科研試制、小批試制關系到科研費用的預算和控制，所以是計劃元素屬性。確定了不同的屬性，有利于后續相關成本的統計、費用的控制。3.2設計項目計劃分級管控模式。由于矩陣式的項目管理，項目團隊所使用的資源絕大部分來自于部門，項目經理排定的計劃需要更為細化的分項計劃的支撐，故明確了項目計劃分級管控的模式。即項目經理編制總體計劃、分專項主管代表部門編制分項計劃。分項計劃要滿足總體計劃的要求。為確保兩級計劃編制依據統一，對管理模塊的細分節點進行了細化，上一級為項目經理管控節點，下一級為分專項主管和部門管控節點。通過從上級對下級的控制，確保了兩級計劃的有效串接。對于項目執行，也制定在線報工，分級調整的策略，以實現項目計劃點檢的自主化和計劃的嚴肅性。3.3規劃項目計劃的逐級預警。SAP系統不具備主動提示功能，與公司常用通訊軟件騰訊通（TXT）建立接口，實現訂單項目計劃任務的主動提醒功能。同時，針對工作任務等級不同，超期情況不同等情況，設置不同的分級預警機制。實現了由任務負責人、分專項主管、部門經理、項目經理、部門領導、PMO、公司領導等6級預警等級及對應的機制。3.4設計項目異常的在線處置流程。規劃了項目異常、項目風險在項目管理模塊下進行管理，同時考慮SAP系統的文檔管理和流程功能較弱，于是明確與BPM（流程管理系統）進行串接，以實現在sap系統中發起，BPM系統中處置、記錄。并將計劃反饋至sap中進行預警管理。3.5規劃項目驅動生產。打通項目管理模塊與生產計劃模塊，實現項目驅動生產。特別在科研項目中，通過科研試制模塊下掛物料驅動生產，使科研費用自動歸集。同時，在小批試制里，通過下掛物料驅動生產，為項目組驅動生產帶來便利，也為后續的成本歸集奠定基礎。除以上重點外，對項目結構搭建、項目發運、項目關閉等也進行了藍圖規劃。

4信息化實現及運行優化

在以上藍圖基礎上，以SAP既有模塊為基礎，進行個性化、接口、報表開發。通過單點測試，串接測試等多次，多維度測試，實現系統滿足預期藍圖設計需求。并通過操作手冊編制、上機培訓、考試等方式，實現相關人員掌握系統操作要領，獨立操作。系統上線后，選擇3個項目上線運行，驗證系統實際運行情況。通過驗證，基本實現了預期藍圖的功能，根據使用人提供的意見，對部分預期功能進行了調整，如預期項目全部工作任務上線管理，但由于運行了預警功能，使用人反饋提醒和提示太多，報工任務繁多，無法體現重點。調整為對重點任務、關鍵路徑上的任務、里程碑任務進行上線管理和預警。

5實施效果

（1）實現了全生命周期的項目管理信息化，實現了科研項目與訂單項目的融合管理。為企業后續的管理融合和升級預留空間。（2）實現了項目計劃的在線管理，兼具預警提醒功能，強化了計劃的嚴肅性，提高了項目計劃執行效果。（3）首創項目異常、風險BPM流程與SAP系統融合，實現項目異常、風險過程數據的積累，有利于知識管理。實現了項目驅動生產，提高了項目投產的效率和自主性，有效歸集項目成本。

作者:熊茜 陳寅 單位:中車戚墅堰機車車輛工藝研究所有限公司