高職院校學生信息管理現狀分析

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摘要：在數字化校園的建設中，本科院校由于自身的優勢，發展很快，高職類院校相對落后，由中職院校升格起來的高職院校更是由于起步慢、資源少等，在數字化校園建設方面遠遠跟不上時展的需要。

關鍵詞：高職院校;學生信息管理;現狀

在信息技術高速發展的今天，隨著“移動互聯網、物聯網、大數據、云計算”等新技術的廣泛應用，學校的教學、科研、管理等各個領域迅速加入這個運用大軍之中。在這個過程中，各種各樣的管理模式、應用軟件不斷更新、發展，學校管理進入數字化校園的管理時代。隨著各種應用的不斷延伸，數字化管理模式逐漸被各級各類學校的辦公、教學、科研、人事、財務、實驗、圖書與后勤等管理部門采用。在學校所有這些應用數字化管理模式的部門當中，對于學生信息的管理占據了極其重要的地位，幾乎所有部門都會涉及此類信息。學生信息管理是各級各類學校學生管理的基礎，在整個管理鏈中更是起著至關重要的作用。學生信息管理手段不但反映了管理部門的水平，而且反映了學校的教育教學水平及學校辦學水平。由于各類學校實際情況不同，在數字化校園的建設中，本科院校由于自身的優勢，發展很快，高職類院校普遍落后，由中職院校升格起來的高職院校更是由于起步慢、資源少等，在數字化校園建設方面遠遠跟不上時展的需要。以海南軟件職業技術學院為例，學校由中師類的學校升格為高職院校后，加大數字化校園建設力度，在教學、科研、學生信息管理方面利用學校的專業優勢，開發適應本校實際情況的應用軟件。但面對生存與發展，亟待投入的方面更是多之又多，數字化校園的全面建設，面臨的問題非常多。下面以海南軟件職業技術學院為例，談談高職院校學生信息管理的現狀。

一、系統使用率不高，更新慢

學院一直很重視現代化管理手段的應用，在學生學業成績管理方面，早在二十世紀九十年代就購置了成績管理系統，而其他方面由于沒有相應的應用軟件，一直沿用最原始的人工管理。直到二十一世紀初，各種應用軟件逐漸面世，教務管理系統的使用，使學生信息管理除了成績管理外，增加了學生基本信息、學籍管理、教學管理、教材管理及財務管理等功能，卻因為系統的運行跟學校管理的模式與各項工作流程不符而難以應用，數據格式與各部門使用系統的數據格式不同而難以實現對接，若要運用，則必須重新錄入，為了避免重復操作，不選擇使用該功能。如畢業資格審核需要對學生的繳費情況進行審核，學生的繳費情況由財務部門提供，財務部門提供的數據是使用專業的財務處理系統，其統計的數據不能直接被教務系統讀取，必須將數據導出后再重新錄入，無形中增加相關部門的工作量，在進行畢業資格審核時不采用系統進行審核而改為其他形式。由于運用不多甚至不用，對相關系統需求不迫切，更新慢甚至停滯不前。

二、生源情況復雜多樣，信息容易混淆

招生途徑多樣與多種學制并存，使學生信息管理更加復雜。目前，高職院校招生途徑主要有中招、高招、單獨招生、3＋2試點等，學制主要有五年一貫制、三年制、兩年制、3＋2試點、3＋2銜接等，而單獨招生和3＋2試點招生的學生信息管理尤為復雜。以單獨招生為例，學生分別來自普通高中、職業高中和中職學校，學制有2年，也有3年，為了方便教學，加上招生計劃的限制，常常會把幾類的學生編在同一個班級進行管理，這就給學生信息管理增加了難度和強度，使得不同部門在進行匯總時因分不清楚學生的情況，得出不一樣的結果。如在進行在校生數據統計時，學生處是根據專業班級進行統計，教務處根據學籍情況來統計，其結果自然不一樣，學生管理部門在整理學生材料時，這種情況給整理工作帶來一些困擾。

三、數據格式不統一，產生信息不一致

目前學生的基本信息主要是招生部門提供錄取信息，然后分別由學生處、教務處分別進行收集補充，學生的獎罰信息由學生處產生，學籍異動的第一級管理在學生處產生，然后由教務處負責在教務系統進行標注，學生繳費情況由財務處進行統計。這三個部門使用的系統都是根據各自的需求而配置，三者之間尚未建立連接，所有信息都是由各自部門各自錄入的，或者需要到相關部門拷貝初始數據進行處理后導入系統，而后期所產生的數據變化則需要各部門隨時收集并進行錄入。由于各部門收集的途徑不同，時間不同，數據格式也是根據本部門的需要進行處理的，因此提供給學校的數據不一致，致使學院拿不到統一的、權威的數據。

四、管理流程缺少有效連接，信息處理不及時

在管理過程中，由于各級管理部門會根據各自的情況制定不同的管理制度，跨部門使用數據必須找到相應的管理人員才能獲得相關數據，同時管理流程之間反饋機制不夠完善，管理平臺沒有進行有效的對接，造成某些流程有沒有走完，主管部門難以了解和監督。如學生辦理退學手續，根據管理流程，學生的退學申請在經所在部門、學生處、教務處、主管院長審批通過后，交回學籍部門進行登記處理后，再通知到學生所在部門、學生處、財務處。而在這一過程中，一旦某個環節沒有通知到位，可能出學生所在部門、學生處將該生標注為退學，學籍部門因沒有收到退學申請表沒有進行退學處理，教務系統中該生卻是注冊狀態，教師在進行成績登記時要錄入考核成績，甚至是進行畢業資格審核時，把已經退學的學生納入審核名單；財務處因沒有收到退學申請表，在統計學生欠費時仍有該生名單，等等，致使產生因信息不一致而需要反復重新核查的情況，不但增加各部門人員的勞動量，而且影響了工作效率，損害了學生的利益。

五、信息使用率的提高使信息管理工作更加復雜

學生信息包含學生基本信息、學籍學歷、課程、成績等，使用學生信息的部門涵蓋了全校行政、教學、科研、人事、財務、實驗、圖書、后勤等各個部門，在處理本部門的各項事務中，各個部門都根據自己的業務需要選擇相應的應用系統。為了維護本部門系統的正常運行，各部門需要根據系統數據格式錄入基本數據。以學生基本信息為例，教務系統、學工系統、財務系統、圖書館系統、一卡通系統等系統都在使用，并且要根據部門需要進行維護，其原始數據分別從招生處、學工處、教務處收集，來源不同，格式不一，使用部門需要對這些數據進行格式處理才能導入系統，或者重新逐一錄入。這樣就產生了一些重復的錄入，也同時增加了數據不一致的可能性。再者，學生基本信息來自不同部門、不同系統，學生從入學至離校，期間各個系統都在不斷補充、更新學生的基本信息，這些變化使要獲得一份準確的學生信息變得更加復雜。換言之，一份完整的學生信息，需要多個部門共同維護才能保證其完整性，如果沒有確定一個權威的來源，則很難保證數據的完整、準確。對學生信息的主要管理部門來講，給全校各個部門提供數據也是一項非常繁雜的事情，因為各部門要求、數據格式不同，學校行政、科研、人事部門需要的是統計數據，財務、后勤部門除了統計數據外，還需要每個學生的信息，教學、圖書館只需要學生的基本信息。出于信息安全考慮，主管學生信息部門不能將學生全面信息全部提供給使用部門，必須對數據進行整理才能提供給使用部門。這種反反復復的操作，大大增加部門工作人員的勞動量，也使部門工作人員的工作更加復雜化。

六、信息使用的需求使學生信息安全管理工作存在隱患

隨著信息的使用率不斷提高，范圍不斷延伸，學生信息安全問題存在一些隱患。首先，從使用過程來說，學生信息在全校各部門之間的交叉傳輸、反復整合，很容易出現信息丟失和泄漏的情況。其次，信息的傳輸渠道存在一些安全隱患，有時為了方便，操作者會將信息保存在U盤里，U盤一旦丟失或損害，所有數據將無法找回。另外，使用者的工作習慣及安全防范意識也會影響信息的安全問題，筆者發現，在信息收集與整合過程中，為了操作方便，將相關信息隨便放置在電腦桌面上的情況并不少見。

根據學生信息管理的現狀，要使更多的部門更充分地使用已有的數據資源，減少資料收集、數據采集等重復勞動，就要實現信息共享。實現信息共享，需要有平臺支撐，開發和完善數據共享平臺系統，建設數據共享資源體系，推進數據的共享和綜合開發利用，實現學校各部門信息數據共享和互聯互通，使各個部門都能查看和使用準確、統一、及時更新的標準數據，使數據共享平臺成為學校建設的支撐和服務平臺，并為后續系統的建設提供標準的數據接口，數字化校園的建設是擺在所有學校面前最迫切的任務之一。

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作者:史君萍 單位:海南軟件職業技術學院