醫院人事檔案信息化管理的問題及對策

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醫院人事檔案是醫院員工在人事相關活動中形成的，記述和反映醫院員工的經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備醫院考察的文件材料。記錄反映員工的學歷學位、專業技術職務、考核考察、進修培訓、家庭關系、思想品德、表彰處分等方面的基本信息。醫院人事檔案管理為人才選拔任用、職稱晉升、考核評優等工作提供依據。隨著我國醫療衛生體制改革不斷深入，醫院人事檔案管理工作面臨著新的機遇與挑戰。為充分利用醫院人事檔案中的信息資源，促進醫院管理標準化建設，需開發應用一套滿足實際工作需要的人事檔案管理信息系統。

一、當前醫院人事檔案信息化管理存在的主要問題

（一）重視程度不夠。醫院領導層對人事檔案管理工作不重視，認為人事檔案管理在醫療核心工作中起到間接輔助作用，不能直接為醫院創造經濟財富和社會效益；還有的領導甚至認為人事檔案管理工作僅僅是人事部門的事情，因而沒有加以重視，也沒有在人力、物力、財力等方面對人事檔案管理加大投入，致使人事檔案管理長期處于維持現狀和被動應付的狀況，醫院人事檔案信息化建設也就無從談起。（二）基礎設施建設落后。目前許多醫院的人事檔案基礎設施建設落后，還停留在紙質檔案階段，人事檔案信息化程度不高，未能將現代化信息技術手段全面引入醫院人事檔案管理工作。（三）管理不規范。傳統的醫院人事檔案管理方法局限于保管保存功能，利用率不高，實際工作中方法單一致使效率低下，現代化管理手段沒有充分應用到人事檔案管理工作中，明顯滯后于醫院各項工作的快速發展。隨著人事制度改革的不斷深入，檔案材料的收集、保管、利用以及檔案業務的范圍也發生了變化，部分舊的管理制度不適應社會發展的需求，亟待進一步修訂完善。（四）管理隊伍不專業。檔案管理人員需要具備過硬的政治素質和業務素質，還要具有愛崗敬業的職業素養。在人事檔案管理信息化過程中，檔案管理人員不僅要精通檔案管理專業知識，還要能熟練掌握計算機和網絡應用技能。當前，很多醫院人事檔案管理人員不能完全達到以上工作要求，需要進一步的學習和培訓。

二、做好醫院人事檔案信息化管理的對策

（一）重視醫院人事檔案信息化管理工作。醫院領導及組織人事部門要把人事檔案管理工作放在事關醫院人才隊伍建設全局的高度來對待，加強人事檔案管理基礎設施建設，切實將其納入重要議事日程。應著重加強人事檔案管理工作人員的思想教育，完善醫院的人事檔案工作考核制度，體現多勞多得、優勞優酬，充分調動管檔人員的工作積極性，提高工作效率。（二）提高醫院人事檔案信息化建設投入。醫院提供一定的資金支持，更新硬件設備，如計算機、掃描儀、照相機等；提供技術支持，通過公開招標采構引入專業檔案管理軟件，來提高醫院人事檔案管理的信息化程度。同時加強醫院人事檔案管理安全措施，在軟件應用的基礎上加設防盜系統。（三）做好醫院人事檔案系統維護。主要包括以下方面：1.規范的錄入規則和內容。在原始數據錄入時應該建立統一規范的錄入規則，所采集數據應針對實際工作需求，以免造成浪費，做到有用必錄入，無關少錄入，讓人事檔案管理系統便捷高效，清晰易懂。2.定期的日常維護。建立人事檔案系統不是一件一勞永逸的事情，需要定期進行對于系統數據進行管理維護與更新。只有經常對系統進行維護才能確保醫院人力資源系統的長期長效運用。3.檔案的保存與管理。醫院人事檔案信息化管理是將數據保存在服務器中，同時將數據備份放置硬盤中，以防服務器出現問題。在人事檔案的管理過程中不僅要依靠信息化系統，還要對于原始紙質檔案進行妥善保存。做到實時系統、硬盤備份與原始材料三方的妥善保存與管理，防止各種意外情況的發生。4.落實安全保護措施。在服務器與客戶端之間設置“防火墻”，定期修改服務器密碼，針對相應管理人員的上崗、離崗情況簽訂保密協議，明確管理人員和工作人員申請、變更、注銷權限等。嚴格執行保密規定，加強人事檔案信息安全管理。在日常管理工作中，將人事檔案信息安全納入醫院安全保護管理的范圍。（四）加強信息化管理制度建設。應建立健全人事檔案信息化管理制度，特別是要建立健全醫院人事檔案材料收集、整理、歸檔、保存等相關制度和人事檔案計算機使用管理制度，嚴格落實，加強監管，明確各個崗位的工作范圍及職責，規范檔案管理人員行為。（五）建設一支高素質的檔案管理隊伍。要不斷加強檔案人員的政治素質、業務素質、工作作風等方面建設，通過業務學習、教育培訓、外出進修等方式實現管檔人員的基本理論、業務技能、工作水平的提升，努力建設一支政治強、業務精、作風好的高素質醫院人事檔案管理隊伍。鼓勵檔案管理人員在工作中總結創新工作方法和途徑，促進人事檔案工作的不斷發展。

三、結語

醫院人事檔案管理為醫院人才培養、制定人力資源發展規劃等工作提供了有力的信息支撐，是醫院人力資源管理不可或缺的重要組成部分。新形勢下進行人事檔案管理改革勢在必行，只有加快人事檔案管理信息化建設，才能更好地提高醫院檔案管理工作的效率，才能推進人事檔案管理的科學化和規范化進程。

作者:劉志華 單位:臨沂市精神衛生中心

【參考文獻】

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