高校固定資產信息化管理思考

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摘要:高校現行固定資產管理方式進行剖析，發現存在管理松散，責任缺失、倚重宏觀，忽視微觀、資產實時監控乏力、無法實現資源共享、賬實難以核對等五大弊端，通過分析闡述新建本科院校實行固定資產信息化管理可帶來的四大優勢，提出高校應變革傳統管理方式，推行管理創新，實行固定資產信息化管理。

關鍵詞:新建本科院校；固定資產管理；信息化

人類迄今為止已經歷了六次信息革命，即語言、文字、印刷術、無線電、電視和互聯網，現在正在步入第七次信息革命，即“互聯網＋”。信息革命以其迅雷不及掩耳之勢滲透進各行各業，給各行各業的工作方式帶來了翻天覆地的變化。高校作為培養未來領軍人物的基地，對于社會所發生的變革應具有敏銳的洞察力和感召力，然而信息技術尤其是互聯網在許多高校的固定資產管理領域還尚未被應用，新建本科院校尤如此［1］。新建本科院校由于大多是從專升本或校際合并而來，固定資產管理模式還停留在原來傳統的手工操作或單機版管理模式，工作效率低下［2］。隨著資產規模的迅速擴大，這種管理模式所帶來的各種弊端日益凸顯，固定資產信息化管理模式將現代信息技術嵌入進固定資產管理中，優勢明顯，越來越為高校所推崇備至。

一、固定資產信息化管理的內涵

目前學界關于固定資產信息化管理的內涵研究，觀點大體一致，主要是認為固定資產信息化管理就是通過網絡系統或平臺對固定資產的生命周期進行實時動態管理。如肖喜明、劉輝等認為所謂高校固定資產信息化管理就是重新利用信息化技術管理固定資產，改變傳統固定資產管理使用方式，提高固定資產的利用率等［1］。宋慶寶、張博、張時瑞等認為固定資產信息化管理是計算機及網絡技術的應用，建立固定資產管理信息網絡系統，對固定資產從申請、審批、購置、領取、驗收、使用、調配到報廢等整個周期實行實時控制和動態控制，掌握固定資產的實時動態［2］。范俊麟認為高校固定資產信息化管理就是通過學?，F有的校園網，建立學校統一的資產數據庫，全校數據集中處理，可以很好地避免了信息孤島現象，校內的各個部門均可通過校園網頁查閱全校資產的相關信息［3］。陳文相認為運用先進的信息化管理手段，實現資產管理由傳統方式向信息化轉變，是改進高校固定資產管理方法手段的重要內容［4］。綜上所述，固定資產信息化管理是信息技術與先進管理理念相結合的產物，是現代信息技術在固定資產管理中的運用，通過建立固定資產管理信息網絡系統，對固定資產從申購、建賬、使用、調撥到報廢等整個生命周期進行實時和動態控制的過程。

二、高校固定資產管理的弊病

（一）管理松散，責任缺失

目前在高校中，對于固定資產的管理從上到下都存在著管理意識淡薄、領導不重視的問題，“重錢輕物，重購輕管”的現象普遍存在。二級學院和機關部處的資產管理員基本上是由新進人員擔任或兼任，他們普遍缺乏資產管理的責任意識，對于固定資產管理的規章制度也不甚了解。在管理實踐中，甚至還有些二級資產管理員拒絕辦理固定資產入庫工作，供應商為了迅速回流資金，只能硬著頭皮自己去辦理入庫工作，因不熟悉入庫流程，往往到處碰壁，這在很大程度上也影響了學校的聲譽。

（二）倚重宏觀，忽視微觀

固定資產的宏觀管理是指學校資產管理部門對于固定資產的管理，主要側重于固定資產管理的大局，包括政策制度的制定、對外溝通協調以及對二級學院及機關部處固定資產管理的指導與監督。固定資產的微觀管理是指二級學院及機關部處對于固定資產的管理，包括執行國家、省（市）及學校的相關政策及制度，實施本單位固定資產生命周期管理，接受學校資產管理部門的監督。由于受“重錢輕物，重購輕管”的管理觀念的影響，目前，許多高校對于固定資產的管理還主要停留在宏觀管理層面，微觀管理較少涉及甚至沒有，例如固定資產的建賬入庫工作。許多院校此項工作都是由學校的資產管理員來完成，人員少任務重，工作量之大可見一斑，二級學院及機關部處的資產管理人員基本上沒有真正參與固定資產的管理。這樣的管理方式已經嚴重束縛資產管理工作的開拓性發展，對學校的改革和發展也構成了一個較大的羈絆和束縛。

（三）資產實時監控乏力

在傳統的資產管理方式下，固定資產動態信息的獲取變得困難重重。高校為了獲取固定資產的準確信息，都會定期開展資產清查核查工作，然而當資產核查工作結束后，往往許多資產的信息又發生了變更，由于信息不對稱，學校的資產管理部門就無法實時準確全面地掌握固定資產的動態信息，這使得固定資產清查核查工作變得不具實質意義，固定資產數據的準確性也大打折扣，最終將影響學校的最高決策，不利于學校的建設和發展。

（四）無法實現資源共享

由于互聯網沒有應用在固定資產管理領域，固定資產數據無法實現資源共享。上至學校的決策層，下至二級學院、機關部處和普通教職員工都無法瀏覽學校的固定資產信息和個人名下的資產，由此所帶來的弊端主要有以下三方面。第一方面，不利于固定資產微觀管理的開展，無法調動二級學院及機關部處資產管理人員的積極性和主動性；第二方面，不利于盤活閑置資產，實現資產尤其是貴重儀器設備在院際間的調撥使用，提高使用效率；第三方面，學校領導對學校的固定資產信息不甚了解，會影響學校的有關決策，容易造成盲目采購現象，滋生鋪張浪費之風，這與當下所提倡的“節約型社會”是背道而馳的。

（五）賬實難以核對

固定資產賬與價值賬分離管理，在實務中經常產生對賬難的尷尬局面。學校財務管理部門與學校資產管理部門各有一套獨立的管理系統，而兩者在固定資產的界定上又存在理解上的偏差，因此固定資產賬與價值賬不相符的現象時有發生，財務一般都未建立固定資產明細賬，因此對賬難就成為司空見慣的事情。

三、高校固定資產信息化管理的對策

（一）全員參與，宏微兼顧

固定資產信息化管理，意味著各級資產管理員可以在所賦予的權限范圍內在互聯網上便捷地完成固定資產從申購、建賬、使用、調撥到報廢等一系列的操作，簡化了辦事流程，節省了在多部門間周旋的時間，大大提高了工作效率。同時這徹底打破了以往均由校級資產管理員完成固定資產管理的所有操作流程的管理窘境，從管理技術上實現了管理的合理分工，使得各級資產管理員都可以各司其職。全員都能夠對自己管轄范圍內的資產做到清清楚楚、明明白白，有利于厘清責任，增強固定資產管理的責任意識，減少隨意性，降低固定資產流失的風險。各級資產管理員各司其職，分工協作，宏微兼顧，創造資產管理全校一盤棋的新局面。

（二）加強內部控制，掌握實時數據

在傳統固定資產管理模式下，學校的資產管理員計劃通過資產核查來了解資產的實時信息，但往往事與愿違［4］。而固定資產信息化管理，則可以掌握固定資產數據的實時動態。學校的資產管理員通過下放一定的管理權限給二級資產管理員，例如修改資產存放地點、資產管理員等信息，二級資產管理員可以在固定資產管理平臺上，對發生變更的固定資產數據進行實時更新，而學校的資產管理員可以通過網絡跟蹤資產的變更操作，實時掌握資產動態，加強內部控制，防止資產流失。

（三）打破信息不對稱，實現資源共享

傳統的固定資產管理模式極易產生信息孤島現象，信息化技術的應用可以打破信息不對稱，實現資源共享。人人都能在所賦予的權限范圍內查詢資產信息，了解資產動態，與資產信息零距離接觸，從而搭建起一座防止資產資源閑置浪費的無形的天然屏障，創造資產資源有效利用的外部約束機制和相互制衡機制，提高資產使用效率。同時，領導層可以隨時隨地掌握學校的資產狀況，在準確的數據基礎上做出決策，一則更加使人信服，二則可以減少決策失誤，實現學校的可持續發展。

（四）避免對賬尷尬，實現無紙化對賬

固定資產信息化管理系統，實行角色和權限分配管理，各級管理員被賦予一定的操作權限，財務也被賦予相應的審核權限，通過階梯式的遞進管理，達到信息化集群銜接的效果，實現固定資產集群管理系統化，從而高效避免賬實不相符的現象發生，提高工作效率。

四、結語

隨著高校教育規模的不斷擴大，其資產規模也將迅速增加。實踐證明，傳統的固定資產管理方式已無法適應現代高校的飛速發展，改革勢在必行。創新是發展的不竭動力。信息技術的迅猛發展及在各行各業的普遍滲透使固定資產信息化管理逐漸成為高校灸手可熱的一款應用工具。事實證明，固定資產信息化管理與傳統固定資產管理方式比較起來具有無法比擬的突出優勢，當務之急是改革傳統的固定資產管理方式，推行管理創新，促進創新型管理工具的廣泛應用，把信息化技術應用到固定資產管理領域，實行固定資產信息化管理，實現高效快捷的管理方式，提高工作效率，促進固定資產朝著良好健康的方向發展。

作者:李小燕 單位:龍巖學院國有資產管理處

參考文獻：

［1］喜明，劉輝．淺談高校固定資產的信息化管理［J］．廣東外語外貿大學學報，2007（2）：105－108．

［2］宋慶寶，張博，張時瑞．淺談民辦高校固定資產信息化管理［J］．農業網絡信息，2013（9）：69－70．

［3］范俊麟．高校固定資產信息化管理淺談［J］．改革與戰略，2007（S1）：62－63

［4］陳文相．高校固定資產信息化管理研究［J］．實驗室科學，2014（5）：179－181