文書檔案信息化管理思考

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一、傳統文書檔案管理存在的問題

（一）檔案整理不夠規范，人工查詢費時費力。在以往文書檔案管理中，幾乎全靠人工來操作，而這種方式對管理人員而言是比較不利的，因為文書檔案數量龐大，而且分類標準也較為含糊，因而在管理中或多或少會出現檔案歸類的錯誤。另外，文書檔案是珍貴的文獻資料，有很高的參考和利用價值，每天會有較大的瀏覽量和查詢量，管理人員在檔案查詢以及出借登記等工作上應接不暇，對檔案的規范管理更是難以實現。（二）檔案資源十分有限，檔案損壞現象嚴重。通常情況下，檔案只有一份原稿，這就對檔案的保存要求極高。在面臨多人同時想要查閱檔案時，便會形成一種沖突和矛盾。除此之外，檔案還會出現不可逆的損壞。盡管可以利用現代技術對檔案資料進行復印和打印，然而其價值卻是難以復制的，一旦檔案資料被損壞，其損失難以估量。調查發現，在文書檔案管理中，每年由于損壞而造成的資料損失大約有100多萬份，在這些損壞因素中，還排除了不可抗拒的自然因素，因而傳統文書檔案管理的改革極為迫切。（三）資金設備投入不足，缺乏管理改革勇氣。在科技的推動下，社會各領域中的信息化建設在不斷加強，并且取得了不菲的成績。在文書檔案管理中，信息化也發揮了十分明顯的作用。然而盡管如此，就全國文書檔案管理工作現狀來看，信息化管理依舊難以全面開展，造成這種局面的原因可歸結為以下兩方面：一方面，文書檔案信息化管理開展過程中，地方性差異很大，一些地區缺乏有力的財政支持，從而導致信息化建設被迫中斷。眾所周知，文書檔案信息化管理需要大量的資金用來進行信息化網絡建設以及相關設備的購置，加之文書檔案并不能直接得到客觀的經濟產出，因而很多政府單位及企業不愿意在此方面進行投資。另一方面，一部分文書檔案管理部門安于現狀，止步不前，傳統的文書檔案管理有著固有的工作方式，已經形成了固化的管理方式，管理人員在這種固化的管理思維影響下逐漸喪失了改革管理方式的勇氣。

二、文書檔案信息化管理的優點

（一）極大地提升了辦公效率。計算機在信息處理方面展現了其強大的能力，在傳統的文書檔案管理中，工作人員更多的是采取手工操作，進行資料的收集、謄寫、整理、統計等工作，既耗時費力，效率也不高。而應用計算機軟件之后，這一系列的工作就變得簡便而有序，管理也更加高效。（二）實現了文件和文字信息的共享。在傳統的文書檔案管理方式下，企事業單位想要共享信息不是一件易事，這就導致大量的信息被閑置下來，既浪費資源和資金，也給文件信息的查找增加了難度。而借助計算機進行檔案管理以后，檔案管理更加高效便捷，也更加細致，管理途徑也更為豐富。在計算機技術的推動下，檔案資料和信息載體能夠實現分離，完全可以通過系統間的關聯來實現檔案資料的利用，極大地提高了檔案資料的利用效率，規避了以往的各種限制。（三）電子文件保存的穩定性。同傳統紙質檔案相比較，電子文件作為信息資料的載體有著更為長久的保存壽命。紙張的壽命完全取決于纖維素性質，纖維素在一定條件下容易被破壞，在文書檔案管理工作中，往往會造成資料的不可逆損壞。而在電子技術的保障下，信息數據的存儲和利用均借助計算機網絡，滿足了人們多樣性的選擇需求，譬如人們可以通過U盤、移動硬盤等作為電子文件的載體，而這些載體的特點就是方便快捷、存儲時間長、環境影響小、穩定性強。（四）提高了文件傳遞的速度和安全性。在日常辦公過程中，工作人員私存文件或者文件傳遞時丟失的現象時有發生，傳統的文件傳遞手段是依靠郵政系統，傳遞的時間要受到距離長短的限制。并且在傳遞的過程中容易延誤甚至丟失，這就給檔案管理人員造成極大不便。而利用計算機技術便可以以電子文件的形式通過網絡進行傳遞，不僅提升了文件傳遞的時效性，也增強了安全性。

三、文書檔案信息化管理的途徑

（一）轉變檔案管理理念，樹立信息管理意識。時代的快速發展使各種新技術和新理念不斷涌現，文書檔案管理也必須要順應時展的潮流，突破傳統管理思維的桎梏，為檔案信息化管理奠定堅實的基礎，只有管理人員的思想意識更新了，在實際推動信息化過程中才會積極主動。相對文書檔案管理部門來講，必須要轉變傳統的管理理念，充分認識到信息化對文書檔案管理的重要意義，以自身觀念轉變為契機，為整個管理單位樹立典范，從而推動文書檔案信息化管理工作的順利開展。另外，單位領導應做好統籌協調安排，適當加大對檔案管理信息化建設的資金投入，從物質上充分保障檔案管理信息化建設。（二）加大改革扶持力度，營造良好改革環境。培養和建立一支優秀的文書檔案管理團隊，僅靠專業技能的加強很難取得良好的效果，還需要營造優秀的信息化建設環境。對專業知識的訓練，可能只需要聘請經驗豐富的教授就能實現教學目的，但是優秀環境的建立絕非一朝一夕就能完成，它需要各方的共同努力、協調運作。信息化管理環境建立需要三個步驟：第一，檔案管理領導要為基層管理人員提供外出深造的學習機會，增長他們的文書檔案管理能力，學習先進的管理理念和制度建設。第二，對成功完成學習考察任務的管理人員，要根據實際情況安排到專業崗位，將新的管理理念應用于實際，并通過結合管理單位的發展需要進行不斷完善。第三，將自身的管理心得與其他工作人員進行交流分享，查缺補漏，優化部門文書檔案管理系統。（三）搭建信息建設平臺，開發新型管理軟件。要搞好文書檔案信息化管理工作，還必須要搭建一個信息化平臺來保障文書檔案信息化管理的有序開展。這個信息化平臺應囊括檔案加工、存儲、保密以及查詢等諸多功能，滿足檔案管理的全方位需求，搭建這樣一個平臺就能夠依托平臺處理能力，開發合適的管理軟件，進一步提升文書檔案管理水平和效率，減少工作人員的負擔。

綜上所述，作為檔案管理的重要構成，文書檔案詳實地記錄著一個單位的發展歷程。在信息化時代，將信息化技術應用于檔案管理中已經成為重要的管理手段和發展方向。文書檔案信息化管理正在逐步替代傳統的檔案管理方式，使檔案管理工作更加高效安全，也使檔案資料的利用率顯著提升，并推動了檔案價值的進一步發揮。

參考文獻：

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作者:劉亞紅 單位:廣東省輸變電工程有限公司