畢業實習檔案信息化管理研究

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目前，隨著高校招生規模和辦學規模不斷擴大，畢業實習人數增多，傳統的實習管理模式在實施中出現的過程管理松散、質量監控薄弱、責任主體缺位、評價反饋不足等問題,在很大程度上影響了教育實習的管理質量和管理效果。畢業實習在高校教學管理中處于關鍵環節，同時也具有特殊性，即實習的責任主體多元化，導致相互依賴而管理不到位；實習的學生身份特殊，既是學生又是老師的雙重身份以及所承擔的雙重任務，導致實習生的角色認知容易出現誤區；實習地點分散實習時間跨度長，導致派出的指導老師難以在有限的時間內對所有實習生實施輔導的全方位覆蓋；管理內容龐雜，導致學校管理部門很難及時、全面、準確地對實習情況進行實時監控。而上述種種問題，最終導致畢業實習檔案資料難成系統，也就是情理之中的事。鑒于此，打破傳統的檔案管理方式，將數字化的信息技術引入實習檔案管理工作中，實時獲取畢業實習準確信息，并將其作為畢業實習的基本依據，需要構建信息化實習檔案管理體系。

一、高校畢業實習檔案信息化管理的必要性

1.實施畢業實習檔案的信息化管理是高校實習管理高效能的標志。檔案是各種信息的載體和存貯形式，檔案的信息化管理工作是高校的一項重要的基礎性工作。隨著數字校園的建設，多媒體、互聯網等現代化技術廣泛應用于學校工作的各個方面。當下，作為高校教育管理重要環節的實習，在檔案信息的收集、處理、存留、傳播等方面的硬件設施和軟件環境，都有待提高和改善。教務處作為高校的教學主管部門，對實習負有全方位全過程的管理責任，其與各學院教學負責人及其秘書、實習指導老師以及實習基地共同構成了實習工作的管理主體，實習學生則具有雙重身份，在實習學校既是實習老師，同時又是各管理主體的管理對象。在整個教育實習環節，實習生在各方面協調管理下，所進行的畢業實習活動以及檔案材料，其內容是學生畢業實習過程的真實記錄，可有效呈現學生教育實習（包括教學實習與班主任實習等）的全過程，以及實習評語、成績、獎懲的各方面記載。從而使得實施畢業實習檔案的信息化管理成為高校高效能管理的標志。2.實施畢業實習檔案的信息化管理是畢業生知識能力等綜合素質的規范載體。人事檔案是在國家機構、社會組織中形成的，主要對個人的工作表現、政績進行記錄與反映，作為個人學歷、身份等方面的依據[1]。對于高校畢業生來說，有一個學籍檔案轉化為人事檔案的過程。從入校到畢業，這期間學校的各級組織及相關部門對其建立了相應的檔案，主要記錄學生的基本信息以及在校期間的思想、學習、生活、獎懲、各學期成績、畢業論文、畢業實習等信息。畢業實習信息是其中最為關鍵的內容，它是通過社會實踐檢驗過的學生知識能力等綜合素質的記載。學生在畢業階段，通過簽訂就業協議，獲得報到證，即將其歸屬于學籍檔案中，由學校投入人事管理部門或人才交流機構后，畢業生學籍檔案便正式轉化為人事檔案。因此，畢業生學籍檔案作為人事檔案的重要基礎，在信息化管理的今天，其主要價值在于真實體現了畢業生通過四年的專業學習所形成的綜合素質?；诖?，一份詳盡而全面的畢業生檔案資料，將會使學生在強大的競爭中，擁有更多的就業選擇與表現機會。因此，畢業實習檔案的信息化管理，其科學性、有效性，就在于畢業實習信息的客觀、真實，從而使其成為畢業生知識能力綜合素質的規范載體。3.實施畢業實習檔案的信息化管理為用人單位選擇提供可靠依據。建構畢業實習檔案的信息化管理體系的必要性，還在于他提升畢業生檔案的權威性，使得用人單位根據畢業生的檔案資料，了解學生的基本信息、教育背景以及不同階段與時期的學習、生活等方面情況與表現，清楚掌握畢業生的培養以及成長過程，尤其是通過社會實踐的畢業實習對學生的知識能力以及綜合素質的檢驗結果，系統完整地顯示在畢業實習檔案的信息化管理體系中，由此可以準確、有效地衡量出一個大學畢業生的基本能力和素養[2]。因此，加強大學生畢業實習檔案的信息化管理，可以為用人單位選拔、任用提供可靠依據。

二、建構高校畢業實習檔案信息化管理的模式

1.建構角色功能管理的高校畢業實習檔案信息化管理的網絡開放平臺。通過對我國高?，F有的畢業實習模式及其檔案管理進行認真梳理和評析后，構建畢業實習質量監控檔案的信息化網絡開放平臺。由于該系統首先是一個實習管理系統，由實習學生、實習單位、實習指導老師和實習檢查老師以及管理員等一系列不同角色的人使用，為了避免不同的角色之間的錯亂交叉現象，開發角色管理這一功能是至關重要的。不同的角色在自己的工作范圍內各司其職，不同的角色執行不同的功能，使整個平臺系統有序有節奏地運行。這一平臺由四個方面的角色構成：第一角色為高校，是從學校教務處、各教學院為基礎的分級管理模式；第二角色為實習基地，以學校教務處與指導老師以及高中、初中、小學和幼兒園等實際的實習基地環境為基礎建立，以達到有效的實習效果；第三角色為畢業實習生；第四角色為高校指導教師，按照學生的實習地點劃分為市外駐點指導教師和市內指導教師。由于畢業生實習的時間、內容、過程都有一定的規定，因此所設置的監控內容和指標不宜過大,數量也不宜過多,且監控指標具有確定性,容易量化操作。與此同時，還要注意監控指標需要的信息和數據便于采集、真實可靠。構建信息化實習檔案管理系統，需要具備前瞻性與科學性的視角，除了防止其重復屬性的構建外，還要對實習信息的數據空間進行預設存留，以突出畢業生實習檔案管理的動態特點與管理效應[3]。2.搭建畢業實習檔案信息化的三層級管理體系。建立高效、科學、可行的畢業實習檔案的信息化管理機制，是實現對實習教學質量進行監控的前提，也是做好高校畢業實習工作的重要保證。為確保畢業實習檔案的信息化管理落到實處，實現對畢業實習教學質量的合理評價和有效監控，應成立學?！鹘虒W院（系）———實習基地的三層級畢業實習檔案管理領導機構。圖一畢業實習檔案信息化管理模式流程圖在三層級管理機構中，各層級各司其職，學校（教務處）負責對各教學院（系）的組織進行指導、管理、監督和評價，各教院（系）負責將畢業生實習中各種檔案信息反饋進行具體組織、落實、反饋，給上級機構（教務處），校教務處與實習基地之間進行信息溝通與交流，便于進一步優化和規范實習管理工作，從而構建分級管理、分層負責、層層落實的學生頂崗實習管理機制。3.編制由五個子系統構成的質量監控一體化實習檔案體系。畢業實習的質量監控體系由五個子系統組成，這五個子系統既相對獨立，各司其職，又相互影響，并形成一個有機的質量監控系統。各子系統的內涵功能如下。（1）目標子系統：包括質量目標和質量方針，并由此確定實習的質量標準。科學設定包括實習效果質量標準和實習過程質量標準，為畢業生實習創造良好的條件，嚴格要求、強化考核，確保畢業生實習期間切實掌握工作崗位所需要的技能。（2）制度子系統：包括實習的教學質量管理流程、質量管理制度和績效考核制度。該子系統為實習教學目標實現提供制度保證，它包括地方政府關于實習的制度或法規、學校關于畢業生實習管理制度及實習基地關于畢業生實習的管理制度等。通過制度的制定，明確學校與實習基地合作各方的權利、義務和責任。學校與實習單位要建立實習指導機制，科學確定實習方案，確保畢業生實習崗位與所學專業基本對口，學以致用。（3）運行子系統：包括管理機構、運行機構、教學機構、監控機構和評估機構等。該系統實行畢業實習的三級管理，運行機構各司其職，保證畢業實習各項任務的完成。（4）條件保障系統：包括師資管、實訓基地管理和經費管理等，這是畢業實習正常運行的客觀基礎。在師資管理方面，不但要加強對校內指導教師的管理，更重要、難度更大的是加強對實習基地指導教師的管理，這需要創新管理方法，管理主體轉移到實習基地；要充分調動實習基地指導教師的積極性，以保證實習管理到位、指導到位。（5）質量評價反饋系統：包括教學質量評價、教學管理評價和信息分析反饋等。該子系統實現領導、教師、學生等的多維評價，實現信息的收集、處理和反饋，不僅便于對畢業實習進行實時管理，穩步提高實習教學質量工作的運轉效率，并為實習工作的科學決策提供信息化管理的依據。

三、高校畢業生實習檔案信息化管理的效果

本校畢業實習檔案信息化管理平臺自實施以來，效果明顯。體現在以下幾個方面。1.完善了高校的教學管理檔案體系。通過信息化平臺建設，完善相關制度建設，加強對教育實習工作的組織和領導，努力解決好畢業實習的安全管理、生活管理、實習質量管理等問題。高校畢業實習檔案信息化管理，實施全過程監控,包括監控實習過程的準備階段、實施階段和總結評價階段的各個環節、各個要素，包括監控各項規章制度、保障措施、質量標準在實習中的運行狀態，并以信息化的方式留存。這一畢業實習檔案信息化管理模式的建構，其效果不僅是規范了畢業實習檔案的管理自身，同時更是完善了高校教學管理檔案體系。教育實習是高校教育最重要的環節，其檔案管理就是對這一重要環節的記載。長期以來，由于高校、實習基地和學生三方各自的局限，在實習管理中存在著不同程度未盡應有職責的問題，導致畢業實習檔案管理在一定程度上呈現松散狀態。高校在對畢業實習檔案的信息化管理過程中，通過具體化的管理目標以及定期反饋實習信息，將實習中遇到問題的分析和解決與實習基地的教育教學接軌，加速了高校在專業建設與課程建設方面的改革，使人才培養更符合社會的發展需求。通過現代化的管理模式完善制度建設和內部管理體系，建構對畢業實習檔案的信息化管理，在提升了高校畢業實習檔案系統性的同時，進一步完善了高校教學管理檔案體系。2.填補實習單位指導實習的工作檔案。高校學生的畢業實習作為學生融入社會的一個重要體驗階段，實習單位的作用是不可替代的。通過實習檔案的信息化管理，對學生提出具體化的畢業實習目標，實際上也是對實習單位提出了具體化的指導實習目標。這樣有助于實習單位、指導教師與學生明確目標，并以此付諸行動，包括實習計劃的制定、執行、過程監控及實結，對實習過程中質量的監控，能有效保證實習過程中檔案資料的質量。長期以來實習基地學校，由于師資缺乏，指導老師的精力顧不過來，畢業實習生在很大程度上被當做在職老師使用，或是放任自流，實習檔案的管理也隨之被形式化處理。隨著畢業實習檔案信息化管理模式的實施，深化、密切高校與實習基地之間的合作伙伴關系，建立高校與實習基地的各具體單位之間的“學情網”，不少實習學校進一步建構指導教師與實習生之間的“青藍工程”，把到實習一線“觀摩”“見習”“聽課”“試講”“講課”“評課”“教研”等多項活動的“傳、幫、帶”的實習信息載入信息化平臺，這樣不僅有力確保了教育實習的有效進行，學生在畢業實習中得到了知識、技能的全面提升，同時確保了畢業實習信息實時暢通，實習檔案的信息正常記載，實習效果的常態反饋。與此同時，輔之以高校教學領導到實習基地走訪座談，及時了解實習生的工作狀態與實習單位需求之間的差距，解決高校與基地學校溝通不暢的問題，所有上述信息也實時存入信息化管理平臺，這不僅讓高校與實習基地聯手共同努力，確保學生畢業實習的順利進行，同時也填補了實習單位指導實習的工作檔案，為實習基地加強對指導教師培養與管理儲備了信息資源，也為用人單位對畢業實習生的挑選使用提供了可靠的信息化資源。3.規范學生的學籍檔案。這里要特別指出的是，高校對畢業生實習檔案的信息化管理，是建立在對實習生實習過程的準備階段、實施階段和評價與考核三個階段的信息化管理基礎之上的，采用信息化的手段對實習信息進行一系列的編排、發放、歸入等，對實習資料數據進行監管，構建實習類別的檔案網絡，以現代管理的方式，對畢業生檔案信息進行錄入、存儲、信息化管理等，使檔案信息化呈現一致性特點[4]。同時，對高校畢業生實習檔案信息化管理，所進行的是標準的文書設置，這是畢業生實習檔案體系化保證的必然步驟。畢業生在畢業實習結束后，所留下的文書是實習檔案的根源，是經過有效整合的實習檔案，可以有效表達實習文書系統性?；谶@個角度，對實習檔案的系統性確定，對文書管理組合進行標準性及模式性整合，這為畢業實習檔案管理奠定了基礎[5]。而排版流程中采用的標準方式，要求其與規則一致，也保證了畢業生檔案管理實現信息化。由于畢業生檔案可以反映學生的綜合素質，對學生的就業質量與未來的發展具有重要作用與意義。只有建構實習檔案的信息化全程管理模式，加強畢業生實習信息管理與質量監控，改善評價和考核方式，充分發揮信息化檔案管理在實習過程中考評學生的積極作用，切實解決畢業實習生實習檔案管理的形式化問題，有力保證實習過程中檔案資料的準確、真實、有效，才能實現畢業生學籍檔案的規范性。

參考文獻

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[4]朱愛琴.如何加強大學生畢業生檔案管理[J].檔案管理,2010（4）:75

[5]沈紅霞.淺析大學生畢業生檔案管理與轉遞[J/OL].辦公室業務,2013（21）:256.

作者:金俊蘭 單位:湖北師范大學