淺談工程建設檔案管理控制

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【摘要】隨著社會的不斷發展和進步，建設項目規模和數量不斷擴大，項目整體水平更加趨于規?；c精細化。為此，要高度重視工程建設項目檔案管理工作的開展，強化全過程管理目標的實現，為檔案管理者提供更多的理論與實踐指導，保證建設項目的順利進行。

【關鍵詞】工程建設項目；檔案管理；過程控制

隨著工程建設行業的發展，建設項目與整個社會生活、國家發展息息相關。工程建設項目檔案管理發揮記錄者的作用，極具社會價值。工程建設項目涉及較廣的范圍，促使檔案管理工作彰顯系統性與復雜性，因此，需要積極貫徹全過程管理控制理念，強化整個建設流程檔案內容的精細化管理，為工程建設項目后期運行與維護工作提供更加真實的信息支持。

一、基于專業角度對工程建設項目檔案管理涵義的闡述

針對工程建設項目檔案管理工作而言，貫穿整個項目始終，源于項目立項、設計、招投標、施工、監理、驗收等全過程管理的各個細節，強化對價值信息的歸檔，檔案文件形式彰顯多樣性，如文字、圖表、聲像等多種形式與載體。由此可見，工程建設項目檔案管理是對整個工程建設各個環節的全過程控制，強化多個專業管理的融合。

二、結合行業發展深入分析工程建設項目檔案管理的不足

（一）工程建設項目檔案管理缺乏完善的管理體系與制度，影響檔案管理工作的規范性。對于工程建設項目檔案管理工作而言，雖然對于整個行業的發展具有重要作用，但是，在相關制度、體系建設方面彰顯滯后性與落后性，與工程建設項目發展實踐不相適應，檔案管理工作很難與工程建設的各個環節與流程保持同步性。具體來講，工程建設項目檔案管理在制度化、程序化與標準化方面不夠完善，很難對檔案管理人員的工作進行有效指導。（二）缺乏對工程建設項目檔案管理的足夠重視，阻礙全過程管理模式的順利設施。對于工程建設項目而言，從項目立項開始就會產生文件材料。伴隨著工程項目的展開，文件材料逐漸增多，因此，檔案管理工作需要對整個工程項目各個階段的資料與信息進行歸納整理。但是，在實際中，檔案工作在工程建設領域尚未得到足夠的重視，對工程建設項目檔案管理工作進行簡單化處理，不利于建設項目檔案管理的科學性與有效性。（三）工程項目檔案管理工作存在滯后性，缺乏交接的嚴謹性與信息的及時更新。對于整個工程建設，有些監理機構忽視施工標準與規范，造成施工記錄與工程不同步。在重視工程質量、工期與進度的同時，忽視原始記錄的形成與收集。另外，工程建設項目檔案缺乏嚴謹的交接制度。盡管前期檔案管理與工程同步進行，但是，隨著工程項目的深入，尤其是面對緊張的工期，很難保證工程建設項目檔案管理工作始終保持較強的穩定性及同步性，更新不及時的情況時有發生。

三、如何不斷加強工程建設項目檔案管理的過程控制

（一）深刻認識到工程建設項目檔案管理工作的價值所在。對于新時期的工程建設項目檔案管理工作而言，對整個工程建設具有深遠意義。因此，要正確認識到工程建設項目檔案管理的價值與意義，增強責任觀念，組建專門的檔案管理部門及專職檔案人員。（二）基于工程建設項目實際構建科學與規范的檔案管理體系?？v觀工程建設項目，從立項開始就要將檔案工作納入整個工程建設管理范疇，積極構建科學的檔案工作崗位責任制，對職責范圍進行準確劃分。另外，要結合項目實踐，制定科學的、針對性較強的規章制度，強化整個管理控制工作的規范性。除此之外，要結合信息技術，建設完善的檔案工作網絡體系，加強業務基礎性建設。（三）將“三同時”原則貫徹在工程建設項目的不同階段。為了保證項目檔案管理與工程項目的一致性，需要重視對“三同時”原則的貫徹。首先，在進行相關合同、協議等文件簽訂的時候，需要明確項目檔案囊括項目的要求、內容以及項目檔案的相關職責。其次，在關注施工進度與施工質量的同時，也要對項目文件材料的收集與整理工作給予高度重視。再次，對于工程驗收，要對項目文檔的歸檔情況進行審查，將其作為整個項目不可或缺的組成部分，做到事前宣貫，中間檢查與指導，最后驗收。（四）做好工程建設項目檔案文件形成的過程控制，維護檔案的完整性與準確性。工程建設項目檔案是隨著項目建設的開展逐步形成的，因此，要從立項開始，全面、持續、不間斷地進行文件的積累與收集，將整個檔案管理工作滲透在整個項目的全過程。針對檔案工作的開展，要強調通盤考慮與規劃，保證工程建設與檔案形成的同步進行。（五）增強整個檔案管理隊伍的綜合素質。為了保證工程建設項目檔案管理工作的順利開展，要重視加強項目檔案管理人才隊伍建設，開展專業化培訓與教育，促使管理人員能夠深刻理解檔案管理工作的價值，明確管理方法與模式。另外，要重視對相關機構，如監理、施工單位等多部門開展培訓工作，以便更好地應對資料過程中碰到的問題，提升管理規范性。

四、結束語

綜上，對于工程建設項目檔案管理工作而言，強化對整個工程全過程的真實記錄，為工程項目審計、監督、管理以及驗收維護提供更加可靠與準確的信息資源，為整個工程質量的鑒定提供更加可靠的保障。為此，要重視做好工程建設項目檔案管理的全過程控制，為決策的制定提供更加準確與可靠的數據信息。

【參考文獻】

[1]崔媛.以"全過程控制"推動重點建設項目檔案精細化管理[J].山東檔案,2016(05):49-51.

[2]何燕飛.淺談如何做好高速公路建設項目檔案管理工作[J].辦公室業務,2017(17):64-65.

作者:鐘有嫻 單位:廣東省公路建設有限公司江羅分公司