工程項目檔案管理新模式探索

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摘要：隨著我國經濟的不斷發展，對于工程項目的開發建設，國家也給予了高度重視。新建、擴建和改建工程項目而留下了大量業內資料，這便是工程項目的檔案。這種工程檔案對于工程全過程質量的控制和項目的監理都有著非常重要的意義和作用。由于管理的手段和理念的逐漸進步，檔案管理的工作也面臨著更高的挑戰和要求，當前工程項目檔案管理的工作重點便是將檔案管理工作的模式向著信息化、規范化和標準化的方向發展。因此本文深刻分析了新時期檔案管理工作的意義以及發展趨向，并探索了檔案管理工作的新模式。

關鍵詞：工程項目;檔案管理;新模式;探索

一、引言

作為有著一定價值的信息資料，檔案其實既是一種歷史記錄的形式，也是信息和知識較為最終的載體。因為檔案資料之中包含著大量的資源和信息，所以科學合理地利用檔案資料可以很好地促進工程項目的順利開展、進行和結束。而面對著飛速發展的經濟社會以及日益發達的計算機和互聯網技術，檔案管理工作如何正確地利用這些先進的技術方式和管理手段，對促進工程項目的檔案管理工作有著不可忽視的作用和意義。在信息化環境之下的檔案管理工作若是能夠順利地探索出其工作的新模式，那么對于提高工程項目檔案管理工作的效率、延長工程項目檔案使用的壽命顯然有著舉足輕重的作用。

二、探索工程項目檔案管理工作新模式的意義

作為一種非常重要的資料和信息數據，檔案有著較高的保存和利用價值，這也是其會采取單獨的各種方式進行處理記錄的原因。所以，在管理理念、手段和方式不斷更新和發展的今日，結合這些發展區探索檔案管理工作的新模式能夠有效地提高資料信息利用的效率，同時也有利于充分地發揮檔案信息資料的應有價值。而且檔案管理的工作實質其實是對工程項目內部各種人員管理和工程施工等各方面信息進行一個合理科學的分類和保存，所以探索檔案管理工作的新模式有助于檔案工作者更方便詳細地記錄工程的情況，并且工程單位在工程竣工以后發生什么問題和情況時也能夠更加快捷方便地調查問題的所在并及時解決，同時也能在以后的工程施工中為本工程單位或者其他單位提供借鑒和參考的資料，及時防微杜漸。

三、新時期下檔案管理工作的發展趨向

隨著檔案管理的理念以及技術手段不斷的更新和發展，檔案管理的工作也有了發展的新趨向，其主要有著以下幾個方面的特點：第一，檔案資料信息高度的數字化。隨著計算機技術的飛速發展，利用計算機來進行檔案的信息資料收集和整理，并且用紙質資料和電子媒介等多種方式來進行檔案的歸檔和保存儼然成了現下工程項目檔案管理的一種新特色，這便是檔案資料信息的數字化，也是檔案管理工作要不斷更新和完善的一個重要內容。第二，檔案利用的高效化。隨著我國經濟社會的不斷發展，使用檔案資料信息也是日益頻繁，并且需求量還在不斷增大，同時檔案資料信息也有了更高的利用價值，除了作為一種憑證或者參考資料之外，檔案在教育宣傳、籌劃和分析等方面也有了更多的應用。第三，檔案管理服務的方式多元化。隨著我國科學技術不斷的發展，檔案管理的服務方式也在不斷增多，除了紙質資料的閱覽只玩，檔案展覽和網上檢索查詢等服務方式也在不斷地完善，這不僅使得檔案資料有了更高的利用價值，同時也進一步推動了檔案管理工作的現代化發展。

四、探索工程項目檔案管理工作的新模式

1.建立新型檔案管理機構。結合當前環境之下檔案管理工作具有的特點去建立一個專業、完善和高效的檔案管理的機構，對于提高工程項目檔案管理工作的效率有著非常顯著的作用。工程單位內部進行檔案管理的部門應當積極進行交流并學習和借鑒先進、科學的技術方式和管理經驗，以便完善工程單位檔案管理機構內部的組織。除此之外，也要針對性地對檔案管理的工作人員進行專業的強化培訓和教育，督促工作人員認真學習我國檔案管理方面的相關法律法規，從而提高檔案管理工作人員的意識，使其深刻認識到進行檔案管理工作所具有重要性，同時提升工作人員的專業素質和職業素養。以上這些措施對于促進工程項目檔案管理的工作科學化、規范化和標準化有著非常重要的意義，是提高檔案管理工作的效率和水平的重要舉措。2.建立檔案管理工作的信息化模式。目前，隨著計算機和互聯網技術的高速發展，網絡化和信息化已然在各個領域，包括管理領域都得到了較為廣泛的應用和普及。所以，新時期工程項目的檔案管理工作自然也要與信息化技術進行連接，以便檔案的生成和儲存管理都具備信息化特征，同時也要構建出一個有著數字化的錄入和系統化的加工的新型檔案管理系統。另外，也要構建出具有電子檔案和文本檔案這雙重保存和管理的新模式，這對于提高檔案生成、歸類、保存和輸出的效率也有著顯著的作用。當然，因為工程項目的檔案資料也有著其自身的信息特殊性，所以在檔案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保證檔案信息化的管理系統安全也是非常需要注意的方面，基于此，設置檔案資料的公開范圍和相應查閱的權限，同時利用各種現代化的安全技術軟件都成為避免惡意侵入、病毒威脅，從而確保工程項目檔案資料安全的重要措施，對于電子檔案信息資料擁有安全可靠的保存環境同樣有著顯著作用。3.建立檔案管理工作的標準化模式。想要有效解決工程項目檔案管理工作里出現的一些混亂繁雜的情況，建立檔案管理工作標準化的模式就是當務之急。只有結合當前情況下的行業特點，分析總結出檔案管理方面的專業意見，并制定出具有可行性的、實際的、并且行之有效的工程項目檔案管理的標準，才是保證檔案建立科學的、專業的和效率最大化的標準化模式的有效措施。除此之外，還需要對檔案管理工作的人員進行嚴格的要求，要求他們必須根據檔案管理的相應標準和相關規范進行檔案管理的工作，并且一定要將工作做好，這有利于檔案管理實現規范化和有序化的工作，同時也能夠提高檔案管理的工作效率和質量。4.建立檔案管理工作的高效化模式。強化檔案管理工作中的立卷歸檔的工作，能夠為檔案的管理工作打下堅實基礎。作為檔案管理工作中首要的環節，立卷歸檔同樣也是檔案管理實現高效化、標準化和規范化工作的一個關鍵，所以必須給予立卷歸檔工作足夠重視。首先就是要根據檔案資料具體的時效性和文件管理的所出階段來決定立卷歸檔的工作是否要進行。而那些需要進行立卷歸檔工作的文件就需要依照相應程序還有處理的重點來展開立卷歸檔的整理，同時也要盡可能避免信息冗余和文件重復的情況發生。另外，在立卷歸檔的整理工作之中，還要重點對檔案資料的簡潔性、完整性和實用性進行保存，這樣才能為檔案資料下一步的分類、保存和查閱提供便利的使用條件。5.建立檔案管理工作的數字化模式。檔案管理工作的數字化模式指的是有網絡信息的共享系統和檔案信息的綜合管理系統共同進行檔案管理，網絡信息的共享系統由Web管理的子系統以及信息的子系統組成，而檔案信息的綜合管理系統則是由檔案信息管理的子系統、數字化處理的子系統、信息服務的子系統和數據庫管理的子系統共同組成?？偟膩碚f，數字化模式以現代信息技術作為基礎，并且將檔案信息當作核心內容，依靠便捷、高效、先進的開發模式來進行檔案管理。其對于提高管理檔案的工作效率、有效保存和管理檔案數據、減輕檔案管理人員的工作負擔有著非常重要的作用。隨著物聯網和云計算技術在國家電網工作領域的應用和發展，將為工程項目信息的采集、存儲開辟新途徑。不斷研發、實現新科技在建筑領域、生產領域拓展應用后的項目工程信息轉換和管理，形成分別滿足工程項目規劃、設計、建設等專業應用及社會不同部門、不同層次需要的科技檔案，防止電子文件因生成環境改變而導致文件信息失真和處理、利用上的困難等問題發生，為檔案信息化建設的深入開展提出了新課題。

五、結語

綜上所述，面對互聯網和計算機飛速發展和普及的如今，檔案管理工作的理念、手段和技術也都發生了根本性的變化，所以工程項目檔案管理的工作也必然要根據新時期的特點來探索新的模式。面臨著更高要求的檔案管理工作必須要建立信息化、標準化和高效化的工作模式，這就意味著要制定出完善科學的檔案管理的規范和標準，同時建立健全檔案管理的機構。另外，也要對檔案管理的工作人員進行相應的教育和培訓以提高其專業能力和職業素養。只有對工程項目檔案管理的工作進行積極的新模式的探索，才能在日新月異的現代不斷地提高檔案管理的工作水平，并不斷促進其發展，同時為工程項目的順利開展和完成提供一份保障。

作者:張葦 單位:國網甘肅省電力公司張掖供電公司

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