檔案數字化管理對醫院檔案管理的應用

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醫院工作流程中，檔案管理是非常重要的工作流程，不僅是影響醫院長期穩定發展的基礎環節，更是完善醫院建設的重要條件。將信息化與數字化管理模式運用至醫院檔案管理工作中已經逐漸深入了各個城市的醫院運行過程中，有效解決了管理效果差與效率低的問題。在實際發展過程中，由于具體情況之間存在一定的差異，導致檔案管理模式中出現一定的不足和弊端問題。充分發掘現代數字化醫院檔案管理中的不足，以科學且有針對性的管理措施進行改善，是促進提升醫院檔案管理效果和推動醫院發展與進步的有效措施。

一、在醫院檔案管理中運用數字化管理模式優勢作用

首先，醫院檔案管理中運用數字化管理模式有助于為臨床醫療提供較強的輔助作用。傳統的檔案管理模式中，醫生在搜集與查看信息資料時會浪費較多的時間，同時可能出現信息不全面的問題，進而導致醫生無法對患者進行科學判斷。在數字化檔案管理模式的運用過程中，有效解決了以往檔案查閱效率低的問題，醫生可以第一時間通過醫院內的信息數據記錄平臺了解到患者的多方面信息情況，從而促進提升工作效率，為臨床提供更多促進發展作用。其次，在醫院檔案管理中運用數字化管理模式的另一優勢在于促進提升醫院全面管理效率與管理水平。在醫院檔案管理傳統模式中，缺乏細致化的管理模式，針對每個科室的檔案管理并不清晰。數字化檔案管理模式的運用有效促進細致化檔案管理模式的發展和進步，不僅可以更高效率地進行檔案管理工作，同時使檔案管理工作更加細致化，有效提升醫院整體的管理水平。

二、在醫院檔案管理中運用數字化管理模式的主要問題

（一）缺乏完善且實用的數字化管理機制。實現數字化檔案管理模式比較簡單，但是在實踐過程中卻存在著多方面的問題。在已經實現數字化檔案管理的醫院中，缺乏完善且實用的數字化管理機制是需要重點關注的問題。大部分醫院在實行數字化管理模式時常出現管理機制不完善的問題，雖然存在一定的管理機制，但是不善于改良和發展。在醫院的發展歷程中，相關機制要隨著時代的發展和醫院的具體情況進行實時更新，進而保證醫院檔案管理機制符合實際情況。而就目前醫院檔案管理機制而言，缺乏實用性和完善性是主要問題。（二）缺乏較強的數字化管理意識和發展方向。即便很多醫院已經將數字化檔案管理模式運用至實踐過程中，但是依然存在管理效果差的問題，其主要成因便在于缺乏較強的數字化管理意識與發展目標和發展方向的確定。很多檔案管理人員依然延續傳統的檔案管理模式，不善于創新和改變，受思維定勢所影響，進而導致醫院檔案管理效果不良的問題出現。同時，未能明確數字化檔案管理的發展目標和發展方向，是當前醫院數字化檔案管理工作中的重要問題。（三）檔案管理工作人員綜合素養能力偏弱。檔案管理工作并不是簡單的工作內容，其中的復雜性決定了很多不可預估的問題發生。無論是傳統檔案管理工作或是現代數字化檔案管理模式的運用，相關檔案管理人員均需要以較強的綜合素養作為核心基礎，從而促進提升檔案管理效果。但是當前信息化醫院檔案管理模式的運用過程中，相關檔案管理工作人員中存在綜合水平偏弱的問題，這不僅是實現數字化檔案管理模式的重要阻礙，更是影響醫院檔案管理效果的根本問題。因此，在數字化檔案管理模式中相關工作人員的綜合素質有待提升和發展。（四）檔案管理信息安全性較差。數字化檔案管理與傳統檔案管理模式相比較，其安全性得到了有效提升，避免了傳統檔案管理模式中丟失資料的問題發生。但是數字化檔案管理模式在安全問題上同樣具有一定的危險性。由于網絡狀態不穩定、病毒侵襲等信息技術問題造成的檔案丟失現象對醫院的檔案管理工作有著較大的影響。這種安全情況發生幾率較低，但是相關管理人員未雨綢繆的能力是幫助其在緊急情況發生期間不耽誤醫院正常運轉的重要基礎。因此，當前數字化檔案管理工作中缺乏較強的安全性是需要改善和解決的重要問題之一。

三、數字化管理模式在醫院管理中運用的有效措施

（一）建設及完善數字化檔案管理機制。完善的管理制度是促進數字化檔案管理的重要基礎，更是保障數字化管理模式順利有效運行的基本元素。在數字化檔案管理模式中，相關管理人員以及醫院管理人員要在分析和討論中設計符合醫院實際情況的檔案管理機制，從多個方面進行深入，促進提升醫院檔案管理效率，從而形成完善的管理體系。同時，在數字化檔案管理機制的創立過程中，要隨著社會的發展和醫院各項機制的變化將數字化管理機制不斷更新，使其符合醫院實際發展背景，從而促進提升醫院檔案管理效率。很多醫院在實行數字化管理模式的過程中，常常忽略此方面問題，進而導致檔案管理機制與實際情況不符的問題出現。（二）明確數字化檔案管理發展目標。缺乏數字化檔案管理意識這一問題是影響醫院數字化檔案管理模式順利發展的關鍵因素。提升醫院各個部門對數字化檔案管理模式的重視程度是首要條件，以此作為基礎為建設科學化檔案管理模式做好基礎建設工作。另外，明確數字化檔案管理目標是改善數字化管理意識薄弱的有效方法。根據醫院全面發展目標為核心，構建現代化、信息化的管理模式，全面提升醫院各個部門檔案管理人員的重視意識是促進推動醫院長期穩定發展的基礎因素。數字化檔案管理發展目標可以結合醫院的具體科室進行設計，對于不同科室、不同工作領域的檔案管理內容，可以設計針對性和個性化的發展目標，使醫院檔案管理工作在個性化發展目標的引導作用下，完成數字化發展要求，為提升醫院整體工作效率做好基礎建設工作。因此，明確并制定科學的數字化檔案管理發展目標，是促進醫院穩定發展和進步的重要元素。（三）通過多項途徑提升檔案管理人員綜合素養。醫院檔案管理工作中，管理人員綜合素質的提升對于檔案管理工作有著較大的輔助作用。很多檔案管理人員不善于創新，在思維定勢的影響作用下依然延續以往的檔案管理模式進行工作，這對檔案管理工作并無好處，是影響醫院檔案管理工作發展的主要問題。因此，提升相關檔案管理人員的綜合素養是勢在必行的發展方向。首先，專業能力的提升是必不可少的項目。無論是傳統檔案管理模式或是數字化檔案管理模式，在實際發展和工作過程中，均需要管理人員具備較強的專業水平，以良好的思維能力和創新能力對待工作，使檔案管理工作得到進一步提升。數字化管理模式一經使用，便推翻了傳統檔案管理模式，以新穎的管理方案呈現在管理人員面前，為其帶來了更大的挑戰。加強學習數字化管理模式，以較強的專業水準完成數字化檔案管理的目標是相關檔案管理人員必備的基礎能力。另外，責任意識的培養是必不可少的。檔案管理工作的復雜性決定了工作內容的繁瑣，良好的責任意識是促進提升數字化檔案管理效率的基礎元素。對于醫院檔案管理人員責任意識的培養可以通過思想教育方式進行發展，同時可以適當結合科學的獎懲制度，保證相關檔案管理人員在較強的責任意識驅動作用下進行工作。因此，提升醫院檔案管理人員綜合素養，要通過多角度、多方式進行開展，進而為數字化檔案管理工作做好基礎建設。（四）多種措施保障數字化檔案管理安全問題。在數字化檔案安全管理問題上需要加強重視程度，通過多項措施保障數字化檔案管理的安全問題是防患于未然的工作內容。首先，可以通過信息備份的形式進行安全管理，避免出現網絡問題等導致資料丟失?，F代信息技術發展非常高效，檔案管理平臺中即可實現自動備份工作要求。相關檔案管理人員可以將資料和檔案備份至安全性較高的硬盤或者云端中，從根本環節避免文件檔案丟失或損壞問題。同時，要加強對數字化檔案的保護，利用科學的管理措施和信息技術手段防止病毒等侵害檔案管理系統。

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作者：趙太蘭 單位：沂水縣婦幼保健計劃生育服務中心