辦公室工作經濟學分析

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“經濟”一詞起源于希臘，原意是管理一個家庭的人。經濟與人息息相關，經濟學就是研究人類如何管理自己的稀缺資源，如何使用稀缺資源生產有價值的商品的學問。辦公室工作就是在現有條件下，優化協調單位中的人、財、物，使各要素充分發揮作用，實際上履行的是一種管理職能。只不過經濟學要求管理決策講究理性，依理決策，而辦公室工作主要是人與人之間的互動協調，包含領導與基層之間的上傳下達、部門與部門之間的溝通協調、內部員工之間的分工合作。辦公室工作既要講究科學性，又要講究藝術性。

一、辦公室工作的經濟學解釋

辦公室工作繁雜瑣碎，方方面面的溝通協調并非一帆風順，資源配置很難完全做到科學合理，通過信息調研很難掌握全局。工作中基層職工不理解、部門配合不如預期、原定計劃方案與實際不符等問題都可能出現。運用經濟學原理對此予以解釋，有利于我們保持清醒的頭腦，理智、冷靜地思考應對措施。

（一）理性人

經濟學是基于一系列假設來構造其理論框架的。經濟學中最重要的假設就是理性人。人總會“理性”地作出選擇，即從自己的本能愿望出發，做對自己最有利的選擇，爭取個人的最大利益。無論是辦公室內部分工還是組織之間配合，簡單、成熟、易出成果、對個人發展有利的工作從來不缺人做，而有難度、費時費力、付出多回報率較低的工作幾乎沒有人愿意干。尤其是涉及人員和流程較多時，常常會出現推諉、拖延等問題，造成工作效率低下。如果沒有規章制度和職業道德的限制，這幾乎是一定的。運用理性人的理論可以合理地解釋這一現象，理性人總會優先選擇投資回報率高的工作，配合其他部門的工作相比自己的工作而言并沒有那么重要。推己及人，我們需要做的是承認這個事實，并考慮應對的辦法。

（二）資源的稀缺性

資源的稀缺性是各類管理工作存在的根本原因。如果物品是無限的，那么勞動就不再是必須的，人們就不需要做任何選擇，社會上的各種現象也就不會出現了。資源的稀缺性應用到辦公室工作中，具體的表現是，辦公用品及設備、車輛、會議室、各類預算經費甚至食堂供應的廣受歡迎的菜品都是稀缺的。稀缺就有競爭，理性的經濟主體會傾向選擇最多、最優質的資源。這就需要辦公室統籌考慮，制定盡可能公平公正、科學合理的分配規則。當然任何組織或個人都不可能占有所有資源，這就會涉及選擇成本。經濟學的成本是指為了得到一件物品需要付出的最大代價。這個代價是指有可能從其他方面獲得的所有利益。經濟學上稱這個成本為機會成本。因此我們在做任何選擇時，都要按照比較成本優勢的思路，做自己最有比較優勢的決策，而不是什么都想試一試。

（三）信息的不完全

信息不完全，原意是指市場參與者不具有關于市場環境狀態的全部信息。我們可以將這一理論擴大到除了市場活動以外的各種選擇行為。實際上，任何組織或個人在做選擇時，都不具備完全的信息。但在實際操作中，我們經常會忽略這一點。馬克思曾認為市場經濟雜亂無章，不如計劃經濟井井有條，但計劃經濟還是失敗了。其原因就在于，計劃如此大的經濟體，需要異常龐大的基礎信息作為支撐，然而這種條件從來就不具備。具體到辦公室工作，就是要隨時保持警惕，每一次調研都可能因為調查方式、樣本、分析方法等的差異漏掉一些信息。因為信息不完全，任何規則或制度都不可能讓所有人滿意。工作中，我們希望制定完美的計劃和方案，按部就班順利達到期望值，但經常會有突發狀況或沒有預見的種種事件打亂我們的步調，因為信息處在動態變化之中。

二、辦公室管理的經濟學建議

（一）正視理性人的自私性，合理分工，規范流程

每個人的比較優勢不同，決定了社會分工或者專業化生產的必要性。社會分工和專業化生產的好處是：職責明確、分工合作、熟能生巧、積累知識。就辦公室管理而言，部門內部應建立精細化管理模式，按照“定崗、定責、定標準”的要求，明晰崗位職責和考核辦法，合理設定每個崗位的權限大小、任務目標、工作量等，使每項工作目標明確、責任清晰，每個工作人員各盡其責。辦公室的各項工作內容如何分配、操作順序如何安排、每個環節如何控制，按照從始到終、環環相扣、無縫銜接的工作流程，形成一整套科學、規范、可操作的運行模式，使辦公室工作始終處于一種規范有序的狀態。

（二）認清資源的稀缺性，制定規則，統籌安排

資源是稀缺的，就要從全局考慮，嚴格按照制度和流程辦事。辦公室既要維護制度和政策的權威性，又要做好制度和政策的解釋工作。尤其是當資源稀缺到一定程度時，更要堅持公開透明和公平公正原則，堅決杜絕想當然、隨意性、開后門，在整個組織內樹立起規則意識。對辦公室工作人員而言，工作任務繁重時，時間也是稀缺的。制定工作計劃和安排工作任務時要充分考慮各項工作任務和時間安排的機會成本，權衡比較成本優勢，結合輕重緩急和難易程度，有效提高工作效率，變被動為主動。

（三）承認信息的不完全，留有余量，加強控制

在作決策、制定規則之前，要盡可能充分地收集信息，拓寬信息收集的渠道、范圍和方式，增強樣本的典型性和代表性，加強數據篩選和分析的科學性。有條件了解其他單位、部門或經驗人士成功的方式方法，可以少走很多彎路。要充分意識到人預知未來的能力是有限的，所以無論是安排日常工作還是做計劃和決策，都要留有余量和退路。工作任務盡量提前安排完成，不要因為拖延癥陷入忙天慌地拼命、亂七八糟地對付的陷阱。信息是動態變化的，計劃可能趕不上變化，避免憑經驗辦事，加強事前、事中、事后的檢查、評估和控制，盡早發現缺陷并及時調整。

三、結語

辦公室工作的瑣碎性、突發性決定了必須依靠科學的管理理念、管理方法和手段，才能使各項工作從被動向主動、由忙碌繁雜向規范有序、由“過得去”向“零差錯”轉變。在當今這個信息時代，辦公室更離不開現代化的管理武器。經濟學原理為辦公室工作提供了理論解釋，讓決策更趨于理性，有利于辦公室效能更好地發揮。

作者:唐黎標