企業采購控制分析論文

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摘要：文章闡述了采購與付款的內部會計控制基本制度，并根據其業務流程，詳述了相關控制點實施的控制措施。關鍵詞：采購與付款；會計控制采購與付款業務是指企業支付貨幣，取得物品或勞務的過程，是企業生產經營管理中的一個主要環節，是企業生存發展的基礎。因此，企業應制定采購與付款業務的內部會計控制制度，健全業務記錄控制系統，加強其業務流程關鍵點的控制，實施采購決策環節的相互制約和監督。一、采購與付款內部會計控制定義采購與付款內部會計控制指為了規范企業采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯與舞弊，保證采購在滿足生產和銷售的前提下，最大限度地降低采購成本而采取的一系列控制措施。二、采購與付款業務內部會計控制的基本制度為了充分發揮采購與付款業務內部會計控制的作用，針對采購與付款業務的內容，應設計以下采購與付款業務內部會計控制的基本制度。（一）不相容職務崗位分工制度1、請購與審批。企業物品采購應由使用部門根據其需要提出申請，并經分管采購工作的負責人進行審批；2、詢價與確定供應商。企業應由采購部門和相關部門共同參與詢價程序并確定供應商；3、采購合同的訂立與審計。企業應由采購部門下訂單或起草購貨合同并經授權部門或人員審核、審批或適當審計；4、采購與驗收。企業采購人員不能同時擔任物品的驗收工作；5、采購、驗收與相關會計記錄。企業采購、驗收與會計記錄工作職務應當分離，以保證采購數量的真實性和采購價格、質量的合規性、采購記錄和會計核算的正確性；6、付款的審批與付款執行。企業付款的審批人與付款的執行人職務應當分離。（二）授權審批制度企業應明確審批人對采購與付款業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人辦理采購與付款業務的職責范圍和工作要求。根據采購與付款業務，控制的審批要點主要包括：1、企業的生產計劃部門一般會根據顧客訂單或者對銷售預測和存貨要求的分析來決定生產授權；2、企業對資本支出和租賃合同通常會特別授權，只容許特定人員提出請購；3、企業對于重要和技術性較強的采購業務，應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現決策失誤而造成嚴重損失；4、采購合同的簽訂需經有關授權人員審批；5、采購款項的支付應經有關授權人員審批。（三）業務記錄控制為實現采購與付款業務內部會計控制目標，企業應建立以請購單、合同、驗收單、入庫單等結算憑證為載體的業務記錄控制系統。在該系統中憑證要連續編號、記錄，簽字蓋章，做到賬證、賬賬、賬表、賬實相符，并且檢查有編號簽字的憑證與記錄是否按程序要求處理，這樣可以有效防止經濟業務的遺漏和重復，并可檢查是否存在舞弊現象。三、采購與付款業務流程的內部會計控制一般來說，采購與付款的業務流程包括請購、采購作業、驗收入庫、貨款結算，根據我國《內部會計控制規范——采購與付款（試行）》，企業至少應加強對以下控制點的控制。（一）請購提出物品和勞務的需要是采購環節的開始，企業可以根據不同的需要制定不同的請購制度。企業生產經營需求量比較多的原材料、零配件等物品，使用部門可根據預算、即將簽發的生產通知單等情況填寫請購單，由采購部門、財務部門、業務主管部門的人員共同參與請購的審核，由本企業授權的采購負責人審批。請購單一式三聯，注明請購部門，請購物品名稱、規格、數量、要求到貨日期及用途等內容。重要物品或勞務的請購應當經過決策論證和特殊的審批程序；臨星需要的物品，通常由使用者根據實際需要直接提出，不經采購部門簽批。但使用者在請購單上一般要解釋請購目的和用途，經使用部門主管審批，并經財務部門同意后，交采購部門辦理采購；緊急需求的特殊請購制定特殊審批程序；特殊原因需取消請購申請時，原請購部門應通知采購部門停止采購，采購部門應在原請購單上加蓋“撤銷”印章，并退回給請購部門。（二）詢價為確保價格機制透明，企業應制定合理的詢價程序，并重點了解供應商的相關情況?？刂拼胧┯校?、定期了解供應商的基本資料，如產品價格、質量、供貨條件、信譽、售后服務以及供應商的設備狀況、技術水平和財務狀況等，為企業采購決策提供可靠信息；2、對潛在供應商應就其質量、技術、財務狀況的可行性進行調查；3、對于大宗和重要物品的采購，應建立由采購、技術等部門參與的比質比價體系，綜合考慮價格、質量、供貨條件、信譽和售后服務等；4、對某些采購可以采用招標方式，在滿足采購方物品質量、送貨時間等要求的情況下，以公開方式進行，招標不能以價格作為惟一因素；5、對于零星物品的采購，由于采購量低、價格也不高，采用上述方式采購成本會過高，一般授權直接采購，但也應形成由獨立的人員抽樣暗訪制度；6、就以上各因素確定目標價格并與相關供應商協商以達到最優價格。（三）采購詢價程序完成后，采購部門須作出以下決定：1、根據資產存儲情況，確定采購物品的批次和數量；2、根據詢價控制制度，選擇最有利于企業生產和成本最低的供應商；3、將請購單一聯退請購部門，以示答復；一聯退財務部門籌備資金；一聯采購部門作為簽訂購銷合同的依據。（四）合同采購部門應及時與供應商簽訂合同，合同必須按照采購權限規定，由各級授權人審核同意。合同一式三聯，一份交供應商請求發貨，一份由采購部門專人保管，負責合同的執行，一份交財務部門以監督合同的執行。對某些采購數量不大，不經常采購的物品，也可以不簽訂合同而直接購買，以簡化手續，加快進貨速度。部分企業以訂單替代購貨合同，訂單要素必須設計完整，一般一式三聯并連續編號。（五）驗收驗收人員根據訂單、合同等單據，對采購物品的品種、規格、質量和其他相關內容進行驗收。驗收人員通過點數、過稱或測量等手段來檢驗物品數量的正確性。在可能的范圍內對物品的質量進行檢驗。經驗收的物品，由驗收入員出據驗收單。保管人員根據驗收單點收實物的數量和質量并填寫入庫單，注明供應商名稱、收貨日期、物品名稱、數量、質量等內容。入庫單一式三聯，一聯留存，登記倉庫臺賬；一聯交財務部門，辦理結算；一聯退回采購部門與購銷合同、請購單核對后歸納備案。（六）付款財務部門對發票、運費單、驗收單、入庫單以及其他有關憑證審核后，與合同進行核對，經企業授權人審批后向供應商辦理結算。貨款到期后，應及時支付，以維持企業良好的信用。采購需預付貨款或訂金的，應適當授權后才能支付，并需收到供應商的相關票據。對于企業采用賒賬方式購買物品時，由此而形成的債務結算業務也必須加強控制。具體要求是：1、應付賬款的入賬必須在發票等憑證經企業授權人審批后方可入賬；2、由專門人員定期與供應商核對賬目，如果對賬中發現問題，應及時查明原因，分清責任，按有關規定處理，確保雙方的賬目相符；3、按雙方事先約定的條件，及時清理債務，支付欠款后，依據相關憑證，登記賬薄。在實際工作中，企業應根據采購與付款業務的具體特點，不斷完善、修訂其內部會計控制制度，保證企業經營活動的有序、高效運行。參考文獻：1、財政部.內部會計控制規范——基本規范（試行）.財會(2001)41號.2、財政部.內部會計控制規范——采購與付款（試行）.財會(2002)21號.3、內部會計控制制度實務[M].民主與建設出版社,2004.