酒店財務管理中的核心與流程透析

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【關鍵詞】酒店內部控制財務管理

【摘要】作為一個服務性行業，酒店業和生產型企業不同，提供的產品主要是不確定性較強的服務，本文從內部控制的基本概念談起，論述了酒店內部控制的核心，并對其客房收入，餐飲收入和采購等方面的具體內容做了詳細的討論。酒店行業是對外開放較早的行業之一，隨著市場經濟的發展，酒店業已經成為社會主義市場經濟較為活躍的一個主體。

一、酒店內部控制的概念

內部控制的定義，不同時期的定義有所不同，不同機構給出的定義也不盡相同，在這里，筆者采用COSO委員會在1992年的《內部控制-整體框架》當中的內部控制定義：內部控制是一個由董事長、管理層和其他員工所實施的過程，旨在為一系列目標提供合理保證：營運的效率和效果、財務報告的可靠性、相關法規的遵行性。內部控制包括五個要素：控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監督。

對于酒店內部控制而言，由于其業務內容相對于一般的生產企業而言有其特殊性，其產品不是實體性的，而是直接面向客戶的多樣化的、靈活性強的服務，在內容上較實體性生產行業而言有著較大的不確定性，內部控制措施則需針對這種特殊性而提供財務管理上的制度性保證。

二、酒店內部控制的核心

酒店內部控制的內容涵蓋多個方面，從部門組織機構的設置，到人事安排以及常見的會計內部控制等等，但核心內容主要還是有以下幾個方面。

1、權力的審批

權利的審批即授權，授權是作為一種事前控制來保證內部控制的完善的，對于酒店而言，由于提供的主要是餐飲住宿等服務性產品，授權控制尤其重要。

授權一般可以分為一般授權和特殊授權。對于酒店來說，一般授權是為了實現酒店業務效率的提高而將一些基礎性的操作權限加以定位，通常表現為以預算、計劃、規章、制度等形式將一般酒店服務人員的職權范圍作相對較為明確的界定，如酒店點餐服務人員根據價格給客人提供餐飲服務。一般授權一般不經常修改。特殊授權區別于一般性授權的一個根本特征就是面向的控制內容是需要靈活處理，或者是需要上級主管商議決定的，如客人入住客房后對于客房質量不滿要求降價或退房的權利，便是一個需要臨時授權性質的特殊授權。這一類授權在酒店管理當中存在較少。

2、不相容職責的分離

不相容職務的分離是內部控制體系發展的重要起點之一，其主要目的就是為了預防由于職權集中而產生的職務舞弊。對于酒店來說，其不相容職務主要有以下幾個方面。

（1）權利的審批與執行。簡單的來說就是指具備批準某項業務職權的人不能夠同時負責執行此項業務。如具備審批業務人員培訓費用的職務不能同時負責費用的支取，具備審批客房價格浮動區間臨時性權利的職務不能負責直接收費。

（2）業務的執行與審核。這就是指自己做的事務不能由自己負責審核。如負責管理客房用品倉庫的不能負責盤點，負責餐具洗刷消毒的不能負責餐具衛生的抽點。

（3）業務的執行與記錄。這主要表現在一些財產的記錄上。如采購原材料的職務不能同時負責入庫記錄，餐飲銷售人員不能負責銷售業務的記錄。

（4）會計人員的職務分離。這與一般企業的內部控制要求一致，如會計職務與出納職務分離，出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權、債務賬目的登記工作等。

3、資產的保全

企業實施財務管理的主要目的就是為了實現資產的保值和增值，對于內部控制來說則主要是為了保證相關資產的完整，主要包括以下幾個方面的內容。

（1）限制接近資產以及記錄資產使用狀況和業務的相關賬簿資料。如：現金除單位負責人、財務負責人以及出納之外，其他人員不得不經批準接近，一般情況只能由出納負責現金的存?。豢头坑闷芬约安惋嬙?、辦公用品倉儲部門出了保管人員之外，其他人員除領用、審核之外不得隨意進出；記錄資產使用狀況和業務的相關賬簿除會計人員，主管人員以及審核人員之外其他人不得隨意翻看借用。

（2）盤點。為了保證相關資產的完整性，定期或者非定期的盤點是必要的，盤點工作在酒店管理上要注意主要就是職務的分離，以及避免盤點人員與資產管理人員的串通舞弊。

另外，對于客房住宿部門及資產倉庫等關鍵部門，做好相關的防火防盜措施，一方面是為了保證財產的安全，另一方面也是對客戶人身財產安全負責的表現。

4、審核與監督

一個完整的內部控制體系，必須有相關的審核與監督部門負責對酒店各項業務的協調與溝通，能夠對整個業務流程以及相關的內部控制制度和實際措施進行審查，并對其不足之處提出建議，對由于不足產生的影響實施補救措施以及相關的獎懲。這一部門一般表現為內部審計部門，但不局限于單獨的內部審計部門，具體的相關業務部門也可以針對本部門的業務在部門內部安排專人進行審查。

三、酒店內部控制的基本流程

1、客房收入的內部控制流程

客房一般是作為酒店業務收入的支撐或保證而存在的，從服務上來講，沒有客房只能稱之為酒樓。雖然餐飲收入也是酒店收入的一大部分，但由于浮動性高，客房控制的基礎性地位仍然非常明顯。

（1）登記。戶入住酒店首先要做的就是對其進行登記，及時、準確的登記主要是基于兩點考慮：一方面確認客人的身份，保證入住環境的安全，同時作為公安部門的備查資料，也為追回離店欠款或損失做基本的記錄；另一方面則是為了方便將客人在入住期間的各種消費準確的歸集到一起，以便核對和客人付款。

（2）預收保證金。在客人入住時預收部分保證金，主要是為了減少欠款的發生以及其他損失的及時賠償，當前預收保證金的做法比較普遍，一般是預收房租及其他費用的綜合保證金，在發生各種消費時在所收費用中扣款，在預收金額消費完時通知客戶再交款，或者記賬在客戶離開時再讓其補款。

（3）消費記賬。就是指客戶在酒店的消費要及時歸集到其對應的賬戶中，以便客戶離店結賬。在這一環節當中首先要做的是開設賬戶，對于個人入住只需對客戶開設各自的賬戶即可，一般是以房號為歸集點，或者作為歸集賬號即可；而對于團體客戶，則需要區分公私，如果是公務團體，可以開設一個集體賬號，但如果是私人團體，如旅游團，由于有些費用是團體負責，但有些費用由個人負擔的（如洗衣費），則需在開設了一個團體賬戶之后再對不同的客戶開設對應的私人賬戶來歸集由私人負擔的費用。在開設了賬戶之后要做的工作就是將客戶在酒店的各種消費及時的入賬，并在電子入賬規則之外建立手工入賬規則，以備特殊情況使用；另外需要注意的是記賬人員要和收銀人員職責分離。

（4）結賬。在這一環節，其流程可以表示如下：確認是否離店——否（即一般性結算）——是（進入實質性離店結算）——確認客人身份及賬號——打印賬單——客戶確認——付款離店。

2、餐飲收入的內部控制流程

餐飲收入占酒店總體收入的比例也相當大，一方面由于其面向的客戶群體形形色色，另一方面提供的服務也比客房服務的種類要多，綜合導致其控制更加復雜。

（1）以餐品為主線：客戶根據菜單點餐——服務員記錄餐品項目，填制一式三份的菜單——出納員在菜單上加蓋印章，自留一份用于最終賬單的歸集——服務員將加蓋了印章的菜單自留一份作為備用憑證——服務員將另外一份菜單送至廚房——廚房根據菜單制作餐品，制作完畢后通知服務員——服務員將餐品送至客戶用餐處——當日結算時廚房將菜單按編號整理送交主管——主管將菜單匯總記錄，交送財務部記賬。

（2）以菜單為主線：根據服務員送來的客人菜單，將消費金額錄入計算機——客戶補點餐品則根據補點菜單將消費金額補錄到計算機——客人結賬，將已結賬賬戶做結賬處理——當日結算時出納員根據計算機記錄的當日用餐狀況編制當日收入報表送交財務部門。

（3）以貨幣為主線：客戶結賬時，為防止出納直接與客戶接觸，由服務員將賬單交至客戶，客戶將結算款交給服務員——服務員將結算款送至出納處，出納找零——服務員將找零送給客戶（如采用其他支付方式則按照相關規定執行）——出納員將當日所有結算款放置保險箱——總出納與監點人打開保險箱將當日結算款送交開戶銀行——根據銀行回單編制報告送至財務部。

3、采購業務內部控制流程

（1）請購。由財務部、餐飲部、客房部、倉儲部門、采購部門根據歷史消耗數據以及時令性消費導向制定采購計劃，并根據實際狀況及時調整，在實際執行時主要由物資消耗部門與倉儲部門商議提出確切的采購單。

（2）報批。將采購單送至授權評審部，授權評審部在與倉儲部門結合了解后確定采購數量，最終批準采購得標的物的種類和數量。

（3）訂貨。采購部門根據批準的采購單聯系供貨商，簽訂訂貨合同，訂貨單交送總經理批準，批準后將合同送交財務部門一份以作付款安排，送至倉儲部門一份安排存儲空間，送至物資需求部門一份以做工作安排，自留一份作為備查資料。如有難以采購物品需與物資需求部門商議決定替代采購物。

（4）付款。財務部門將入庫單訂貨合同核對，安排付款或貨款核銷。

（5）驗收。倉儲部門根據訂貨合同驗收貨物，隨時附監督員一名，并編寫入庫記單，自留一份以作備查，送交財務部門一份。很多時候，內部控制措施并不是越完善越好，需要考慮的一個重要因素是成本效益原則，應該對內部控制所能帶來的效益以及制定和執行內部控制措施所消耗的成本做一個綜合的權衡來確定最終的內控制度。另外，內部控制主要是針對于日常常見的業務做出的規定，對于較少發生的特殊情況則缺乏約束力，需要通知制訂特殊規則或臨場應急處理措施來解決。了解了這些，管理人員才能從本質上把握內部控制，才能夠做好管理人。酒店內部控制的內容絕不僅本文所述，本文僅是從幾個側面對酒店內部控制做了一個側面的論述，并未涉及盤點、內部審核等方面。而且，酒店管理人員應該了解的是內部控制有其固有的局限性，哪怕是最完善的內部控制體系，也有可能由于多個人員的串通而失效，或者由于執行人員的主觀或非主觀原因導致對指令的誤解而失效，也有可能由于環境的變化而導致失效。

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