中小企業會計電算化的若干意見

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我國的會計電算化從20世紀70年代末開始，經過了近30年的發展，已經取得了長足的進展，到目前為止，我國已有相當數量的大中型企業實現了會計電算化，并開始著手實施ERP管理系統。近年來，隨著計算機性價比的快速提升，財務軟件技術的日趨成熟，加上企業信息化管理需求的日益迫切，很多中小企業也開始計劃或已經開始實施會計電算化。然而，值得注意的是，由于中小企業在規模、資金、人力資源、經營方式上與大企業都有很大的區別，所以在實施會計電算化時不能完全模仿大企業的思路和方法。那么，中小企業應如何實施會計電算化呢?在實施會計電算化過程中又應注意哪些問題呢?本文將針對目前中小企業實施會計電算化過程中存在的問題，提出若干建議。

一、端正態度，做好思想準備

與大企業相比，中小企業規模一般比較小，業務量相對較少，所以有些中小企業領導認為本企業會計工作手工足以勝任，投資實施會計電算化純屬浪費。同時由于實施會計電算化會不可避免地帶來會計工作中的變革，致使很多財務人員因擔心不能勝任新工作而產生抵觸情緒，影響了會計電算化的實施。針對此類現象，筆者認為，中小企業實施會計電算化，首先需要各級領導和全體財務人員端正態度，從思想上做好準備。

作為企業領導，首先應明確“發展才是硬道理”，企業只有發展，才有前途，要發展，就必須跟上時代步伐。會計電算化是企業管理信息化的基礎，而企業管理信息化已經成為企業發展的必然。所以，中小企業實施會計電算化是其實現管理信息化的一個途徑。雖然實施會計電算化需要資金投入，可能會在短期內對企業產生一些不利影響，然而，企業領導應認識到會計電算化將來對企業管理信息化的作用，企業會計電算化的正常運轉，為企業管理信息化的實現鋪平了道路。另外，那些熟識企業財務狀況的財務人員也要端正態度，勇于面對變革，克服抵觸情緒，因為一切事物都是不斷變化的，“變則通，通則久”，隨著經濟的發展，會計變革是必然的。所以，財務人員應積極主動地學習新知識，提高自身業務素質，以迎接會計電算化的挑戰。其實，實踐表明，企業實施會計電算化后，財務人員的工作量可以降低2／3，不但減輕了勞動強度，提高了工作效率，而且可以有更多的時間和精力參與企業經營管理，為企業領導提供各種各樣的分析報告。同時，還可以擠出更多時間學習計算機應用知識和會計專業知識，這必然使企業財務人員的素質逐步提高，從而更好地為企業發展服務，形成良性循環。

二、購置設施，做好基礎準備

企業要實施會計電算化，就需要配備相應的軟、硬件設施。在購置設施時，首先應考慮企業自身的規模、軟硬件費用和技術承受能力。中小企業規模一般比較小，所以，沒有必要購置“高精尖”、“大而全”的軟件和硬件，但要考慮軟硬件之間的協調和發展。作為硬件基礎的計算機，其配置既要保證當前財務軟件的正常運行，也要考慮到將來財務軟件升級后，該計算機的運行性能，避免軟件升級后與計算機硬件不協調，導致重新購置硬件，造成資金浪費。同時，如何選擇合適的財務軟件也是企業實施會計電算化的一個重要環節。購買財務軟件，應從全方位考慮：

(1)要滿足購買方——企業自身規模和經營特點的要求。目前，市場上通過財政部門評審的財務軟件有很多種，一般都具有賬、表、存貨、工資、固定資產、往來款項管理等通用模塊，有的還具有成本核算、資金管理及財務分析功能。就我國目前中小企業發展的現狀來看，企業規?；虼蠡蛐。懿痪?，所以中小企業實施會計電算化最重要的一點是明確自身需求，通過對本企業資金規模、業務特點、硬件配置、人員素質及發展方向等方面的研究定位來確定所需財務軟件的性能、功能、運行平臺及實施方法和步驟，可以先選擇一些常用的模塊，如賬務處理、報表處理作為試點，隨著企業規模的擴大和業務量的擴充，再投資選用其他的模塊。這樣，既避免企業一次性投入費用太高，也能使中小企業財務人員在循序漸進過程中更好地使用財務軟件，為企業服務。

(2)要考察供貨方的實力和商譽。首先，大面積“撒網”，多選擇幾家軟件公司作為目標。然后，采用合適的方法考察選中的軟件公司。作為購買方的中小企業在考察過程中，可以找專門從事軟件咨詢服務的公司進行咨詢，也可以對與本單位背景環境相似的用戶進行考察，同時，還可以參閱專業媒體有關財務軟件的評測報告，來考查該軟件系統是否安全穩定、功能是否全面實用、操作是否簡捷易用。在此基礎上，還要重點考察軟件供貸方的商業信譽和售后服務。中小企業應選擇那些技術力量雄厚、售后服務體系健全，有良好的商業信譽，而且經營時間較長的軟件開發商。因為這些軟件公司在企業實施會計電算化過程中，有能力提供用戶培訓和技術支持，而且在激烈的市場競爭中能長時間擁有較大的用戶群，足以說明其質量和信譽應該是不錯的。

(3)另外，需提醒中小企業：不要因為財務軟件價格高而放棄購買，轉而自行開發。因為中小企業的資金規模小，技術力量薄弱，業務類型不很規范，因而，自行開發的軟件通用性——般較差，還可能存在一些問題。而且一旦計算機軟、硬件技術或會計制度出現重大變革，需要重新編寫財務軟件程序時，可能會出現與先前的軟件程序相矛盾的地方，處理起來就很麻煩了。另外，修改后的財務軟件程序是否能實現財務數據的安全對接與轉換，也是一個需要考慮的問題。而對于商品化財務軟件來說，上述問題就很好解決了。通過財政部評審的財務軟件不但功能規范，錯誤較少，而且其升級換代和維護均由軟件開發商負責，企業沒有開發維護這個后顧之憂，完全可以“輕裝上任”。

三、組織人員培訓，取得技術支持

會計電算化工作是一項技術含量較高的工作，不僅需要會計、計算機專門人才，更需要既懂會計又懂計算機技術的復合型人才。由于種種原因，大多中小企業只重視軟件、硬件的購置和安裝，不重視對相關人員的培訓。而實際上，由于中小企業在人力資源和技術力量方面相對落后，更需要做好相關人員的培訓工作。一方面可以讓相關人員掌握工作知識和技巧，另一方面增強他們的信心和運用財務軟件的主動性和積極性，提高工作效率。培訓方式可以多種多樣，但不論哪種培訓，都可以分為初級、中級、高級三個層次。大部分財務人員要通過初級培訓，掌握計算機和財務軟件的基本操作技能；一部分財務人員要通過中級培訓，能夠對計算機系統環境進行一般維護，對財務軟件進行參數

設置，以及對會計核算信息進行簡單分析和利用；少部分財務人員要通過高級培訓，能夠進行財務軟件的分析和設計。就中小企業而言，可以只對其財務人員進行初級和中級培訓，并由培訓后的中級財務人員組織成立企業內部的“技術支持部”，對企業的會計電算化工作給予指導。由于一般的財務軟件供應商都會提供包括軟件使用培訓和系統維護等售后服務，所以，在系統安裝調試及軟硬件升級時，“技術支持部”可以直接與外部的財務軟件供應商聯系，取得技術支持。

四、整理會計資料，做好系統初始設置

企業購買了商品化財務軟件后，接下來要做的第一件事就是整理本單位的會計核算業務，使之適應電子計算機處理的需要，即：不僅將手工核算的方法、規則、內容、形式等“告訴”計算機，還要將手工處理的會計數據“移植”到計算機中。在手工核算方式下，很多中小企業會計基礎較差，會計工作不規范，賬、證、表格式、內容混亂，核算方法、程序不統一。同一類業務，不同的人做法可能不完全相同，而且有的可能不符合有關要求。而商品化財務軟件具有通用性，即不提供某一具體核算的不規范處理方法，所以就要求中小企業在實施會計電算化之前，先將手工會計資料進行整理。首先應當判別原有數據的真實性和有用性，對于因為中小企業原有會計系統缺陷等原因造成的非真實和非相關數據，就沒有必要進行數據轉化，因為此類數據無益于提高新系統的作用。其次，需要整理企業概況，包括企業名稱、企業簡稱、企業法人代表、單位地址、郵編、電話、傳真、電子郵件、稅號、開戶銀行、銀行賬號、企業類型、行業性質等信息。再次，整理部門檔案、職員檔案、客戶和供應商檔案。最后，確定憑證類別、會計科目及科目期初余額表。必要時，還可將常用摘要及常用憑證整理出來備用，以減少后續工作量。由于系統初始工作直接影響企業的日常賬務處理和期末業務處理，所以，中小企業在進行系統初始化時，最好由軟件供應商的專業技術人員來幫助完成，共同做好系統初始工作。

五、明確分工，嚴格內部控制

會計電算化不但要求企業財務人員加強協作，而且對其各自權限做出了嚴格劃分。準備實施會計電算化的企業，應根據內部控制制度的要求和本企業的工作需要，建立會計電算化崗位責任制，明確每個工作崗位的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專職，辦事有要求，工作有檢查。企業會計電算化崗位是指直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統的工作崗位，包括電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析、軟件開發等崗位。由于電算維護、電算審查、軟件開發崗位需要具備較高的會計知識和計算機軟硬件開發、維護技能，所以，對于中小企業，可只設電算主管、軟件操作、審核記賬、數據分析崗位，由電算主管負責財務軟件運行環境的建立和財務軟件日常運行的管理，以及各項初始化工作。由軟件操作員負責會計數據的輸入和會計信息的輸出及備份處理。由審核記賬人員負責對輸入計算機的會計數據進行審核記賬，并對打印輸出的賬簿、報表進行確認。由數據分析員對計算機內的會計數據進行分析，提供會計信息?；谥行∑髽I財務人員相對匱乏的現實，上述幾個崗位可以一人多崗，如電算主管、審核記賬、數據分析崗均可由會計主管兼任，而軟件操作崗則可以由其他人員完成。但要把握一個原則，即不相容職責相互分離，如會計與出納、憑證錄入員與審核記賬員等均不能為同一個人，以嚴格內部控制，防止舞弊。

六、縮短試運行，靈活甩賬

“試運行”即會計電算化信息系統正式使用之前，手工與計算機同時進行會計業務處理的過程?！八~”即甩掉手工，單獨由計算機完成會計核算工作，這需要會計電算化信息系統經過一定時期的試運行，并通過相關財政部門的審批。對于中小企業，試運行與甩賬過程中，應注意以下幾點：

(1)試運行時間應放在年初或季初等特殊會計時期，并行時間不宜過長。因為年初或季初的會計資料比較好整理，數據轉換工作比較好完成，又由于手工與計算機并行時間太長，會增加財務人員的工作量，既造成了資源浪費，還很有可能挫傷財務人員的積極性。所以，并行時間應盡可能縮短，最好不要超過3個月。

(2)選定工作重點，安排工作進度，定期檢查，及時總結。試運行的工作很多，包括期初數據錄入，日常會計業務處理，賬簿查詢和打印，報表編制和輸出，以及會計數據分析等。所以，在試運行階段，應選定工作重點，并安排好工作進度，在每一進度完成后，進行定期檢查，比較手工與計算機兩種方式的處理結果，若發現問題，及時向技術支持部門和軟硬件供應商尋求技術指導。

(3)甩賬方式靈活選擇。從試運行向計算機系統轉換，替代手工核算，一般有兩種方式：一種是全部核算業務一次性完成轉換；另一種是分階段逐步轉換，以保證系統可靠，平穩過渡。原則上，對于那些業務簡單或單項應用的核算業務，可用一次性轉換。但考慮到中小企業人力資源較弱，業務量不均衡，進行甩賬時可靈活選擇甩賬方式。