行政單位固定資產清查探討

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摘要:行政單位固定資產屬于國有資產，對其進行清查對于行政單位職能的實現和國有資產的保障有重要的意義。行政單位固定資產的清查相對比較簡單，但仍然不容輕視。本文主要闡釋了單位固定資產清查的重要性，探討了固定資產清查的重要性，并提出了相關建議。

關鍵詞:行政單位;固定資產;清查

一、行政單位固定資產的定義

固定資產是指企業為生產經營需要而持有的、使用時間一年以上的、具有一定價值的非貨幣資產。行政單位的固定資產，就是行政單位為維持日常運行及實現行政職能而持有的、使用時間一年以上的、達到一定價值的非貨幣資產。行政單位的固定資產主要包括房屋、建筑物、相關辦公設備及專用設備等。固定資產是企業生產經營所需要的重要勞動手段和主要資產，對行政單位來說，也是行政單位行政職能得以順利運行的必要保障。

二、行政單位固定資產清查的重要性

行政單位固定資產清查，即行政單位在一定的時間內對自己所持有的固定資產進行盤點，了解所持固定資產的整體情況，并做出相應處理。固定資產的清查對行政單位來說極其重要，其重要性如下：（一）保障國有資產安全。行政單位的固定資產絕大部分都由政府購買，資金來源于財政撥款，屬于行政事業單位持有的國有資產。對于國有資產，行政單位有責任保障其安全，這是對單位負責，也是對國家負責。對行政單位固定資產進行清查，可以了解國有資產狀況，加強對國有資產的管理，避免國有資產流失，確保國有資產安全。（二）提高固定資產利用率。對行政單位的固定資產進行清查，可以對單位內部固定資產的配置情況有一個清楚的了解，單位各科室占有的固定資產數量、閑置的固定資產數量等都有一個統計和認識，進而對閑置的固定資產進行再次分配利用，減少資源閑置和資源浪費。（三）保障行政單位正常運行。行政單位固定資產主要職能是保障行政單位的運營以及行政工作的進行。如果沒有定期對固定資產進行清查，導致有些固定資產損壞未能及時發現，或者有些固定資產缺失沒有及時購買填補，有可能會造成行政工作無法完成，輕則耽誤工作，重則會損害人民群眾對單位的看法，有損單位形象。除此之外，固定資產的供應完善還可以使行政單位工作人員的辦公環境得到改善，使行政單位工作人員能有一個良好的辦公環境，提高工作效率，和諧工作氛圍。（四）為預算提供依據。行政單位預算是行政單位根據其職責和工作任務編制的年度財務收支計劃。它是對單位一定時期財務收支規模、結構、資金來源和去向所作的預計。行政事業單位的主要目的是為了促使事業單位社會目標得以實現，進一步提升資金使用效果，降低行政事業單位的成本，對資源的配置作出優化（完善行政事業單位預算編制及管理的途徑研究）。對行政單位固定資產進行定期清查，可以及時了解本單位對固定資產的需求，將其納入行政預算之中，為預算的科學性和完整性提供保障。

三、行政單位固定資產清查的方法

行政單位固定資產構成相對于企業單位來說較為簡單，大多為房屋、建筑物以及各類辦公設備和專用設備，且多為行政單位所有，租賃、出租情況較少，因此固定資產的清查相對簡單。具體清查方法如下：（一）組建固定資產清查工作組，制定固定資產清查計劃。固定資產清查工作組的組建對于固定資產清查極為重要。因為固定資產的清查關系到整個行政單位，各個科室都會涉及，需要各科室工作人員的積極配合。因此，組織一個固定資產清查工作組，協調各科室，有利于推進固定資產清查工作的順利進行。除此之外，制定固定資產清查計劃也是必不可少的一環。所謂謀定而后動，制定固定資產清查計劃能夠為固定資產的盤點提供一個指南，使固定資產的清查工作更加有條理，更加有針對性。固定資產的清查計劃應當包括清查人員、負責科室、清查對象以及具體的清查程序和清查時間點。（二）賬賬核對。行政單位固定資產除了有專門的固定資產系統記錄固定資產情況外，也會被記錄在行政單位的賬冊中，購買、調撥固定資產時會有相應的政府采購合同以及固定資產調撥文件，固定資產入庫時會有固定資產入庫單，固定資產處置時也會有相應的處置單據。在進行固定資產清查時，應當先將這些單據、文件與固定資產系統內的固定資產情況一一核對，確保賬賬相符，之后再進行下一步固定資產清查的工作。對于經過核實沒有記載的賬外固定資產，固定資產清查員應當究根溯源，查找固定資產沒有及時入賬的原因，因為工作疏忽沒有入賬的要及時入賬，如果因為客觀原因暫時不能入賬，這部分固定資產仍然需要記錄盤點。固定資產管理員可根據固定資產購買發票或者其他憑證，將固定資產實物與憑證進行核對，統計固定資產的數量、價值以及使用人等基本信息，便于做后續處理。（三）賬實核對。賬實核對是固定資產清查的最主要的程序，也是耗費時間最久、耗費人力最大的一項步驟。賬實核對是根據固定資產賬，對行政單位實有的固定資產進行盤點，確認固定資產賬上所記錄的固定資產是否真實存在、其存在狀況如何以及固定資產信息是否有變更。賬實核對需要固定資產清查人員深入各科室，對所記錄的固定資產進行一一盤點，具體需要核實的內容如下：1．是否存在。有些固定資產雖然記錄在固定資產賬上，但是因為使用人使用疏漏或者年代久遠等原因，很可能已經遺失，這就需要固定資產清查人員加以記錄，等最后做進一步處理。2．存在狀況。存在狀況是指登記在賬且存在實物的固定資產的狀況如何，是否能夠繼續使用，是否需要維修，如果損壞嚴重是否需要更換等等。及時記錄固定資產的存在狀況可以及時更換無維修價值的固定資產，延長仍可使用的固定資產的使用年限，提高固定資產利用率。3．固定資產信息是否變更。固定資產并非是一成不變的，在固定資產的使用過程中，可能因為工作需求等原因更換使用人或者使用部門，也可能因為一些別的原因使固定資產的價值或者類別發生變化。對此，固定資產清查人員都應該及時記錄，更改固定資產相關信息。在實際工作中，因為行政單位固定資產采用行政事業單位資產信息管理系統進行管理，固定資產都有條形碼，因此盤點時要注意條形碼的對比，看條形碼信息與實際信息是否相符。（四）后續處理。對于賬賬、賬實不符的固定資產，要究其源頭，如果是漏記、缺記而造成賬賬、賬實不符合的，需要及時將其登錄在冊；如果因為客觀原因造成固定資產的損失，應當根據單位內部固定資產處置程序做相應處理，在報相關負責人討論決定后做出進一步的賬務處理；對于因為使用人失誤或者過錯造成固定資產損壞或損失的，視情況還要追究相應責任；對于固定資產信息發生變更的，除了要及時在固定資產系統中更新相應信息外，還要及時更新固定資產上的條形碼，便于下次進行清查和盤點。

四、行政單位固定資產清查的建議

（一）清查制度化。固定資產的清查應當是制度性的，在一個時段內就應該清查一次。固定資產清查是固定資產管理的一個重要方面，應當納入到固定資產管理制度中，對固定資產清查的負責部門、負責人、清查間隔等有明確的規定，方便固定資產清查人員進行清查，也方便各部門進行配合。（二）管理完善化。固定資產的管理還涉及固定資產的購買以及后續的分配，這些都需要專門的人員進行管理。如果固定資產的購買和分配人員與固定資產管理人員并不是一個人，就需要協調工作，互通有無，及時分享固定資產相關信息，否則就會出現固定資產購買而固定資產管理員沒有記錄、固定資產分配而固定資產管理員不知道的情況。為了防止這種情況的出現，行政單位應當完善固定資產入庫以及調撥手續。行政單位固定資產管理部門應設有專門的固定資產入庫和調撥程序。固定資產購買入庫時應領取固定資產入庫單，填報后再行入庫；固定資產的分配以及變更使用人等應填寫固定資產調撥單，在固定資產管理員處報備，再進行固定資產的調撥處置等。在日常工作中，經常會出現空有制度而難以落實的情況，一方面是因為工作人員圖方便，另一方面是因為缺乏重視。各行政單位工作人員應當提高認識，按程序進行固定資產的管理、使用。（三）系統科學化。目前，行政單位推行電子信息化管理，固定資產的管理都有專門的固定資產系統。而固定資產的購買大部分也采用信息化，由政府采購網站進行管理。筆者認為，在未來可以實現固定資產管理系統的功能擴展，使得固定資產管理系統不僅局限于固定資產的日常管理，而是延伸到固定資產的購買、入庫以及處理，讓固定資產的購買分配都能直接體現在固定資產管理系統上，由電子信息管理引導固定資產的實體管理，使固定資產的管理信息化、明確化。

作者:楊 茜 杜師帥 單位:天津市東麗區人民檢察院行政科