建設工程檔案的管理及歸檔研究

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一、建設工程檔案管理及歸檔的特征

（一）分散性與復雜性

建設工程和其他工程有很多區別，工程周期相對比較長，整個建設工程比較復雜，不管是建設用到的復雜材料還是建設工程技術更新換代的速度，以及建設工程結構的高復雜性。整個工程中不同的分支之間會產生相互交叉的情況，這就直接導致了工程檔案管理的分散性。

（二）繼承性與時效性

隨著我國建筑業施工技術不斷提高，新材料的使用和管理水平的不斷提升，在這整個過程中工程檔案管理有很強的時效性與繼承性。時效性表現在工程檔案隨著時間的延長使用價值越來越低。繼承性表現在工程能夠通過之前的經驗教訓對后面的施工提出寶貴意見。

（三）全面性與真實性

建設工程中的檔案管理有自身的真實性和全面性。真實性表現在資料填寫的真實性，工程建設中的具體情況需要通過真實地填寫資料來進行記錄，包括工程中發生的各種隱患或者事故等。全面性表現在檔案信息的完整和全面。

（四）隨機性

建設工程檔案包含了整個工程項目的所有資料，它對整個工程進行了詳細記錄，很多資料都是在現實中的工程事項中產生的。因此，建設工程檔案在一定程度上有較大的隨機性。

二、建設工程檔案管理要點

建設工程檔案管理的整個過程大致分為：管理文件收發文和登記、傳閱、分類存放、組卷歸檔、驗收與移交等。下面重點對檔案在管理中的不同環節進行詳細說明。

（一）建設工程監理文件資料分類存放：建設工程檔案的管理工作首先需要管理文件經收發文，然后登記與傳閱，之后必須要采用嚴格的分類方法對其進行存放。這樣能夠在很大程度上滿足工程在建設中對資料方便查閱和審核，有利于工程完工后檔案的歸檔工作與移交工作。

（二）建設工程檔案的管理需要根據分類原則進行分類，在分類中需要根據工程不同的特點和監護管理中的相關內容來進行確定。檔案資料管理的原則應當由工程監理單位技術管理部門進行，做到檔案的一致管理特色。建設工程檔案資料在管理的過程中應當保證內容的清晰，方便查閱，不能對資料進行隨意更改。在管理過程中應當保持資料的清潔與破損。

（三）建設工程檔案管理中的分類需要根據工程施工的體系、施工順序和工程劃分等因素來進行實施，并做到分類有一個非常情緒的條理，應當與項目監理機構的業務工作相互結合根據工程開展情況進行管理，能夠大大提高建設工程檔案資料的查閱和歸檔流程的順利進行。

（四）項目監理機構在進行檔案管理時需要用到存放檔案的專用柜與資料分類存放的專用夾，檔案管理部門應當選擇一個合理的檔案存放位置，盡量避免檔案資料由于空氣濕度和昆蟲造成的長期受潮或者侵蝕輕的發生。某部分或者某項工程結束之后文件需要轉放到檔案袋；資料夾裝滿的一些相應文件資料也需要轉移到檔案袋中，檔案袋要標注好編號，方便查找。

三、建設工程檔案歸檔范圍及要求

（一）建設檔案的歸檔層次

首先，向單位檔案管理部門移交形成的文件，一般包括勘察、設計和施工等工程。然后，需要向建設單位檔案管理機構移交的文件，主要包括設計、監督管理、施工等工程建設。最后，需要向地方城建檔案管理部門移交的文件，建設工程單位根據歸檔要求進行的檔案文件。

（二）建設工程文件歸檔范圍

我國對建設工程檔案歸檔有明確的規定，規定中指出，需要歸檔的資料指的是在整個工程中應當進行保存的文件，時間范圍是工程項目的提出到工程完工投產使用的過程，在這個過程中主要形成了以文字、圖紙和錄像等資料。這些資料是工程從建設到交付使用的依據與憑證。具體歸檔范圍主要有以下兩個方面：第一，與該建設工程有關的建設活動、記錄了建設過程的材料，有很大保存價值的各種形式的文件；第二，按照國家規范的檔案歸檔具體管理措施。

（三）建設工程文件歸檔的要求

建設工程文件歸檔的具體要求主要表現在以下幾個方面：建設單位應當對單位中的工程文件的形成進行管理和監督，對文件的積累和立卷進行責任管理；在進行建設工程檔案移交時，雙方交接單位應當按照規范的交接手續進行，需要編制移交清單，雙方必須要在交接清單上簽字并且蓋章；有關人員在拿到工程檔案文件以后，必須要由檔案管理機構出具的工程檔案認可文件，才能夠進行工程竣工驗收程序；工程文件的材料制作需要使用耐高溫和耐腐蝕材料，雙方的工程文化檔案一定要為原件；工程文件紙張的使用必須要統一使用A4紙進行資料的記錄，不能使用其他規格的紙張，工程竣工之后竣工圖必須要加蓋圖章；不同工程文件的保存期限有很大差異，一般情況下分為永久保存、長期保存和短期保存三種形式，根據不同工程來選擇不同的檔案保存形式；在建設工程過程中，如果出現意外導致工程建設日期推遲或者停建的，工程檔案需要由建設單位進行保存。

四、結束語

檔案實現信息化管理是社會發展的唯一趨勢。隨著我國經濟不斷發展，對信息化檔案管理工作提出更高要求的同時也面臨著更大的挑戰。在21世紀，要有突破舊觀念的決心，以人為本不斷刷新成績，使建設工程檔案管理及歸檔工作能夠更好地發展和運行，為了中國能夠繁榮富強，而更好地努力。在經濟發展中要把握好經濟時代的發展趨勢，更新傳統觀念，做到利用現代化技術進行科學保存，積極地對傳統檔案管理方式進行必要的變革，讓建設工程檔案管理更加高效和安全，這也是國內高效發展所面臨的一個非常重要的環節。檔案資料對工程中每一個環節都進行了真實、全面的記錄，保障了建設工程檔案的完整性和真實性。

作者:何靜 單位:廣東省水電集團有限公司