建設工程電子文件研究

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摘要：現階段電子信息技術持續發展，首先就是城建檔案館開始增加資金投入，對于那些紙質工程檔案采取數字化掃描加工，接著就是建設單位需要把工程建設中所存在的各種電子文件沒有進行整理，這樣就會出現浪費的情況。為了解決所存在的問題，就需要及時地采取一定的措施來促進檔案歸檔管理，把工程建設活動中所存在的電子文件整理到館中。為了開展建設工程電子文件歸檔就需要采取有效的歸檔方法。

關鍵詞：建設工程；電子文件；歸檔

1引言

現階段計算機技術持續發展，信息技術在建設工程管理中得到了廣泛的使用，這樣使得建設工程的文件載體變得越來越豐富，可以存儲到軟盤以及硬盤中。借助網絡以及電子技術平臺開始變成工程管理的重要組成形式。

2建設工程電子文件的歸檔形式

2.1子文件歸檔管理軟件形式這種形式的運作方法是：城建檔案館沒有專業的建設工程電子文件歸檔管理軟件，這樣就需要有關的建設單位根據所存在的各種規范，把紙質的工程檔案掃描加工成電子文件之后，以光盤的樣式來存儲到城建檔案館中。2.2使用電子文件歸檔軟件掃描紙質檔案的形式。這種形式的運行方法是：城建檔案館開發成立了專業的建設工程電子文件歸檔管理軟件，進而傳輸給建設單位；對于建設單位來說，需要把這些檔案掃描成電子文件，之后進行存儲，最后就是借助離線的形式傳送到城建檔案館中。2.3借助電子文件歸檔軟件把電子文件轉換成固定通用格式。這樣的一種形式主要過程是：城建檔案館專門成立了專業的建設工程電子文件歸檔管理軟件，之后傳輸給各個建設單位；建設單位把工程建設活動里面所存在的電子文件，借助電子文件歸檔軟件轉換成一種固定的格式，接著就是進行歸檔，不需要進行掃描。對于那些難以掌握的電子文件，比如工程規劃許可證、施工許可證以及材料產品合格證等等。建設單位需要掃描之后傳輸到電子文件歸檔軟件里面，最后就是借助離線的形式或者是在線的形式傳輸到城建檔案館里面。2.4建設工程資料編制和電子文件歸檔一體化管理方法。這樣的一種形式運行方法是：城建檔案館專門成立了建設工程資料編制軟件和電子文件歸檔一體化管理軟件，將那些記錄工程建設活動所需要的各種資料表格和工程文件，把這些檔案存儲到軟件中，傳送給各個建設單位；對于建設單位來說，需要借助軟件來編制工程資料，產生工程電子文件，在工程結束之后軟件把電子文件轉換成一種固定的、不可以隨意進行改變的形式，這樣可以直接進行工程電子文件的歸檔。對于那些難以進行控制的電子文件，建設單位需要在掃描之后傳輸到管理軟件里面，最后就是借助在線的形式或者是離線的形式傳輸到城建檔案館里面。

3建設工程電子文件歸檔的最佳形式

在對于歸檔形式進行分析之后能夠看出：成立建設工程資料編制和電子文件歸檔一體化管理軟件，工程資料的編制和電子文件的歸檔統一讓管理軟件負責。對于那些電子文件采取全程控制，不僅如此，把工程建設活動中所存在的電子文件轉換成固定的格式，把這些特殊的資料以及工程文件進行掃描歸檔，這樣的一種形式是現階段最合理，最科學并且最符合要求的一種歸檔方法。3.1建設工程資料編制以及電子文件歸檔一體化管理軟件。建設工程資料編制以及電子文件歸檔一體化管理軟件是現階段進行工程電子文件歸檔工作的最佳工具，城建檔案館使用這樣的軟件，不僅能夠有效地完成工程建設單位的資料編制，而且可以方便進行工程電子文件歸檔，進而方便完成數字城建檔案館的建設。在開展工作實踐的時候，大多數的建設單位需要明確工程質量監督管理站的要求，并且需要采取合適的工程資料來編制軟件，這樣的一種情況下，城建檔案館需要采取一體化管理軟件，要是和之間的工程資料編制軟件發生沖突，就會造成比較嚴重的負擔。正確解決所存在的問題，就需要城建檔案館和工程資料編制軟件開發商進行商討，在工程電子文件歸檔管理軟件里面成立和編制軟件聯系的接口；接著就是有關的單位和部門在開發工程資料編制軟件的時候，需要明確檔案管理的需求，將工程電子檔案元數據增加到軟件開發工作里面，接著就是增加電子文件歸檔管理功能，這個功能的設計需要和城建檔案館已經使用的城建檔案管理軟件進行聯系。3.2電子簽章。在普通的紙質工程文件資料里面，需要使用比較多的簽章文件。要是電子文件使用紙質文件的形式，對于這個工程項目來說，所有的參建單位的簽章人員總人員就達到上百人，電子文件的簽章會變得比較復雜，最主要的問題就是電子簽章認證問題。根據所存在的規定，需要借助電子簽章所存在的法律效力，并且需要國家工業以及信息化部門進行批準，并且需要采取正確的認證手續。工程監理、施工單位，以及勘察設計單位涉及的參與項目人員比較多，并且存在一定的變動性，就需要進行電子簽章，不過這樣會給這些單位帶來比較多的負擔。比較合適的方法就是簡化電子簽章的需求，也就是所有的工程文件不需要個人簽章，僅僅單位進行簽章就可以。要是需要個人簽章的地方就需要采取計算機打字錄入的形式，不過所有的文件上面都需要有著單位的電子簽章，這就需要各個單位進行負責。如此對于工程項目來說，需要各個參與單位進行電子簽章。3.3離線歸檔以及在線歸檔。所謂的離線歸檔指的就是把所存在的歸檔文件借助一些存儲載體傳輸到城建檔案館里面，所謂的在線歸檔就是把工程文件借助互聯網技術來進行歸檔。因為在線歸檔比較方便，所以在各個城建檔案館里面得到了廣泛的關注。不過在線歸檔需要借助互聯網，所以存在一定的安全隱患。要想充分發揮互聯網的便利性，城建檔案館需要指導歸檔工作，未保密的文件不可以在網路上進行傳輸，并且有著保密性質的文件不可以使用在線歸檔的形式。

4結束語

建設工程電子文件屬于城市發展過程中規劃、建設、管理以及記錄的重要依據，并且屬于社會發展的重要信息資源。所有的檔案工作人員都需要根據有關的規范來落實建設工程電子文件傳輸工作以及歸檔工作，這樣可以給城市建設可持續發展提供更加可靠的保障。

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作者:劉良玉 單位:四川自力建筑勘測設計有限公司