企業檔案文化建設評估體系研究

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摘要：構建企業檔案文化建設評估體系具有重要的現實意義，能為企業開展檔案文化建設指明工作方向，并能進一步激發企業檔案工作者的工作熱情。本文參考了國網江蘇省電力有限公司的工作實踐，認為在構建過程中需要明確評估原則、核心指標和其他指標，并且進行多級核查。

關鍵詞：企業檔案文化建設;企業檔案文化;建設評估體系;構建研究

企業檔案文化建設是將企業檔案文化內在價值進行外現的過程，包括構建企業檔案文化精神內涵和外現企業檔案文化內核，具體包含三個層面[1]，即開發企業檔案文化產品、構建企業記憶、展示和傳承企業檔案文化。企業檔案文化建設評估體系是企業對自身及下屬各級企業檔案文化建設成果進行評估的系統工程，包括評估實施主體、評估責任人、評估時間、評估實施流程、評估成員等要素。當前，構建企業檔案文化建設評估體系具有現實意義。首先能為企業開展檔案文化建設指明工作方向，并倒逼企業檔案文化建設提質增效；其次能進一步激發企業檔案工作者的工作熱情，營造企業檔案工作良好氛圍；再次能助推企業文化建設，提高員工的歸屬感。筆者所在的國網江蘇省電力有限公司檔案部門在穩步推進公司基礎性檔案工作的同時，按照《國網江蘇省電力有限公司“十三五”企業文化建設實施意見》的相關要求，積極推進企業檔案文化建設，為公司的企業文化建設服務；并自上而下構建企業檔案文化建設評估體系，為公司開展企業檔案文化建設提供業務指導，并對公司下屬各單位、各公司所承擔的工作職責提出具體要求。

1構建方式研究

1.1評估原則。一是按照公司檔案管理體制實行分級管理原則[2]，強化總公司對下屬各單位、各公司檔案文化建設的指導與監督職責。省公司檔案部門負責企業檔案文化建設評估方案的制定、監督和指導工作，對企業檔案文化建設評估的結果具有最終裁量權；地市級公司檔案部門是整個企業檔案文化建設評估體系的核心，負責評估工作的上傳下達，同時負責審核縣（區）級公司企業檔案文化建設的成果；縣（區）級公司檔案部門主要履行等級申報和接受上級公司檔案部門的檢查與指導的職責。二是依據《國家電網江蘇省電力公司企業檔案文化建設目標管理辦法》（以下簡稱《辦法》）實行的目標管理原則，通過目標拆分的方式提高企業檔案文化建設效率，其核心是突出對企業檔案文化建設成果的評價。即明確總目標為做好企業檔案文化建設，再將總目標拆分成若干個二級、三級的子目標[3]，并根據職能要求指派不同員工完成任務，最后以員工完成工作的質量與整體的考核標準進行對比，不斷提升企業檔案文化建設成效。尤其重視對檔案文化產品、企業記憶和企業文化展示與傳承這三類成果型指標的評價，三類指標各占20分，突出檔案部門與檔案工作者在企業檔案文化建設中的主體地位。此外，目標管理原則強調員工的自評與管理層的審核，因此在企業檔案文化建設過程中員工與管理層需要根據評估體系進行自我評價與監督審核，確保工作始終處于目標體系的范疇中。三是堅持以需求為導向的原則。國網江蘇省電力公司在構建評估體系的過程中，始終堅持以企業為主體、以需求為導向的策略。公司在評估體系構建之初，就對下屬各部門、各公司企業檔案文化建設工作的具體情況進行充分調研，以問卷、訪談、座談等多種形式收集企業檔案文化建設信息，明確下屬各部門、各公司現階段工作成果，分析其潛在需求。在此基礎上，公司才著手開始構建企業檔案文化建設工作的評估體系。以需求為導向構建起來的評估體系，能正確反饋當前的工作情況，并有針對性地指導未來的工作實踐，既不會因為評估落后于實踐使評估工作失去應有的價值，也不會因為評估超越實踐而使目標任務難以完成。1.2核心指標。企業檔案文化建設評估指標是企業檔案文化建設評估體系的核心指標，而企業檔案文化建設的內容建設與成果建設更是評估指標中的重點考察內容，可謂核心中的核心。內容建設包括檔案文化產品、企業記憶和企業檔案文化展示與傳承三個部分，其中檔案文化產品分為編研產品、工藝品和出版物三類[4]；企業記憶分為歷時型企業記憶和專題型企業記憶兩種；企業檔案文化展示與傳承可在線下平臺或線上平臺完成。上級公司在對下屬公司考核評估時，根據不同類型的內容建設要求進行評分。成果建設則是對企業檔案文化建設工作成果的社會認可度進行考察，從所獲獎項、所受表彰、與經濟效益四個角度分別進行[5]，以“物化”的形式如獎狀、證書、論文所登載的期刊等作為評估依據，避免成果的概念化與主觀化。此舉旨在鼓勵公司將企業檔案文化建設的工作成果對外開放。1.3其他指標。除核心指標之外，企業檔案文化建設評估指標還包括組織建設、制度建設和設施建設三類，設置這三類指標旨在優化企業檔案文化建設的外部環境，督促各公司重視企業檔案文化建設工作并落實有關舉措。首先是組織建設方面，分別從人員安排、發展規劃和資金投入三個角度評估組織建設的完備性，其中人員安排是組織建設考察的重點，它要求將企業檔案文化建設納入公司各層級的崗位職責中；發展規劃和資金投入則從企業戰略的高度保障了企業檔案文化建設工作得到應有重視。其次是制度建設方面，制度建設不僅考察公司的企業檔案文化建設工作制度的制定情況，也評估企業文化相關制度和企業檔案管理制度，完善的企業文化制度與企業檔案管理制度能夠推進企業檔案文化建設。再次是設施建設方面，主要從硬件與軟件兩個方面進行考察，硬件設施包括與檔案庫房建設相關的硬件設施，以及為滿足企業檔案文化建設需求配備的電子設備；軟件設施是指與電子設備配套的、能夠保證設備正常運轉的軟件與操作系統。1.4等級申報。企業檔案文化建設評估體系秉持自愿申報的原則，由下屬公司向上級公司提交企業檔案文化建設的評估材料，包括企業檔案文化建設評估申請表、自評得分表和相關佐證材料等。上級公司組織專家組統一對下屬公司的企業檔案文化建設情況進行評估，根據企業檔案文化建設評估體系所列的各項指標進行打分，給出相應的評估等級。國網江蘇省電力公司企業檔案文化建設的評估等級共有3A級、4A級、5A級三種等級，從低到高依次申報。1.5多級核查。上級公司對下屬公司提交的申報材料有審核監督的職責和義務，核查一般包括專家組審查和申報時效期滿后的復查兩種形式。因企業存在不同的業務領域，專家組成員的構成也各不相同，如國網江蘇省電力公司的專家組包括企業檔案工作負責人、黨建工作負責人、行政管理部門人員、檔案學領域專家以及電力領域專家。公司的評估結果具有五年有效期，因此在有效期到期前，下屬企業需提前申報企業檔案文化建設復查工作，通過復查才能繼續保有評估等級，否則會被要求進行限期整改。在整改后仍未通過審查的下屬企業，其評估所取得的原有等級將會被取消。建立多級核查的評估體系，能夠激勵下屬公司不斷創新企業檔案文化建設的形式，開拓企業檔案文化建設的新領域。

2構建成效分析

對縣（區）級公司而言，構建企業檔案文化建設評估體系緩解了基層檔案人員“青黃不接”的問題。目前國網江蘇省電力公司檔案人員隊伍中存在大批即將到達退休年齡的員工，這一現象在縣（區）級公司中尤為普遍。檔案文化建設是一項延續性非常強的工作，新入職的員工缺少老員工的指導，對企業檔案文化建設成果缺乏應有認識，極易導致檔案文化建設工作出現“斷層”。而構建評估體系則緩解了檔案人員隊伍年齡老化所帶來的負面影響，具體來說，新入職的員工可以通過企業檔案文化建設指標體系的內容對公司檔案文化建設成果有基本了解，在此基礎上學習各類成果的建設方法，從而縮短新老員工交接學習的時間，避免公司企業檔案文化建設出現“人走茶涼”的尷尬局面。對地市級公司而言，構建評估體系改變了以往不合理的檔案文化建設布局。因為在企業檔案文化建設評估體系構建之前，各地市級公司開展企業文化建設工作往往缺乏全盤考慮，工作呈現碎片化、無序化狀態。企業檔案文化建設評估體系為各地市級公司開展工作提供了完整的參照模板，并使得地市級公司對下可以指導縣（區）級公司企業檔案文化建設工作，對上可以將本地區工作納入公司檔案文化建設的整體布局之中。對省級公司而言，省級公司利用評估體系賦予的審核與最終裁定權利開展工作，提升了檔案部門在公司中的地位、營造了開展檔案工作的良好氛圍；構建評估體系讓省級公司對各下屬公司的檔案文化建設成果有了更為深入的認識，進而為企業檔案工作找到新的拓展方向，如打造省級公司層面的企業檔案文化展示與傳承的平臺，將各下屬公司的企業檔案文化建設成果進行展示；在取得較好成效和一定工作經驗的基礎上，省級公司檔案部門聯合公司其他部門提出了江蘇省電力博物館建設項目并推動項目落地，展現了檔案工作在企業發展中的重要作用、展示了企業檔案工作者的良好形象。

參考文獻：

[1]陳智慧,吳建華等.試論企業檔案文化及其建設[J].檔案與建設,2018(9):4-8.

[2]張向東,楊柳慧.上海浦東新區檔案學會為“星際評估”服務[J].中國檔案,2016(1):40-41

[3]宋琦.基于檔案事業發展的檔案事業綜合評估的訴求分析[J].檔案學通訊,2011(6)：84-88.

[4]蒲婧翔,吳建華,袁妍.檔案文化產品及其相關概念的界定[J].中國檔案,2017(8):72-73.

[5]郝春紅,安小米等.基于檔案多元論的國家數字檔案資源建設評估指標體系構建研究[J].檔案學研究,2017(1):31-41.

作者:王嘯峰 單位:國網江蘇省電力有限公司