城市軌道交通企業檔案信息化建設研究

導語：城市軌道交通企業檔案信息化建設研究一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：綜合運用實地調研、問卷調查、深度訪談等方法對某軌道交通集團檔案信息化建設的現狀展開研究，從管理權責與流程、檔案收集、人才結構、技術應用、監管驗收五個方面梳理其存在的困境。遵循檔案信息化建設的基本原則，構建了城市軌道交通企業檔案信息化建設的體系框架，包括制度完善、資源建設、人才培養、技術支撐和監管強化等方面，進而在此基礎上分析了相應的推進策略。

關鍵詞：檔案信息化；軌道交通行業；工程項目；檔案

隨著信息技術的發展與數字資源的海量增長，數據作為新型生產要素，逐漸成為促進社會發展和經濟騰飛的“新石油”。城市軌道交通企業作為集設計、融資、建設、管理、運營和物業開發的大型國有企業，涉及多項數字業務，須緊跟數字時代的發展潮流。數字轉型在為企業帶來機遇的同時也面臨著文檔數據體量日益增加、形態日益復雜、場景日益多元的挑戰。本文以某軌道交通集團（以下簡稱“集團”）檔案信息化建設的實踐與探索為例，綜合采用文獻調研、實地調研、問卷調查、深度訪談等方法，分析其面臨的困境，同時結合對國內其他11家城市軌道交通集團（公司）檔案機構調研的實踐經驗，歸納并構建了城市軌道交通企業檔案信息化建設的體系框架，進一步分析其優化策略，以期為城市軌道交通領域及相近領域的檔案信息化工作提供借鑒。

一、集團檔案信息化建設現狀及困境

（一）管理權責與流程有待明確

當前各子公司與職能部門對其所承擔的檔案管理權責認識不清、分配不均，導致文件審查不全面、不及時的現象時有發生，且難于追責認責。管理權責規定的缺位直接導致了管理流程運行不暢，各部門對檔案信息化工作的重視程度不一，致使在檔案移交、歸檔的過程中出現檔案保管主體不明、檔案材料不全等狀況。

（二）檔案資源收集整合亟須規范

集團檔案類型多樣、形式復雜，參建單位的多元化和管理模式差異較大，使檔案資源的收集整合工作呈現“盤根錯節”的現象。隨著技術的發展和前端業務系統的更新迭代，工程檔案的形式與格式復雜多元，包含文字、聲像、圖紙、三維模型等，增加了檔案資源收集與整合的難度。集團各子公司的檔案管理工作一般為秉承“誰產生、誰負責”的原則，即由各形成部門（單位）自主收集、保管，缺乏統一歸口部門與人員統籌該項工作，導致檔案資源較為分散，集中移交的及時性與積極性不高，難以跟上集團公司檔案管理工作的步調。

（三）高素質專門人員相對缺乏

檔案管理人員業務素養和知識結構是影響檔案信息化工作質量的重要因素。從人員配置來看，當前集團配有專職檔案管理員4人，各部門（單位）配有兼職檔案管理員26人。從學歷來看，集團專職檔案管理員大學本科及以上學歷者占比百分之百，中高級職稱占20%，均具備檔案工作人員上崗證，但上述人員大部分無系統學習檔案學專業的經歷。

（四）系統建設與技術采用仍待創新

集團于2019年8月與某科技公司合作研發了檔案信息化管理平臺，該平臺集成了檔案檢索、信息收集、檔案管理、綜合利用、統計日志等常規功能，實現了與前端OA系統、合同系統的對接。但由于OA系統文件線上流轉的環節尚未采用電子簽章，給檔案的統一保管與利用帶來了不便。

（五）質量管控與驗收任務艱巨

如前所述，軌道交通行業涉及設計、融資、建設、管理、運營和物業開發多項業務，檔案來源廣、類型多。一方面，建設工程項目檔案隨項目開展同步產生，各單位將工作重心放在推進工程建設上，對檔案的收集、保管意識較為薄弱、缺乏動力，易出現檔案堆積、丟失、拖延等情況。另一方面，各參建單位由于職能、參建階段、施工場地與管理模式各不相同，檔案形成的場所、類型與載體難以統一，在缺乏歸檔工作監督考核機制的情況下，難以保障檔案形成的質量。

二、檔案信息化建設的指導原則與體系框架思路

（一）指導原則

城市軌道交通企業檔案信息化建設的原則應包含宏觀布局、制度建設、技術體系、業務協同等多個方面。[1-3]第一，宏觀布局，統籌規劃。檔案信息化建設應從集團工作的總體布局出發，以檔案管理與利用的實際需求為基準，制定檔案信息化建設規劃，明確階段性任務，分步實施、逐步推進。第二，標準先行，制度保障。標準與制度建設是檔案信息化工作順利開展的基礎。在遵循國家有關標準的基礎上，應充分考慮城市軌道交通行業的業務特色，滿足集團經營與發展的戰略需求，依照從宏觀到微觀、遞進推行落地的思路進行制度與規范設計，并不斷修正與完善。第三，理念科學，技術合理。檔案信息化工作的關鍵在于以正確的理念合理運用相關技術，增強新形勢下檔案管理的實效。技術的采用不應一味求新，而應當充分比較，認真分析，選取最適用于現實情況的技術方案，同時，還應注意與傳統檔案管理模式的銜接與過渡。[4]第四，線上線下，業務協同。集團業務類型的復雜性和檔案來源的多樣性使“雙軌制”管理成為當下一段時間內的必然選擇。如何做好線上線下檔案工作的協同、維護集團業務工作的憑證鏈條尤為重要。應梳理集團內部及相關參建單位的業務及檔案工作流程，做好規劃協調與部署對接。

（二）體系框架的思路

依據對相關人員的深度訪談和問卷調查，逾半數從事城市軌道交通檔案管理工作的人員認為制度的建設和完善是保障檔案信息化順利開展的首要和根本因素，資源、人才、技術、監管也深刻影響了檔案信息化建設的進程和質量。因此，本文從制度完善、資源建設、人才培養、技術支撐和監管強化五個方面構建了城市軌道交通企業檔案信息化建設的體系框架，如圖1所示。在這一體系框架中，制度完善是核心，監管強化是保障，資源建設是基礎，人才培養決定著各項工作的落實與執行，是檔案信息化工作的源泉，技術支撐為體系框架賦能，是企業檔案信息化發展的長足動力。上述各個方面共同配合，實現城市軌道交通企業檔案信息化的協同推進與完善落實。

三、檔案信息化建設體系框架的推進策略

（一）制度完善：加快集團制度體系與配套規范建設步伐

一是應將檔案信息化工作制度體系建設納入集團整體戰略規劃中，自上而下部署規劃檔案信息化制度建設。具體地，應充分結合軌道交通行業檔案管理的業務流程與特點，實現從宏觀到微觀的制度覆蓋。如廣州地鐵集團公司設置了三級管理制度：圖1城市軌道交通企業檔案信息化建設的體系框架。一級制度為企業檔案管理辦法，二級制度是突出軌道交通檔案管理特點的基本業務制度規范，三級制度是適用于各參建單位的檔案工作規范體系。[5]二是為檔案信息化全流程的各項工作制定配套規范體系，為各機構落實執行提供詳盡的“指導書”與“路線圖”。

（二）資源建設：實現檔案收集的及時完整

一方面，應建立溝通機制，積極加強集團與項目建設相關部門、單位的交流與聯結，推動落實檔案信息化工作與進度的定時報備，使集團檔案部門能夠實時掌握集團各部門（單位）與參建單位的檔案管理狀況。另一方面，應設立預審機制，增加歸檔預審核、預立卷環節，實現檔案的在線移交與審查追溯，改善檔案部門在檔案收集工作中被動、滯后的境況。此外，應將檔案管理工作嵌入工程建設流程之中，如在線路規劃設計階段即同步部署檔案管理工作；在單位工程驗收、項目工程驗收、竣工驗收、安全評估及試運營評審等重要項目驗收節點進行檔案管理成果審查與驗收；同時，對完工線路做好定期抽查與中期檢驗工作，保障檔案資源收集的齊全與完整。

（三）人才培養：開展系統培訓，拓寬晉升空間

人才培養的首要任務即提供系統的、符合時代發展要求的檔案信息化工作培訓，應針對電子檔案管理法規與標準、檔案數字化工作、電子檔案管理系統的使用等關鍵業務展開系統培訓，使其覆蓋全體專兼職檔案工作人員，并通過內部培訓貫徹至相關的業務人員，使檔案人員了解技術、技術人員明白檔案。另外，還應重視檔案管理人員的職業發展，可通過采用管理階梯與技術階梯并行的考核模式與晉升機制，為檔案管理人員與專業技術人員提供平等的發展機會與晉升空間，夯實企業檔案信息化建設工作的人才基礎。

（四）技術支撐：推動平臺創新與場景應用

明確檔案信息化平臺與系統建設的技術需求，在確保各單位線上檔案運行的流程規范、數據格式、業務界面統一的情況下，積極采用電子簽名、可信時間戳等技術，保證電子文件的真實可靠，提升業務辦理效率。充分考慮數字檔案館建設的智慧化趨勢，進一步優化系統功能，以前瞻性視角開拓場景化創新應用，如拓展智能語音處理、內容深度學習、指紋生物識別等智能化技術，打造智能統計分析、智能檢索利用、智能歸檔等智能化應用功能，提供人性化、個性化、精準化的交互體驗。

（五）監管強化：形成規范有力的內外監管模式

首先，集團內部應建立對項目管理單位和參建單位質量管控機制，如西安地鐵集團就提出了“工程檔案—監理審核—建設單位主管處室審核—檔案室審核—接收入庫”的流程，深圳地鐵集團和沈陽地鐵集團則直接規定由技術管理部門負責檔案質量控制與監管工作等；其次，通過外部職能監督檢查單位（如所在城市的檔案館或城建檔案館，或質量監督部門）對檔案的質量與規格進行審查；最后，應將檔案管理工作成效與各相關單位績效考核、參建單位工程承接資質等核心業務掛鉤，以此提升各參建工程公司對檔案工作的重視程度，切實保證檔案工作質量。

四、結語

城市軌道交通行業作為城市建設、經濟發展與社會進步的重要力量，在其業務工作中形成了大量有價值的檔案資產。檔案信息化建設有助于保存企業數字資產、維護企業合法權益、挖掘檔案數據價值、釋放檔案數據紅利。城市軌道交通行業應在信息化建設體系框架的引領下，從制度、資源、人才、技術與監管方面持續發力，切實以檔案信息化工作帶動企業的現代化與智能化發展。

注釋及參考文獻：

[1]張照余.論檔案信息化建設的基本原則[J].浙江檔案,2003(1):17-18.

[2]王玉玲,楊生吉.新檔案法視域下檔案信息化管理應遵循的原則與創新舉措[J].檔案管理,2021(2):15；17.

[3]王東寧.檔案信息化建設的原則與策略[J].中國檔案,2003(1):16.

[4]向立文.館藏檔案信息數字化建設應堅持的幾個基本原則[J].檔案學通訊,2004(1):44-47.

[5]王彩虹.論城市軌道交通企業檔案管理制度建設及運用：以廣州地鐵集團有限公司為例[J].檔案學研究,2016(5):67-70.

作者：張媛媛 付新航