財務檔案管理信息化建設探析

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一、財務檔案信息化管理特點

一方面，財務檔案在存儲到電腦、磁盤、光盤及其他具有磁性特性的硬件設備后，各種財務數據資料在財務管理、資料利用、查詢以及數據傳輸及資料攜帶鞥方面都更加方便、靈活，數據準確率高，而且不易丟失，能夠較好地適應現代高速發展的社會條件下，對于高數據量和高質量化的財務檔案的全新需求。主要體現在：信息化的財務檔案可以很方便地進行修改、拷貝、傳遞和交流；存儲形式也靈活多樣，既可以存儲于磁性介質中，包括軟盤、硬盤、光盤、磁帶等，也可以方便地輸出到紙質材料保存。另方面，隨著現代科學技術的高速發展和日新月異，信息化的財務檔案數據可以很方便地進行統計、計算、分析等信息的多次加工，不斷滿足變化了的單位管理新需求；同時，信息化的財務檔案可以很好地滿足信息時代實現社會資源共享、無紙化文件管理等現代人類社會管理的新需求，從根本上顛覆了人類傳統的信息存儲和管理方式，極大地提高了工作效率和工作質量。

二、財務檔案信息化管理的主要內容

1.及時建立適合于財務檔案管理需求的動態數據庫，便于進行檔案信息的適時整理和分析。財務管理檔案資料的信息化，又稱“數字化”，是整個財務檔案管理信息化的前提和基礎，是對傳統的以紙質為主要載體的財務檔案管理的升級和優化，是傳統檔案管理的必然發展方向。因此，信息化的財務檔案，將來就是財務檔案信息的的“數據采集和加工中心”。財務管理檔案的信息數據庫，應該依據財務檔案的內容不同，分別建立不同管理需求的數據庫，如管理制度類、原始憑證類（如報銷憑證、發票收據管理系統等）、會計核算資料類（如賬簿、報表、工資發放、稅收繳納等）、其他與財務相關的資料等等。這些信息化的數據來源，一方面是實時核算和管理產生的信息數據資料，另方面是按照不同數據庫的要求，對以前年度產生的歷史數據重新錄入、整理而產生的數據信息。在此，筆者認為：實時化的信息數據資料的取得相對比較容易，因為管理者只需要實時配備現代化的軟硬件管理設備和管理手段，如及時配備賬務處理、報表編制、工資發放、稅收繳納、發票（收據）管理、項目管理、政府采購、資產管理等會計核算及財務管理所需的電腦、服務器及相應的管理軟件，就可以輕松獲得所需的財務檔案信息數據，但是，在不具備這些現代化核算和管理條件之前歷史財務數據，其獲取難度和代價巨大，特別是那些報銷發票、單據的信息化處理，需要耗費大量的人力、物力、財力和時間進行人工錄入及可視化信息處理，這些客觀問題的存在，成為現在阻礙財務管理檔案的信息化進程的主要障礙。目前，筆者所在單位在實現網絡版的賬務處理系統、報表管理系統之外，又逐步自行開發了財務管理查詢系統、工資薪金（包括獎金、津補貼、加班費、值班費、勞務費等）發放系統、發票管理系統、歷史財務數據分析系統等，為進一步推進財務管理檔案的電子化、信息化奠定了堅實的基礎。如果在此基礎上，能夠將紙質的財務管理檔案進一步進行信息化處理，那么就能真正實現完整的財務管理檔案的信息化。數字化的財務管理檔案信息，不至于因為紙質財務檔案的到期銷毀而失去第一手原始材料依據，更便于日后因為研究經濟活動、解決經濟糾紛、處理遺留的經濟問題，甚至是總結歷史經驗、揭露責任事故、打擊經濟犯罪等，提供了詳實的完整的第一手歷史數據資料的查詢、分析等，大大提高了會計檔案資料歷史價值的利用效率,也便于會計檔案信息的資源共享、利用。

2.加強信息財務檔案的網絡安全建設，提高財務檔案的使用效率。檔案的價值在于如何讓政府、社會及單位、自然人等使用者獲得高效、合理的利用，信息化的檔案無疑為其充分利用提供了極大的便利和廣闊的利用空間，使檔案的歷史價值獲得了前所未有的最大效率的利用。但是，隨著網絡信息技術的不斷創新和快速發展，不斷推陳出新的軟硬件技術給人們的日常生活帶來了很大的方便，同時，各種花樣百出、品種繁多的計算機病毒也給人們帶來了困擾和損失，特別是對于信息化的財務檔案，由于其財務信息的保密性和安全性要求很高，因此相對于信息化財務檔案的重要性而言，加強信息網絡的安全建設具有同等的重要性，也只有這樣，才能更好地提高財務信息檔案的使用效率。

3.財務檔案管理信息化系統的決策輔助系統建設。信息化的財務檔案管理系統由于數據復雜、信息量大，有關管理人員憑經驗進行人工分析、處理難以滿足使用者越來越高、越來越快速的使用需求，必須依賴于先進的、智能化程度較高的決策信息系統（決策分析、管理軟件集成系統）。

三、財務檔案管理信息化建設的幾點思考

1.相關人員觀念要更新，管理理念要跟上。財務檔案管理信息化建設是財務檔案管理的未來發展方向，也是新經濟發展和社會進步的必然發展趨勢，因此，這就要求各級管理者要充分認識到財務檔案信息化管理的必要性和重要性，高度重視財務檔案管理信息化建設工作，確保財務檔案管理信息化建設工作得到快速、穩步推進；另外，各級財務及檔案管理人員在更新觀念、提高認識的基礎上，要加強專業的學習和培訓，提升自身素質，提高對信息系統的操作水平和分析、處理能力，充分發揮財務檔案信息化管理的應用實效。

2.要注重財務檔案管理信息化的實效性建設。實效性是財務檔案管理信息化的基本目標，也是衡量單位或部門財務檔案信息化程度的重要標尺，這就要求單位在進行財務檔案管理信息化的過程中（也即電子化、數據化的文檔逐步取代紙質化的過程），首先要科學分類、數據全面，確?？茖W、規范管理；其次，財務檔案管理信息化建設的軟硬件設備、設施以及分析系統等，必須滿足財務檔案信息化管理的基本需求，這樣才能真正提高財務檔案信息化建設的實效性，使其價值利用獲得最大化。

3.要采取多種措施，嚴格保障財務檔案管理的信息網絡安全。數據量大、保密要求高是財務檔案信息化管理的顯著特征，也是財務檔案信息化管理最基本要求，因此，采取多種措施嚴格保障財務檔案管理的信息網絡安全顯得尤為重要。

（1）要定期對存儲于計算機系統中的財務檔案數據進行最低的雙重備份；

（2）要建立完善的內部管理制度，特別是財務檔案管理信息化系統的操作規程，要嚴格防止信息化的財務檔案被隨意篡改、毀損、丟失和泄密的風險，最大限度地降低對財務信息檔案安全性管理的不利因素；

（3）要規范信息化財務檔案的歸檔管理，它既包括了信息化財務檔案的基本數據和延伸信息等內容，也要包含龐雜、賬簿、報表以及磁性載體和軟硬件的升級與維護記錄等實物檔案，信息化財務檔案管理的內容要保證全面、完整；

（4）要嚴格保證計算機網絡安全環境，確保財務檔案信息資料安全性、準確性和高泄密性要求；

（5）要同步紙質會計檔案與信息化會計檔案管理，比如很多單位對存儲會計信息的磁盤、光盤、硬盤等磁性介質疏于保存或保存不專業，有的單位根本就沒有保存磁性介質，另外有的單位沒有把升級換代前后的會計信息系統及相關的操作手冊等資料一并進行歸檔、保存，造成了很多財務檔案信息數據資料無法恢復、調閱，造成了信息化的會計檔案資料的缺失。

作者:楊欣欣 李小軍 單位:湖北省氣象局財務核算中心