檔案信息化建設主要問題及對策

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1我國檔案信息化基本情況

在我們國家，經過長久的發展，目前檔案工作已經能夠基本實現信息化了。最近幾年，我們國家的檔案工作開展得非常不錯，各個相關機構不斷提升工作的信息化程度，管理工作開始出現質的革新，此時檔案機構之間開始共同分析資源，共同交流信息，此時的檔案工作開始朝著開放性方向發展。而且它的服務客體也發生了變化，之前的時候僅僅的為國家機構服務，目前已經轉變為為廣大群眾工作了。具體來說，作為普通群眾，我們可以借助遠程信息，分析檔案信息，像是養老金等等，這在過去顯然是不能的，目前我們真真切切的感受到了它帶來的方便。不過，信息化工程是一個非常繁瑣的工程，而且需要的時間非常久，所以，作為公民我們有義務共同推進它的發展。

2信息化進程中存在的弊端

2.1沒有優秀的團隊

檔案的信息化建設工作并不是一件非常簡單的工作，要想將其開展好，就需要有一個優秀的團隊來操作，具體來講就是需要打造一個高素養高能力的工作組織。作為工作者，不但要懂得基本的管理知識，還要了解信息技術。假如專家和工作人員在認知水平上不一致的話，那么就會導致很多問題出現，進而影響工作效率。要想開展好信息化建設工作，當務之急要做的就是轉變思想，提升自身的創新能力。當前的實際情況是，很多的工作人員過于守舊，還是喜歡依靠過去的模式開展工作，無法從內心之中接受信息化，更別提創新了，還有更甚的竟然存在抵觸的心理。很顯然就算存在了網絡，配置了相關設備的話，也無法發揮它們的存在意義和價值，大多數都被閑置了，最終導致了資源的不合理利用，導致信息化工作無法正常開展。

2.2欠缺資金

要想做好信息化創建工作，必然少不了資金的支持。比對于別的工作來講，該項工作不太受人們的關注，因此投入的資金相對要少很多，其實這主要是和該項工作本身的特性有關。除此之外，如果工作者不具有創新意識的話，不去積極爭取資金，有的甚至錯誤的認為資金有無都是一樣，那么我們很顯然就不會獲取足夠的資金，無法正常開展創建工作了。

2.3沒有合理的開發

當前的檔案管理工作規定我們必須保證所有的流程都合乎規定。不過實際情形是許多的工作者在運用信息體系的時候，沒有合理的開發它的功效，僅僅的將其用在儲存信息了，沒有意識到它的強大之處。

2.4沒有從大層面上做好規劃工作

目前該工作還沒有形成體系化，各個機構只做自己的工作，缺少交流。

3加快實施檔案信息化的措施

3.1打造優秀的團隊

任何工作的開展都離不開人類，尤其是檔案信息化工作，更是需要有一批綜合素養極強的工作者來開展。所以，當務之急是要培養一批優秀的人才，確保他們能夠既懂得基本的管理知識，又能夠很好的操控信息系統，只有這樣才能夠保證工作開展順暢。

3.2做好產業化創新工作

經濟的發展，人們生活水平的提升，加速了市場對信息的需求。積極開展信息產業化創新工作，能夠幫助我們獲取足夠的資金，而且還能夠增加檔案本身的價值。具體來講創新方法有六個。第一，建立收費系統，也就是要想使用信息的話就要繳納費用，像是最常見的學歷驗證。第二，結合所在區域的具體情況，吸引資源，積極開發，共享產權和利益。第三，舉辦展覽，不但能夠取得社會效益，更能夠獲取資金，像是實物檔案等。第四，為個別群體開展新型服務。第五，在國際之間開展檔案文化交流。最后，借助高科技制作方針檔案。

3.3利用“需求驅動”總體規劃

實施檔案信息化，不能單純從IT領域技術上努力以求達到目的，關鍵是要制定相應的信息化規劃。需求驅動是檔案信息化應該遵循的重要原則，它是從利用者需求的角度，從電子檔案的形成和管理開始，依據使用人的需求，明確信息化的具體要素，也就是說按需而定，只有在這種發展模式下，信息化才可以獲取相應的發展條件。例如，在自動化網絡辦公環境下，文檔一體化會變得急需；有了先進的應用網絡，人們對信息的網絡服務會變得比較急需；在實現檔案目錄使用計算機和網絡檢索的條件下，人們會提出全文檢索的需求；為了保護珍貴的歷史檔案（實物原件）及其信息，又會想到將其數字化；隨著政府職能轉變，管理工作日益走向科學化、規范化和高效化，檔案信息輔助決策功能的發揮也將日益重要，不同檔案管理部門只能根據現實用戶需求來確定階段性的建設目標，逐步開展信息化工作，并逐步完善系統。

3.4做好資源利用工作

檔案存在的最大價值就是服務社會，因此只有合理的利用才能夠體現出它的存在。有其是當前社會，對于檔案信息的需求更加明顯，所以只有積極開發使用檔案信息，才能夠更好的為社會服務。一是不斷完善信息結構，建立完善的信息保障系統。積極更新當前的檔案利用方法，做好檢索體系的創建工作。要敢于面對現實，不斷創新，使得資源利用的范圍不斷加寬。同時還要做好如下四點內容：在做好為原有團體服務的前提之下，認真分析廣大群眾的需求，更好的為他們服務；增加檔案機構和社會的聯系，有目的地開發資源；不斷開發機構的社會功能。四是靈活多樣，廣泛求實，積極開展宣傳活動，爭取為信息化建設打造較好的社會氛圍。作為檔案機構在做好相關法規普及的前提之下，還要在社會之中廣泛宣傳檔案信息。同時還要不斷完善法規，增加使用范圍，創造良好環境。

3.5結合國情開展特色信息化工作

任何事情都不是短期之內就可以完成的，檔案的信息化工作也是如此，它是一個不斷進步的過程，不可能在短時間達到我們想要的某種效果，因此我們就要制定滾動發展戰略。一是信息不斷發展，此時我們要積極發展管理系統，不應該過分的看重設備更新，而應該從思想上創新。二是數字檔案信息的積累應該是一個無止境的過程，其掌握的資源越多，服務面就越廣，其潛力才能夠被更好的發揮，進而才能夠展示出檔案工作的意義。所以，不管是何種形式的檔案工作，它的發展都是一個滾動發展的過程。三是對數字檔案資源的共享和開發利用，從目錄檢索、全文檢索到社會化開發、知識化管理、輔助決策支持；從單份的檔案信息到基于對象管理的信息鏈接加工；從本單位共享、行業共享、區域共享到全國乃至全球共享，以及開發檔案信息資源等都是一個滾動遞增與漸進發展的過程。四是在自動化辦公、信息化管理的基礎上，還將逐步實現數字檔案館和智能化控制的目標。上述內容均是以滾動發展的模式存在的，借助這種模式我們可以獲知信息化的發展特征，進而走出一條具有中國特色的檔案信息化之路。

作者:牛新羽 單位:哈爾濱市疾病預防控制中心

參考文獻

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