高校檔案管理信息化建設論文

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高校的檔案管理對于高校的發展有著十分重要的意義，因此如何在今后的發展過程中對于信息技術進行融入就成為了檔案事業面臨的主要問題，由此可見，對于檔案管理的信息化進行大力建設十分必要。

一、高校檔案管理工作存在的問題

(一)手段落后，意識淡薄。當前許多高校中的領導階層沒有對檔案管理工作進行足夠的重視，而是過于重視教學工作和科研工作的開展，因此在日常中忽視了對于檔案工作的管理，而在對于檔案進行應用的過程中才發現檔案應有的優勢沒有得到充分的發揮。高校領導大多認為檔案管理即簡單對檔案進行保管，而沒有真正意識到管理的內涵，因此缺乏對于技術的使用以及資金的投入，從而使得現代化的檔案管理技術難以得到應用，不僅不利于檔案的安全，也使得檔案的使用十分不方便。很多高校仍采用傳統的檔案管理方法，通過人工進行整理，效率十分低下，難以對于檔案中的內容及時進行找出。(二)管理人員專業素質不高，管理機構設置不合理。許多高校通常在檔案管理部門中任職家屬，因此這就造成了檔案管理工作質量的低下，檔案工作人員不僅不能熟練掌握檔案管理的技巧，一些年紀較大的人員還不會對計算機進行操作，極度缺乏掌握專業知識并且可以熟練操作計算機的專業性人才。隨著當前時代的不斷發展，傳統的檔案管理手段已被淘汰，并且相關人員經過學習和培訓后的專業素質也較高，而高校中不僅管理手段落后，人員專業素質也較低，因此高校當前的管理狀態難以滿足檔案管理的發展。(三)檔案利用低效化，檔案功能單一化。高校中檔案機構所保管的檔案數量很多，并且種類繁雜，因此若不能及時樹立高校檔案管理意識，就會使得效率十分低下。當前高校對于檔案的管理只停留在整理、分類和保存階段，遠不能滿足教師和學生對于檔案使用的要求，因此想要真正發揮高校檔案資源的作用，就需要結合自身當前的管理方式不斷融入新技術，從而建立起適合自身的檔案管理方式。

二、高校檔案管理的重大作用

隨著當前時代的不斷發展，信息技術在我國的應用也越來越廣泛，因此將信息技術在檔案管理工作中進行融合就能夠順利解決許多檔案管理中存在的問題，提升檔案資源的利用水平，從而進一步為師生的使用提供便利。高校的信息化檔案管理是高校實現現代化的重要標志，并且為了使高校的檔案管理實現長足的發展，信息技術在其中應用的必要性也進一步得以提升。信息技術融入到了檔案管理之中，傳統的檔案管理觀念仍然應用十分廣泛，不僅難以使信息滿足師生及時使用的要求，也對信息化發展起到束縛作用，因此高校檔案信息化建設就變得十分必要。傳統的檔案管理由工作人員手動進行分類整理以及保管，在這一過程中需要工作人員反復進行查驗，過程十分繁瑣，并且工作量很大;在查找相應資料的時候也十分麻煩，而進行了信息化建設之后，管理人員只要將內容輸入就可以永久進行保存，十分便捷，不僅實現了省時省力，也提升了查找的效率，不僅僅通過管理人員就可以對于內容進行查詢，一些有權限的人也可以使用檔案。工作人員在這一過程中降低了工作量，提升了工作效率，可以潛心研究一些更加先進的管理技術，從而在今后的檔案管理過程中投入應用。并且還可以將檔案管理領域進行擴展，可以在其中加入對于教學信息的，從而實現內部檢測機制的建立。

三、推進高校檔案管理信息化建設的對策建議

推進檔案管理工作的信息化是當前各大高校所面臨的主要問題，因此就需要在發展的過程中對于信息化建設的手段進行探討。(一)檔案管理規范化，工作流程標準化。對于檔案管理工作進行建設應關注檔案管理的方式，只有建立起一套規范性的工作標準，并且嚴格按照以上內容進行執行，才能夠使得檔案管理進一步規范化。一是高校應該對于檔案目錄標準進行制定，由于信息的內容很多，種類涉及的也十分廣泛，因此這就要求檔案管理按照目錄進行規范化的分類，并且保證利用網絡進行查找的便捷性。否則，不僅不能夠使得檔案中信息的內容按類劃分，還會使得其中的內容查找起來十分麻煩，效率較低。二是高校應該對于相關的規章進行嚴格的制定，在制定過程中可以對于其他高校的內容進行參考，也應結合本校檔案管理的實際情況進行結合，從而制定出符合本校實際情況的相應規章。例如檔案在用無紙化管理后，應對于管理人員的使用權限設置，從而按照統一的標準對于檔案管理系統進行規范化使用。(二)數字化檔案信息庫的建設。隨著科學以及信息技術的不斷發展以及完善，高校的檔案管理信息化內容也不僅僅應該局限于校內，而是應該將各大高校的檔案聯系到一起，并在其中融合該高校自身的特色，以實現兄弟院校之間資源的共享，從而借鑒其他高校檔案建設的優點，不斷將自身的檔案管理體系進行完善。檔案中的部分內容應該可以提供給教師以及學生進行使用，建立起一個可供大家共同使用的數字化平臺，加強教師以及學生對于資料進行查找的方便程度，進一步提升檔案管理的服務水平。(三)加強隊伍建設，提高管理人員信息素質。在對于高校檔案進行管理的過程中，管理人員的素質起著十分重要的作用。檔案人員的素質直接影響到檔案管理的綜合效果，因此高校應該對于高素質的人才進行聘請，要求相關人員不僅熟練掌握專業知識，具備創新能力，思想與時俱進，還要求其能夠對于信息技術進行熟練的掌握以及使用。在工作過程中可以對于相關的專業性培訓進行組織，提升相關人員的專業技能，還可以通過同業人員之間的探討從而互相吸取經驗，提升對于檔案的管理效率。在這一過程中高校還應不斷對于管理人員的道德規范進行強化，從而使得人才全方位發展。在這一過程中不斷將檔案管理隊伍進行強化，吸引更高素質的人才，從而進一步推進檔案管理信息化的進程。

四、結語

高校檔案管理對于高校的發展有著十分重要的作用，雖然當前高校檔案管理較以前有所改善，但仍存在許多的問題與挑戰，因此高校的檔案建設仍具有緊迫性，這就要求各大高校在今后的發展過程中，這一問題更加重視，不但從技術的應用以及觀念的更新方面進行著手，還要加強相關人員的素質，從而使得高校檔案信息化建設進一步得以完善，方便工作人員的操作以及師生的使用，從而促進高校今后的長足發展。

作者:國忠 單位:山東師范大學圖書館

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