鄉鎮檔案管理信息化建設分析

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摘要：在科學技術的不斷發展下，信息技術成為了各行各業的“寵兒”，其中在檔案管理工作中采取信息化建設符合時展的要求，其中鄉鎮政府檔案管理中采取信息化建設作用明顯，可提到檔案管理質量與效率，故此，在本文中主要探究了鄉鎮政府檔案管理采取信息化建設的意義以及發展對策，為檔案管理工作的有效性奠定理論保障。

關鍵詞：鄉鎮政府；檔案管理；信息化建設

一、新時期鄉鎮政府檔案管理采取信息化的意義

1.符合鄉鎮政府工作特性的要求。在當前社會經濟的快速發展下以及科學技術的不斷完善性，信息技術已經成為了最為主要的內容，并且在鄉鎮政府檔案管理工作中得到廣泛應用。從屬性分析，鄉鎮政府的工作政治性強，且數量大、內容多，如采取傳統檔案管理工作容易出現失誤現象，導致漏洞出現，嚴重制約了檔案管理的基本性質。然而在鄉鎮政府檔案管理工作中采取信息化建設，可以完善檔案管理的有效性，促使鄉鎮政府各項工作能夠更好、更快的完成。2.方便日后檔案資料查找。將信息化技術應用在鄉鎮政府檔案管理工作中，能夠實現各個部門檔案資料的分類管理，并且能夠幫助工作人員及時且快速的查找。從傳統模式分析，因為屬于人工檔案管理，所以在查找檔案資料的時候不僅浪費大量的時間，并且還容易出現檔案資料混淆的現象。然而積極采取信息化建設，則有效解決這一問題，通過計算機輸入關鍵詞進行檢索，便快速找到檔案資料的所在位置以及電子版本，避免出現檔案管理資料出現失誤現象。3.減輕檔案管理人員的工作量。眾所周知，傳統檔案管理是以手工整理為主，其檔案管理人員的工作量重大，并且還無法保證檔案的有效性。然而將其信息化融入其中，便真正減少檔案管理人員的工作量，提高檔案管理的效率。從另外一個角度分析，傳統紙質檔案資料容易出現遺失或者保存不當現象，導致資料損失，嚴重影響了檔案資料的全面性，然而在信息化技術的應用，可以實現電子版檔案資料整理，減少資料破損或者遺失現象，真正提高了檔案管理的質量與效率。

二、現階段鄉鎮政府檔案管理信息化建設的現狀

從整體角度分析，目前鄉鎮政府檔案管理信息化建設呈現出諸多缺陷，現狀不容樂觀，其一是缺乏專業的檔案管理人員，因為鄉鎮政府檔案管理是比較復雜的工作，尤其在信息化建設中需要懂檔案管理知識與計算機技術的工作人員，但是目前大多數鄉鎮政府欠缺這類人才，經常存在懂計算機技術的人員不懂檔案管理知識，懂檔案管理知識的人員不懂計算機知識，如此一來，則無法真正實現鄉鎮政府檔案管理信息化的有效性。其二是未制定系統化的檔案管理模式，雖然在相關政策的引導下大多數鄉鎮政府已經實施了檔案管理的信息化，但是卻沒有形成一個系統，也沒有針對性的構建一個完整的檔案室，比如想要需要查戶口以及保險，那么則需要先去戶口部查戶口，然后再去逼得部門查保險，這樣不僅浪費時間與精力，并且效果不盡人意，因此，可以實現獨立檔案室的相互整合，保證其統籌性。

三、實現鄉鎮政府檔案管理信息化建設的對策

1.構建完善的檔案信息化管理制度。在新時期積極構建完善的檔案信息化管理制度關系到鄉鎮政府檔案管理信息化建設的效率，尤其在當前社會的快速發展下，要想保證其檔案管理信息化建設的全面性離不開規章制度，其中可以根據鄉鎮政府檔案管理的實際發展情況，針對性的制定有效的制度，可以將信息化工作納入到檔案管理人員的日?？己酥?，并制定信息化檔案管理的規定流程，制定獎懲措施，真正提升檔案管理人員的工作熱情。除此之外，還可以加強對計算機技術的應用，針對性的制定信息化管理措施與方案，與其它部門相互合作，實現檔案的信息化傳遞與保存，真正滿足時展的要求，真正推動檔案信息化建設的有效性。2.引進先進的檔案管理人員。檔案管理人員的好壞關系到鄉鎮政府檔案管理工作的質量，尤其是信息化建設中，要針對性的引進優秀的檔案管理人員，因為檔案管理信息化是建立在計算機基礎之上的，所以需要引進擁有計算機技術與檔案管理知識的綜合性人才，這樣才能保證在日常檔案管理工作中有條不紊的工作。鄉鎮政府可以采取大學生招聘的方式，選擇優秀的檔案人員，并對其進行考核，保證檔案管理人員具備專業的技能與知識，以及具備專業的職業素養與道德素養。除此之外，鄉鎮政府還需要根據檔案人員的實際情況定期開展培訓工作，可以聘請專業檔案與計算機人員進行講解，提升檔案人員的能力，只有真正如此，才能保證檔案管理不會出現失誤，才能跟上時代的步伐，提升其質量與效率。3.構建鄉鎮政府檔案部門。檔案管理的網絡化便是鄉鎮政府未來的發展方向，檔案管理只有緊跟時展的要求，才能得到有效進步，筆者認為，為提高鄉鎮政府檔案管理的質量，可以制定信息化檔案管理部門，其一鄉鎮政府需要專門構建政府獨立的網站，并且在該網站中定期相關的政策與文件信息；其二是在網站中制定檔案館；其三是需要及時將紙質檔案采取電子掃描的方式形成電子存檔，并進行分類管理；其四是要實現檔案室的相互聯系，在相互彌補中共同推動檔案管理的重要性，比如保險部門可以專門制定有關保險的檔案館、戶口部門可以專門制定一個戶口檔案館，這樣才能方便日后查找，才能保證檔案信息管理的全面性。

四、結語

綜上所述，在鄉鎮政府部門中檔案管理所帶來的作用至關重要，關系到鄉鎮政府工作的有效開展，其中在新時期積極做好鄉鎮政府部門檔案管理的信息化成為了時代的要求，其中要想發揮其信息化作用，則需要從現實出發，對相關問題加以分析與解決，真正推動鄉鎮政府檔案管理信息化的完善性，真正發揮其作用與價值。

作者:臧銀誼 單位:山東省膠州市九龍街道辦事處

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