疾控檔案管理信息化建設探討

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1疾控檔案信息化建設的必要性

1.1傳統檔案管理工作強度高疾控機構日常工作。中留下了大量的檔案資料，使用傳統手段的對這些檔案進行收集、整理、保管，然后進行檢索利用的方式，已不能適應信息化時代信息利用的形勢，也無法滿足現代檔案管理工作的需求。而且疾控信息化的實施也為檔案工作帶來了全新的理念，我們從實際出發，提出了適應新形勢的檔案管理工作思路，在一定程度上減輕了檔案管理工作者的工作強度，提高了工作效率，在很大程度上節省了傳統檔案對大量存儲空間的需求，同時也有效減少了對現存紙質檔案資料的破壞。1.2傳統紙質檔案不易保存傳統的紙質檔案要求。保護條件高，在使用過程中容易出現損壞，不可復得，而電子檔案存儲量大，易保存，節約了大量的人力物力和保存空間，延長了檔案壽命。1.3辦公自動化逐漸普及近年來隨著信息技術的產生，中心各項工作已全面向著辦公自動化方向發展，我中心在慢病防控登記報告系統、傳染病防治、兒童計劃免疫接種卡管理、居民健康檔案建立、門診查體系統應用等方面運用了電子管理，期間產生了大量的電子檔案，為今后更好地開發利用檔案提供了必要的基礎條件。

2檔案信息化建設的基本思路

本中心實施檔案信息化建設，首先遵循了“資源為先，標準規范，整體推進，確保安全”的原則，把信息化建設作為未來疾控檔案工作的首要任務，制訂了適合現代檔案管理工作需要的《檔案管理規范化手冊》。2.1檔案管理系統為重點。利用現代化的檔案管理系統，來實現目前檔案管理工作的信息化建設。(1)通過建立統一的標準和規范，我們重新梳理、整理了全中心的文件管理流程，主要是規范統一各業務科室的文件管理模式和形式；(2)開發相應軟件，創建更加充實完善的檔案信息共享服務平臺，借以來支撐中心檔案管理工作的全過程信息化處理，主要涵蓋檔案信息的收集和采集、整理與移交、接收與保管、存儲與借閱、編纂與、上報等內容，逐步將以業務管理模式為主，轉變為服務化管理模式為主，同時不斷探索新的服務模型作為業務檔案管理的基礎。不斷拓展和創新業務流和數據流，將其應用在新的服務模型的系統平臺上，不斷提升疾控檔案管理系統的科學化、信息化水平。2.2以條碼管理作為主要方式。主要思路就是用條碼將檔案進行分類、分區，分別進行整理，并將基礎信息錄入系統。條碼管理是基于條碼技術、RFID(無線射頻自動識別)技術和現代化檔案精益管理思想開發出來的。實現自動化管理，有效地對檔案流程和空間進行管理，實現批次、單次管理，快速歸檔、借閱、移交和檔案盤點。條碼技術與信息處理技術相結合，幫助我們合理地利用庫房空間。使用SQLSevery、Oracle、Sybase、DB2等關系型數據庫存數信息，有效地進行檔案的管理。2.3以條碼槍作為輔助工具我們探索了將現行比較成熟的條形碼技術用于檔案管理信息系統中，來實現疾控檔案的信息收集、采集與輸入這一模式。經過對比之前的單純的人工輸入模式，發現已經大大提高了我們檔案管理系統的實用性。其中，借閱、歸檔掃描主要用于掃描檔案的條碼標簽，無需節制；而入檔、出檔的掃描則是掃描槍由信息系統節制，相符入檔、出檔的檔案，掃描槍“綠燈”亮標識可以入檔、出檔。不相符入檔、出檔的檔案，掃描槍“紅燈”亮標識；同時可以設置成自感到掃描形式：即掃描槍主動感到條碼并讀取，感到不到條碼時主動切換到滅光狀況，很好地掩護了掃描頭，這就防止了掃描槍設置常亮時形成的掃描槍壽命減短的優勢。另外，鑒于目前的實際使用情況，推薦配備抗摔、防塵到達IP54水平的掃描槍。2.4以信息安全為根本。當前檔案管理的信息化已成為必然發展趨勢，《中華人民共和國網絡完全法》已經于2017年6月1日開始施行，在此種情況下，人們對檔案信息的安全越發關注。尤其是近年來，各疾控機構對于信息技術的利用不斷深入，檔案管理的思想和觀念也在這股浪潮中不斷提升，檔案信息管理的難度也日益增加，而且檔案信息安全問題很多，這就對檔案信息管理工作提出了更加嚴格的要求，需要我們對影響檔案信息安全的各種因素進行剖析，找出重點影響因素，發現重點危害因子，在日常管理中采取科學、可操作性強、易于實現的措施加以強化管理，才能提高檔案信息的安全性。同時借助公安等部門的技術手段，加強中心網絡和相關數據庫的安全，對易被攻擊利用的檔案進行加密，對檔案使用進行權限設置，全面確保實現檔案資料的安全管理。

3疾控中心信息化建設中取得的成就和存在的一些問題

2012年通過不斷加強中心檔案室檔案信息化建設和管理，中心檔案室達到檔案規范化管理省一級標準，在全市第一家獲此榮譽。通過近幾年的檔案信息化建設，實踐中出現的最主要問題是大部分檔案資料未實現全部數字化存檔，檔案管理信息化初期工作量巨大，不能全部檔案實行電子調閱，只能查到目錄級；其次專職檔案人員少，大部分兼職檔案員都是非檔案專業出身，對檔案的管理工作還出于邊干邊摸索的階段。這就要求我們的疾控檔案工作人員尤其是非檔案專業的兼職檔案管理人員，必須要加強自身的學習，努力提高檔案專業知識，嚴格遵守檔案管理的各項規章制度和保密安全等制度，確保檔案信息的安全性，同時建立健全嚴格的責任追究制度，責任落實到人。

綜上所述建議全國疾控系統檔案管理可以建立使用統一的檔案信息管理系統，使用統一的管理模式，進一步規范電子檔案，為資源共享打下基礎[2-5]。

參考文獻

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[5]倪乃麗，王福賢，高英敏.新時期下醫療衛生系統檔案管理現狀與對策[J].檔案管理，2016(7)：309-310.

作者:李艦 王園園 李文宇 單位:濰坊市疾病預防控制中心辦公室