高職院校檔案管理信息化建設思考

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【摘要】高職院校檔案主要記錄院校教學管理以及教育活動，是高校歷史發展和辦學特色的縮影[1]。在教學改革不斷深化的同時，檔案管理工作也需要做出改變。高職院校檔案主要包括學生個人信息檔案、教職工信息、校園設施管理，是學校日常運作的信息基礎，傳統的檔案管理方式已落后于高職院校的現代化發展。如何解決檔案管理工作的困難，是高職院?，F代化建設中必須思考的問題，本文將對此展開簡要論述。

【關鍵詞】高職院校；檔案管理；信息化建設

高職院校檔案管理工作需要提高學校的信息化水平，充分了解校內檔案工作的實際困難，結合傳統檔案管理方式創新管理體系，提升管理質量。信息系統覆蓋廣泛，通過有效的利用，能夠明確檔案管理方式，提升管理效率。信息系統具有強大的存儲和整理功能，可以擴大檔案管理的空間，提升調取檔案的速度，結合虛擬數據系統優化整理方式。檔案管理工作的信息化建設，可以有效提升信息資源的利用率，實現資源共享。

1高職院校檔案管理信息化常見問題

1.1管理理念落后。目前大部分高職院校采用人力和信息雙重檔案管理機制，但人機在信息對接時容易形成差錯。雖然信息技術已在很多高職院校內普及，但管理人員并未深入發掘信息系統的功能，數字化管理模式的優勢無法得到發揮。高職院校更注重教育活動的質量，導致檔案管理工作孤立存在于教學管理之外，無法結合教育資源和辦學特色整合檔案信息，共享難度大。1.2信息化設施不配套。檔案信息化需要強大的基礎設施的支持，但目前高職院校的教育資金相對緊張，無法提升配套的檔案管理設備。很多高職院校仍舊采用傳統的人工管理模式，智能化程度偏低，檔案查閱和數據調取耗時長，影響檔案信息化管理水平。部分高職院校采用人工輸入的方式進行檔案存儲，容易出現檔案錯漏、丟失的情況。檔案室的電腦、錄入機等設備沒有專員定期檢查，容易出現硬件損壞現象。1.3管理人員素質不高。大多數檔案管理工作人員屬于非專業人員，信息化程度偏低，管理經驗不足。部分管理人員沒有科學的管理常識，無法掌握專業的管理方式，工作流程缺乏系統規劃，管理細節缺乏專業性，導致不同種類的檔案相互混合，增加查找難度。高職院校也沒有專門的針對檔案管理人員的培訓活動，導致管理人員缺乏信息技能，無法熟練操作信息化設備。

2檔案管理信息化的具體方式

2.1建立資源數據庫。資源數據庫可以方便檔案的存儲、處理、更新和調取，學校在建立資源庫時，需要注重檔案室的基礎設施建設，配備質量優良的計算機、存儲器等硬件設施，增加信息處理系統、數據庫等軟件設施，并結合檔案管理工作制定使用標準，定期對硬件和軟件設備檢查，維修。高職院校需要注重各部門查取資源庫信息的權限，利用電子信息采集系統實現檔案信息的共享。同時，學校需要結合專業的安全管理系統，保障檔案信息的安全。高職院校可以建立以云技術平臺為中心的遠程教育系統和數字圖書館，提升智能信息的覆蓋率，重新整理紙質版檔案信息，采用智能化檢索、讀取、存儲模式，提高紙質版信息的數字化。2.2加強檔案隊伍建設。高職院校創建信息化管理隊伍可以分為兩個步驟，首先可以結合科學的薪資體制和晉升體制，引進優秀的專業人才，充實管理團隊，激發管理活力。其次，可以根據當前管理團隊的工作水平，提高其信息素質，通過定期展開信息技術培訓，培養管理人員的信息技術理論、檔案管理業務知識。例如可以根據管理人員的已有經驗，分層次、分階段展開培訓活動，幫助管理人員深入研究信息技術的新知識、新技能；根據具體的工作內容、時間，展開不同形式的培訓課程，如線上培訓、線下培訓、崗前培訓活動等，幫助管理人員掌握更多的專業能力；還可以利用專業的考核機制審核工作人員的信息意識和信息化技能。另外，高職院校需要培養檔案管理工作人員的思想素質，提高其工作積極性，對管理工作保持熱情。2.3完善管理制度。實際工作中，不少管理人員并不明確自身職責，因此，高職院校需要完善管理制度，落實崗位責任制，不斷增強管理人員的工作責任感。高職院?？梢砸罁芾砣藛T的工作情況、學校教學活動情況，制定監督制度和工作要求，形成有序的檔案管理體系，幫助人員認知自身職責，樹立服務意識。在制定管理制度時，學校需要考慮工作者的實際要求，以剛柔并濟的管理方式制定管理標準，避免管理制度出現高標準化、文本化現象，幫助工作人員逐步熟悉崗位職責，創造和諧的管理氛圍。學?？梢愿鶕畔⒒?，制定嚴格的監督機制，定期對檔案進行處理、更新，保證檔案信息的時效性。2.4更新管理觀念。高職院校需要更新自身管理的觀念，將檔案管理工作作為學校發展的組成部分，從學校的辦學特色出發，制定符合自身發展的管理方案，結合現階段管理情況，創新管理措施。高職院校可以借鑒其他院校的管理方式，或尋求信息中心、網絡中心的幫助，明確自身檔案管理的目標，了解信息化建設的功能和作用，結合自身檔案管理漏洞，與教務處、行政處、教學管理等部門相互配合，實現統一規劃，集中管理，避免檔案管理工作孤立存在。高職院校領導需要重視檔案管理工作的信息化建設，結合網絡技術更新管理理念，堅持以服務師生為中心，以信息技術為支持，打造自動化、信息化的檔案管理方式。

3結束語

總而言之，現代化教學改革需要檔案管理工作進行數字化轉變，結合先進的信息技術有效提升檔案管理的工作效率[2]。管理人員需要改變對信息化管理工作的認知，結合科學的管理觀念，利用有序的管理手段，更好地推進檔案管理信息化建設。高職院校需要注重檔案信息化管理的基礎設施，整合多方信息資源，實現資源共享，提升檔案管理信息化建設水平。

參考文獻

[1]林瑋.數字化時代檔案管理信息化的建設策略[J].環球市場,2019(20):236.

[2]宋金波.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].農民致富之友,2019(12):225.

作者:劉世杰 單位:吉林省四平市雙遼市國有林總場