高校檔案管理制度建設論文

導語：高校檔案管理制度建設論文一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

信息化革命的浪潮席卷各行各業，“互聯網+”成為大勢所趨。在“互聯網+”時代下，高校檔案管理亦應順應科技發展，主動適應信息化的趨勢，不斷探索創新，利用先進的信息技術手段，大力推進檔案電子化、數字化，培養相關方面的專業人才，推動高校實現優化管理和創新發展。

一、“互聯網+”時代下高校檔案管理工作的特征

（一）效率提高。在錄入信息環節方面，傳統人工模式下檔案中每一個信息要素的輸入都要靠人工手寫。這個過程費時費力，且在大批量的工作模式下容易產生人工登記誤差，在“源頭”上造成檔案信息失真，而現代信息技術能夠對同質性信息進行批量處理。在信息處理整合方面，傳統人工模式只能做到單維度，無法形成矩陣式管理，而信息化模式下，學生的信息是作為一個信息元素點存在，管理人員要調閱信息，只需要設定目標元素點，就能將具有統一屬性的檔案迅速調閱，工作效率大大提高。（二）服務范圍擴展。“互聯網+”時代下，共享經濟得到迅猛發展。先進的科技手段與發達的網絡平臺，使信息在更廣闊的范圍內共享成為可能。高校檔案管理工作的目的不僅僅是保存資料，也要為必要的資料調閱提供支持。傳統人工模式下，要在浩如煙海的檔案中搜尋到需要的信息，要耗費大量的人力、物力。而“互聯網+”模式下，檔案管理部門在實現檔案信息的數字化歸檔后，可以通過專業人士開發出檔案檢索平臺，給高校管理人員和師生以適當的訪問、查閱以及復制權限，讓檔案使用者足不出戶，在PC端，甚至手機APP上就能查閱檔案信息。這種檢索方便快捷，提高了服務效率和水平，也擴展了高校檔案管理工作服務的范圍。高校之間還可以搭建平臺，就一些信息進行資源共享，打破信息傳遞的行政藩籬，真正發揮出“互聯網+”時代信息自由、實時流通的優勢。

二、“互聯網+”時代下高校檔案管理制度建設的對策

（一）完善制度。高校管理需要順應時展大勢，不能囿于傳統。高校管理者要有改革者的氣魄，在借鑒兄弟高校以及其他企事業單位做法的基礎上，結合本校實際，制訂檔案管理信息化改革的方案，扎實推進。以陜西某高校為例。該校于2014年引進先進的檔案管理電子軟件，管理層隨即召開全校行政系統會議，要求各院系行政人員在一個月時間內將在編教師以及在校學生的基本資料電子化，并進行全面檢查。在管理層的重視和督促下，該項工作提前一個星期完成驗收。經過管理層兩年的努力，該高校目前已經實現了檔案管理信息化，師生反饋極佳。因此，高校檔案管理信息化制度的建設，與高校管理層的高度重視與積極推動是分不開的。（二）與時俱進?！盎ヂ摼W+”不是靜止的，而是隨著信息技術的發展而不斷進步的。同樣，高校檔案管理信息化制度建設也不是一蹴而就，更不是一勞永逸的。關注信息技術發展，不斷優化檔案信息化管理工作，提升使用便捷性，是一個長期推進的過程。當前我國高校檔案電子化管理工作比較偏重紙質資料的電子化轉換，信息收集和整理的內容主要是原先紙質資料承載的內容，在范圍上沒有太大的突破，而且對軟件更新、維護、個性化、差異化建設的重視力度也不夠。因此，高校檔案管理部門要建立動態監測系統，要求各院系將檔案信息及時上報匯總，對在工作和管理中發現的新問題，提出的新思路都要及時溝通。例如，近年出國旅游成為熱潮，不少師生利用假日時間出國旅游，高校應當要求院系行政管理人員及時搜集師生的出入境信息，在突發情況下能夠有一手資料，也能從側面加強監管，必要時可以與政府部門共享。另外，檔案總量是巨大的，但不同使用者的需求是多樣化的，高校應當完善檔案管理工作機制，細化檔案類別，搭建不同性質與內容的檔案數據庫，為檔案使用者提供高效快捷的個性化服務?？傊?，多樣化分類，建立多樣標簽，是完善檔案信息化建設的一個重要內容。（三）加強培訓。檔案管理信息化制度的建設與實際操作需要專業人士的參與。一方面，高?？梢赃m當外聘相關方面的專業人士參與到高校檔案管理信息化制度建設的工作中來；另一方面，高校也要調動已有的人力資源，加強對現有檔案管理工作者的相關培訓，幫助其適應信息化管理要求，提高其應用新技術、操作新軟件的能力。高校可以組織檔案管理工作者進行職業后續培訓，對能力不達標、態度不端正的職工予以調崗處理，還可以組織職工到其他單位學習，通過現場觀摩，激發他們的學習熱情。此外，高校還可以鼓勵管理人員組成學習團隊，利用業余時間交流、推介學習和應用信息化管理工具的經驗，或者定期開展工作技能競賽，對優勝者進行適當的獎勵。高校還可以建立適當的激勵機制，提升管理人員參與信息化管理培訓的積極性和主動性，對學習能力強、思維活躍的管理人員進行物質與精神獎勵，多角度、全方位提升管理人員的信息化工作水平，扎實推進高校檔案管理信息化工作的開展。

三、結語

“互聯網+”是時展的趨勢，實踐表明，擁抱信息化已經然成為各行各業發展的方向。高校檔案管理工作也要積極實現信息化發展，實現工作效率的提高、服務范圍的擴大，以方便檔案利用者的查詢、調閱和對檔案的進一步利用。高校管理者要扎實推進檔案管理信息化建設，相關人員要不斷學習，提升自己的工作水平和能力，使檔案管理信息化系統能夠與時俱進?？傊?，高校檔案管理工作是高校發展建設的重要內容，必須加強信息化建設，為高校工作乃至我國高等教育事業的發展作出應有的貢獻。

參考文獻：

[1]向澤紅.建立信息共享的高校數字檔案管理模式[J].四川檔案,2012(3):38-40.

[2]何祖華,種金成,路穎,等.基于信息化時代高校學生類檔案管理模式研究[J].蘭臺世界,2012(23):56-57.

[3]楊偉龍.高校檔案信息化建設探討[J].韶關學院學報,2011,32(3):206-208.

作者:何京 單位:蘭州資源環境職業技術學院