現代化遠程教育檔案管理論文

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摘要：近年來，隨著計算機網絡技術和信息技術的發展，基于網絡的現代遠程教育在我國正蓬蓬勃勃地開展，與面對面的傳統教育相比，其教育思想、教育觀念、教育方法、教育手段、教育技術、教育資源都有著很大的改變。面對信息技術的突飛猛進和計算機在各個領域的廣泛應用，現代遠程教育學籍管理也面臨全新的挑戰。搞好學籍檔案管理，關系到現代遠程教育辦學規范化、制度化問題，其管理的模式和力度直接影響著成教教學管理水平，影響著學校在社會上的聲譽。對遠程教育學籍檔案進行科學、規范的管理，一方面有利于改進教學，提高教學質量和管理水平，另一方面對于杜絕假學歷、假文憑的產生及貽害，維護學歷、文憑的嚴肅性和權威性起了重要作用。現代遠程教育特定的教學環境，產生了大量的電子文件和電子檔案，如何認識、保存和管理這些電子文件和電子檔案，對更好地開展現代遠程教育將有著重要意義。

關鍵詞：現代化遠程特點電子媒介

一、現代化遠程教育檔案的特點

遠程教育的學籍檔案由于教學、教務管理形式上的特殊性,因而具有以下特點:

1.復雜性：遠程教育采用計算機、網絡等現代信息技術手段組織教學和管理,學生與老師見面少,學籍管理分層次、分級別進行,管理涉及各層級之間的關系,管理難度較大。而且遠程教育學生是成年人,來源復雜,基礎參差不齊,工學矛盾突出,實行完全學分制,8年內學分有效,時間跨度大,教學計劃變動大,學分替換情況多,畢業審核內容龐雜。這些決定了遠程教育學籍檔案管理工作的復雜性。2.形式不統一、利用率低遠程教育辦學點由中央向省、市、縣輻射,教學點多,學籍檔案歸檔標準、形式不一,現在大多為電子檔案,但也存在紙質化檔案,或無檔案現象,有的即使有檔案,但有些點開辦遠程教育過分追求經濟效益,忽視社會效益,不注重學生學籍檔案的建設和利用,檔案利用率低,形同虛設。3.動態性遠程教育學生的學籍管理是一個非常靈活的、動態的管理過程,學生的成績和操行評定處于不斷的變化之中,教學點必須通過一級一級向上報送學籍管理信息,成績異動、補考、缺考、重修、重考多,再加上課程滾動開設,可變性大,使得遠程教育檔案管理隨時處于動態的變化中。4.周期性學籍檔案伴隨學生從入學到在校學習再到畢業的整個過程,要持續3~8年的時間,因而具有連續性和周期性的特點。

二、現代化遠程教育檔案管理的現狀

隨著信息技術的突飛猛進和計算機在各個領域的廣泛應用,現代遠程教育學籍管理也面臨全新的挑戰?，F代遠程教育學生與普通高等教育學生一樣經過高層次的培養教育后,將承擔起社會主義現代化建設的重任。但我國現代化遠程教育還存在以下幾個問題：首先，檔案管理觀念落后：遠程教育管理工作者的檔案意識淡薄,對學員檔案管理工作缺乏正確的認識,導致責任心不強,給學員填寫歸檔材料時不積極主動,材料不完整、不規范等,給學員就業或晉升埋下了隱患。其次，檔案管理內容不完善：1，在現代遠程教育下,大多數學校建立的學員檔案仍只包括報名表、審核表、入學通知、注冊表、花名冊、成績冊、學籍卡、學員證、準考證等證件和文字資料,沒有形成電子檔案。2，能夠反映學員綜合素質的各種材料也還未進入歸檔的范圍,比如,學員在校期間,許多評先評優材料應該進入學員檔案的沒有進入學員檔案。又如,因為就業壓力較大,某些部門為了學員能順利就業,一些處分文件就沒有進入學員檔案。由此,檔案材料無法具體地反映學員綜合素質。3，有些學員在填寫檔案材料時不認真、不仔細,有的字跡潦草且模糊不清、有的不按要求書寫,使用圓珠筆,有的項目填寫不全、不準確,有的基于連名字都寫錯或寫別名等。這些不符合要求的做法,造成了檔案材料質量不高、不規范。再者，檔案管理模式陳舊：隨著遠程教育招生人數的擴大,學員檔案也隨之不斷遞增,加上存放時間短、流動快、分配去向廣、投寄單位多等特點,層層疊疊的檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成,致使信息資源得不到充分開發利用,不能為用人單位及時有效地提供所需信息。最后，檔案管理隊伍薄弱：高校檔案管理隊伍作為高校學員服務工作的重要組成部分,檔案管理隊伍的建設未得到應有的重視與加強,高等遠程教育這方面的問題更為突

出。據調查,由于人力、物力所限,許多學校的辦學條件還不能盡如人意,教管人員緊缺,信息技術掌握的還不適應試點工作的要求:有的學校由教師和輔導員兼任學籍檔案管理工作,工作頭緒多,忙于應付,沒有時間也無力探討研究學籍電子檔案工作,有時甚至影響了檔案管理工作。

三、現代化遠程教育的契機——充分利用電子媒介的技術平臺

電子文件是指通過計算機進行各種操作、傳輸、存儲等處理的數碼序列。由于計算機

應用的迅速普及，電子文件的生成量已經非?？捎^?，F代遠程教育的教學和教學管理過程中，將產生大量的電子檔案，包括教學計劃、教學實施方案、教學管理文件、教學課件、輔導網頁、學生基本情況檔案、課程注冊信息、考試成績、畢業生基本情況等等。從文件格式來看，有文本格式文件、數據庫格式文件、圖形格式文件等等。這諸多的電子文件，必將給現代遠程教育和我們的工作帶來巨大的影響和變化。因此，首先，我們要提高電子文件管理意識，把這項工作作為現代遠程教育的一個重要的組成部分來抓。當前，電子文件的不斷產生已經成為文件管理的主要問題。其次，加強制度建設，規范管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系。健全規章制度是電子文件管理的一個重要前提，目前電子文件管理不善，同沒有一個電子文件歸檔管理的規章制度有著重要關系。因此，檔案行政管理部門應會同教學教務管理部門及計算機網絡管理部門聯合制定電子文件管理辦法，明確各部門在電子檔案管理中應負的職責，做到有章可循，使電子文件的管理達到標準化、規范化、制度化。再次，從電子文件的形成，運行到歸檔管理，應當由教學教務主管部門或負責人統一協調，指定專門機構或人員負責;各級檔案行政管理部門應指定專門機構或人員，行使監督、檢查、指導電子文件歸檔及電子檔案管理的職權。在電子文件的形成、積累、歸檔、保管過程中，應及時登記設備環境、相關數據等，以保證電子文件歸檔的質量;生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔，以確保歸檔電子文件的完整性和有效性。

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