林業檔案信息化建設論文

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林業檔案作為林業檔案資源的歷史工具，記載著林業工作者的成就業績，是溝通各林業單位部門之間的重要紐帶，同時也作為載體，反映了林業部門在貫徹國家林業法律法規政策等方面所做出的突出貢獻。而今，林業檔案的信息化建設成為林業工作中重要的組成部分，與林業發展息息相關。信息技術發展迅猛的今天，大數據技術應用已經融入各行各業，成為社會發展重要的催化劑。檔案信息化管理模式有助于檔案部門從具備檔案管理與利用的職能，信息化采集與服務職能轉變，而且已經成為其發展的必然趨勢。因此，檔案信息化為檔案工作注入了新的發展活力，檔案信息化建設成為擺在檔案管理者面前必須要解決的問題。要想實現檔案信息化建設，實現檔案的共享性，必須解決檔案信息化建設中存在的問題，才能使檔案管理工作效率和質量實現質的飛躍。

一、林業檔案信息化建設的益處

（一）傳統林業檔案紙質媒介的特點。傳統的林業檔案管理工作通常以紙張為媒介進行信息的記載和傳遞。紙質檔案是一種原生的信息資源，具有原始性和單一性的特點。傳統的文書紙質檔案也由于自身特性，在保存的過程中容易受到很多不確定因素的影響，造成一定程度的損毀，給檔案工作帶來損失。另外，受到歷史條件的限制，檔案的傳輸性能也被局限，傳統的方式通常是以郵遞紙質信息的方式進行信息共享，不僅時間長，而且安全性也不能保證，檔案文件丟失的概率很大，檔案管理工作的效率非常低。（二）林業檔案信息化建設的益處。1.檢索快捷，節約成本如果在實現檔案工作信息化建設的單位，對于檔案借閱過程中，檢索目錄，檢索原文都非常迅速和快捷，可以不必都調出原件，這樣既節省時間，也避免對原件利用時的磨損，提高了工作效率。在工作人員調閱文件的時候，除非必要復印之外，只須調閱電子版的文件目錄及電子版的文件即可，既節省時間、節省人力，又節省紙質資源。在日常檔案管理工作中將更有利于利用。2.檔案保管利用更安全林業檔案不再是單純的紙質文件，而是以紙質檔案和數字化掃描檔案雙套制的形式進行記錄和保存。數字化掃描檔案的存在不僅大大提高了檔案保存的安全系數，而且還不容易受到自然條件的干擾。網絡時達的信息技術手段提高了檔案的保存性和傳輸性，能夠在短時間內實現檔案信息的共享，不需要浪費大量的人力和時間，這是傳統檔案管理所無法比擬的。檔案的管理模式也不再局限于傳統的檔案管理理念，而是實現了辦公自動化，使林業檔案利用高效、安全，大大推動了林業事業的發展。（三）檔案信息網絡化，信息資源共享成為可能。檔案資源的網絡化發展是檔案實現信息共享的必經之路。建立檔案資源數據庫一定要嚴格遵守保密原則，謹防泄密。建立檔案數據庫還要進行與各單位鏈接的端口的預留，以便為實現檔案信息化建設做好準備工作。檔案信息化建設首先要進行檔案目錄的數據庫錄入，其次就是把進行檔案數字化掃描加工的電子文件與相應的目錄掛接，真正實現檔案數據庫的建立。林業檔案管理部門建立相應的檔案數據庫，使實現檔案資源網絡化，信息資源共享成為可能。

二、林業文案信息化建設存在的問題

（一）檔案信息化建設的重要性認識不足。檔案信息化建設的主要障礙就是有些部門的領導對其的重要性的認識嚴重不足。有些領導的認識因循守舊，還停留在傳統意義上的檔案管理上，沒有放眼到開放的世界，沒有做到與時俱進，打破以前那種封閉式的管理模式，更沒有考慮到檔案信息化建設對節約時間和人力成本的重要性。（二）檔案信息化建設的資金投入不足。林業建設單位大多分布在經濟欠發達或不發達的地區，資金實力不足。要實現林業檔案信息化建設，必須投入一定的資金進行網絡升級與設施設備的更新和配備、并且購買檔案管理軟件。大多數單位沒有做這部分資金的預算，或許沒有考慮這部分資金的預算支出，給林業檔案信息化建設帶來現實困難。（三）檔案管理員的業務素質有待提高。傳統的檔案管理要求檔案員做到檔案的整理歸檔、借閱、統計和保管等基本管理技能，但在檔案信息化建設的情況下，對檔案員的素質要求更高，不僅要求會傳統檔案管理方式，還要對計算機應用以及檔案管理軟件的操作方法和技能熟練掌握。林業部門對檔案管理人員往往要求不高，有些單位的檔案員甚至連最基本的檔案管理知識掌握都不牢固，在檔案整理，借閱和使用過程中查準率不高，影響工作的正常開展。因此，提高各單位檔案管理人員的業務素質是每個單位必須提高到認識的新高度，抓緊培訓。（四）缺少規范統一標準的數字化掃描標準。林業檔案信息化工作的開展，還有一個難題，那就是檔案數字化掃描加工工作缺少一個統一規范的標準。對紙質檔案紙張大小的規定，不同類型檔案的劃分：如文書檔案、業務檔案、科技檔案、會計檔案等等，如何進行數字化掃描沒有一個完整統一的規定。很多單位在進行檔案數字化掃描加工時，都是采用外聘服務的方式進行，這些公司工作人員的業務水平也是參差不齊，所以掃描出的數字化檔案也是五花八門，應用起來比較麻煩。

三、加強林業檔案信息化建設的建議

（一）提高林業檔案信息化建設的認識。提高林業檔案信息化建設的認識，首先要從提高領導的重視程度開始，要讓部門領導了解檔案管理的重要性以及檔案信息化建設的重要性。要讓領導真正對檔案信息化建設對檔案管理的重要意義有深刻的認識，才能對檔案信息化建設工作有很大地促進作用，從而加快各林業部門的檔案信息化建設的步伐。（二）加大檔案軟硬件設施建設的資金投入。檔案信息化建設工作離不開資金的支持。檔案軟硬件設施建設需要更新檔案管理軟件，建立檔案管理系統。購置更新電腦、掃描儀等硬件。林業部門的領導要把檔案軟硬件建設作為單位的一項重要工作來抓，提前謀劃，做好預算，真正把資金用在檔案管理工作中來。（三）加快檔案信息化資源數據庫建設，增強檔案的安全保管措施。檔案資源的數字化，是一種新型的檔案信息形式，能夠將不同的檔案信息資源進行整合，是伴隨著計算機技術、數據庫技術和多媒體技術等的發展而產生的。它的優勢在于能夠將各種形式的信息資源以數字化的形式進行存儲，然后通過互聯網將信息資源進行連接，以實現網絡信息共享。這樣不僅能夠避免檔案資源載體在使用過程中所造成的損壞，而且提高了檔案的使用效率，實現了實時利用的目的。檔案數據庫建設的同時，一定要時刻注意檔案信息資源的安全保管問題，加強檔案信息資源的保密措施，確保不出現檔案信息資源泄密的現象發生。（四）加大對檔案管理人員的業務培訓。對于檔案管理人員的選用一定要堅持學歷與技術相結合的原則。既要保證檔案工作人員的業務素質，又要保證政治素質過硬。要加大對檔案工作人員的培訓力度。要每年定期舉辦或參加檔案管理部門組織的檔案業務培訓。要采取請進來或走出去的方法，廣開思路，增加見識，使檔案管理人員真正適應檔案管理工作。對于檔案管理網絡系統已經建立的單位，還要對專兼職檔案員進行檔案管理系統的培訓和保密培訓。（五）加快檔案信息化工作標準規范建設。盡快建立一套完整規范的檔案信息化加工標準，是解決檔案掃描過程中所遇到問題最直接的解決途徑。檔案信息化標準應該包括：檔案信息化應用系統標準、檔案信息化數據存儲、壓縮格式標準、數據加密規范、電子文件信息化加工后檔案存儲格式與載體規范標準等。建立檔案信息化工作標準，能夠規范檔案數字化加工行為，使掃描的文書檔案整齊，規范，方便利用。

作者:劉常玲 單位:河北省林業科學研究院