計算機技術在辦公自動化中的應用

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1計算機技術對辦公自動化的意義

1.1便于信息的搜集

市場經濟瞬息萬變，企業要想進行有效的發展就必須及時的掌握到最新的市場信息。而傳統的辦公方式以人工智能為主，要想快速獲取信息具有一定的困難性。應用計算機技術后，信息的傳遞與搜集都可以在瞬間完成，并且不需要應用太多的人力物力。

1.2提升工作的速度和質量

辦公機構在進行辦公的過程中會涉及到大量的信息處理工作，依靠工作人員手動進行信息處理和分析，經常會出現一定的失誤，并且會消耗大量的時間。應用計算機技術后，各種辦公軟件層出不窮，工作人員只需掌握計算機的操作，學會軟件的應用就可以高效快捷的完成信息處理工作，并且更加利于信息的查找與共享。

2計算機技術在辦公自動化中的應用

2.1強化信息分享，便于信息傳播

信息交流是企業進行經營活動的基礎性工作之一，其可以讓企業對市場信息進行了解，同時也可以幫助企業向外部傳遞企業想要市場了解的信息，讓投資者可以對企業的經營狀況有所了解，進而增加對企業的投資，讓工作人員快速接收到企業的最新發展規劃、經營戰略方針等，實現企業內部的同步運轉。上述這些要想得以實現必須依靠計算機技術的支持，只有通過計算機技術與網絡技術相結合才能達到增強信息搜集、提升信息傳播速度的效果。首先，企業應借助計算機技術建立自己的官方網站，在網站上公布一些企業經營方面的信息，讓更多的投資者對企業進行了解，并且在網站上還可以設置論壇或者在線客服，隨時滿足投資者的各項疑問，幫助企業吸引更多的投資者。其次，企業應在內部構建局域網絡，強化內部的信息共享，讓各部門工作人員可以通過計算機的操作查詢到想要知道的資料。并且及時接收到企業高層的信息和指令，提升企業內部的工作效率。

2.2改善檔案管理，提升檔案作用

無論是政府機關還是企業單位在進行日常辦公的過程中都要涉及到檔案管理工作。傳統的檔案以紙質為主，不僅占據了大量的空間，并且也不利于查找，通常情況下檔案歸檔后，就很難被再次進行應用，浪費了檔案信息資源。因此在構建辦公自動化的過程中，電子檔案逐步的代替了傳統的紙質檔案，工作人員在工作的過程中只需要將檔案信息輸入計算機中即可完成檔案的編寫工作。并且隨著現代計算機技術的不斷提升，通過專門軟件的應用編撰完成后的電子檔案還可以根據工作人員的設置，按照時間、內容、部門的不同進行自動歸檔。同時，計算機技術中的信息共享功能，也使得檔案信息資源得到了充分的應用，相關部門如果需要進行檔案信息的查詢，僅需輸入登陸賬號和密碼，并在搜索引擎中輸入要查找的內容即可。降低了檔案查找的難度，使得檔案的作用得以充分的應用。

2.3加強部門聯系，減少工作阻礙

在沒有在辦公過程中應用計算機技術之前，各部門在辦公的過程中處于獨立狀態，缺乏有效的溝通，因此單位內部的工作經常缺乏協調性，不利于企業工作的展開。而在計算機技術的應用后，單位中的各個部門可以通過計算機技術和網絡技術的應用有效的連通起來，并且各部門的工作規劃也可以在企業內部的網站中進行查詢，使得各部門之間了解程度不斷加深，避免了工作上的沖突。并且在實際工作的過程中，單位為了避免工作人員在工作過程中出現失誤，也可以將工作過程中需要遵守的工作流程、規章制度等在內部網站上進行公布，讓工作人員予以注意。除此之外，現代絕大多數企業都已經實現了辦公的電子化，企業管理層可以向各部門下發電子通知，并且工作人員的工資單以及一些學習資料，年度工作安排等也可以通過計算機發送到工作人員的郵箱之中，這在一定程度上減少了資源的浪費，符合節能環保的思想。

3結束語

綜上所述，辦公自動化在現代企業中已經初具雛形，通過對部分企業進行走訪調查我們可以發現，辦公自動化之所以得以構建，完全依靠于計算機技術的支持，并且辦公自動化的應用確實對企業的發展起到了積極的促進作用。因此企業要想保持這種良好的發展勢頭，就應在計算機技術方面下功夫，讓其在辦公自動化方面發揮出更大的作用。

作者:李哲琳 楊錦華 單位:交通運輸部科學研究院  瞻博網絡信息咨詢（上海）有限公司