市地方稅務局機關計算機公文處理規則

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(試行)

為適應計算機公文處理系統在局機關應用的需要，逐步推進機關辦公自動化，根據《全國稅務機關計算機公文處理操作規程(試行)》、《安徽省地方稅務局機關公文處理實施細則》，特制定本規則(以下簡稱《規則》)。

第一章總則

第一條辦公室是公文處理管理部門，負責計算機公文處理的管理工作。計算機信息中心是技術保障部門，負責計算機公文處理系統的技術保障工作。

第二條機關全體工作人員都應使用計算機公文處理系統處理公文并執行本規則。

第三條辦公人員使用計算機處理公文，應設置登錄口令、簽字密碼及電話號碼。登錄口令、簽字密碼由個人負責保密，應根據需要不定期更換。如發現登錄口令、簽字密碼被盜用，要及時報告有關部門。

第四條機關計算機公文處理系統分別設置個人信箱、部門信箱。個人信箱由個人負責管理，部門信箱由部門兼職文檔員負責管理。部門兼職文檔員離崗1天以上的，部門要確定人員代崗。離崗5天以上的，應向辦公室申請替補兼職文檔員，原部門兼職文檔員回崗后應通知辦公室取消替補兼職文檔員。

第五條機關工作人員應定時查看信箱中有無需要辦理的公文，以免延誤工作。

第六條機關工作人員使用計算機處理公文，應嚴格執行各項保密制度，要嚴防泄密，嚴禁擅自拷貝、打印或轉發給無關人員閱讀。未配置有效保密設備前，不得通過計算機網絡傳輸、閱辦密級文件及其它需保密的文件。使用安裝有處理公文軟件的計算機，不得直接或間接與國際互聯網或其它公共信息網絡相聯接，必須實行物理隔離。對違反保密規定的，要按照有關規定予以處理。

第二章收文處理

第七條登記。機關各類收文由辦公室機要人員統一拆封。分類進行登記，并填寫收文處理簽。同時應注明辦理時限，一般情況為20日，具體按公文處理辦法規定的時限執行，特殊情況和緊急公文應根據文件要求和局領導批示注明限辦期限。

第八條輸入。登記后的文件由辦公室機要室將相應的文件掃描、拷入或錄入系統。掃描文件要做到頁面端正、字跡清晰，不缺頁亂頁。

第九條擬辦。文件登錄完畢后，辦公室機要室應送入辦公室領導個人信箱。辦公室領導填寫擬辦意見后，直接分送局領導個人信箱和部門信箱。

第十條閱辦。局領導閱批文件在個人信箱中處理。局領導對擬辦無不同意見的文件，應在閱批并簽名后將文件發還機要室，由機要室根據領導閱批情況分別處理，對擬辦無意見的，轉交檔案室；如需批示，應在“批示內容”中注明，由機要室按領導批示分送。

部門對辦公室傳來的閱辦文件，由部門兼職文檔員轉交本部門主要領導個人信箱。

部門主要領導批辦文件在個人信箱中處理，填寫明確的批辦意見后，在簽名欄鍵入簽字密碼，直接發送給本處有關人員承辦。如該文件涉及領導批閱的，應查看局領導批示后再填寫批辦意見。如屬急件、特殊情況或局領導外出的，可先批辦分送辦理，但要請有關人員注意查看局領導批示。

第十一條承辦。承辦文件在個人信箱中處理。具體承辦人員在閱文后，要及時根據文件的要求和領導的批示內容進行辦理，辦理結束后應在收文處理簽的“注辦”欄中填寫辦理情況和結果。

第十二條催辦查辦。辦公室負責全局文件的催查辦工作，機要人員要定期通過辦文情況登記簿檢查各部門的辦文情況，對超期未辦的文件應發出“催辦單”予以催辦。各部門兼職文檔員收到催查辦單后應予以登記，并對本處室有關人員予以催辦，同時回復辦公室，報告催辦情況。

第十三條辦理、歸檔。部門兼職文檔員負責本部門的公文辦結管理；對本處室處理完畢的文件，應在檢查確認后將其中一份發送檔案室，其余同名文件刪除。

只需局領導閱而不需部門閱辦的公文辦結工作，由辦公室管理。機要人員對辦理完畢的文件應在登記簿中注明辦結，并及時轉交檔案室。

檔案人員負責檔案室信箱的管理工作。對辦理完畢的文件應在檔案室登記簿中登記，注明辦結。文件歸檔按現行的檔案分類管理辦法執行。

第十四條查詢利用。個人可在系統中查詢曾經閱辦過的任何文件；查詢本部門曾經閱辦過的文件，可由本部門兼職文檔員提供；查詢機關的收發文，應向辦公室提出申請，經批準后，由檔案人員提供。

第十五條收文字號管理。機關收文可分類別按年度編流水號進行管理。

第三章發文處理

第十六條擬稿。擬稿在個人文件夾中處理。擬稿時，必須先正確填寫“文頭紙”各項目內容；標識主題詞可使用自動標引功能，并根據總局關于主題詞標引的規定進行調整；進入“正文、附件”欄后，應先編輯正文，然后編輯附件；與本文件相關的參考文件，應在“外收文登記簿”中選擇，列入有關文件欄，以便在審核、簽批時參閱。擬稿人起草的文件，凡不屬于密級文件和不宜公開的應設定為共享文件，以使全機關人員查詢。

擬稿人經檢查確認起草工作完畢后，應將文件發送本部門領導初審。

第十七條初審。部門領導負責初審。初審公文，應通過“編輯”功能進入，經審閱產生初審版本后，可在“審批意見”欄明確簽署審批意見，具體審批意見寫入“審批內容”欄。審批后，應在簽名欄用密碼簽名。公文的主審人還應在文頭紙相應的初審欄，用密碼簽名，發送給本部門信箱，由部門兼職文檔員發送給辦公室核稿人員。

第十八條核(審)稿。辦公室核稿后，根據局領導的分工發送局領導簽發。

辦公室核稿后，產生相應的初核(審)稿版本，初核(審)人員應在文頭紙相應的欄內，用密碼簽名。對不需發文、暫緩發文或需要作較大修改的文稿，應在寫明意見并簽字后退回。

第十九條會簽。需要會簽的文件，如屬局內部部門會簽的，應在發送辦公室核稿前，發送給有關部門。會簽部門審閱文稿產生會簽版本后，在文頭紙上用密碼簽名，發還擬稿部門；擬稿部門在確認會簽完畢無誤后，將文件發送辦公室核稿人員。如需外部會簽的文件應在發送消息中注明告知。局領導對需要外部會簽的文稿審閱簽署意見(不需要簽發)后，發送給機要室。機要室進行外部會簽登記后送打字室，由打字室打印局長同意版本清樣，交辦文部門送出會簽。外部會簽完畢后，辦文部門應將外部會簽情況交機要室登記，然后送局領導確認，并將修改意見輸入計算機文稿，按規定程序送局領導簽發。

第二十條簽發。局領導簽發公文，首先要通過“編輯”功能審閱計算機文稿，產生領導簽發版本后，在“領導批示”欄中用密碼簽字，注明批示內容，然后在文頭紙的簽發欄，用密碼簽名，注明簽發意見。“文頭紙”的簽發欄由負責該文件的主簽人用密碼簽字。簽發后的文件由局領導發送機要室。

第二十一條公文編號、排版、校對。機要人員在編號前要認真審核文稿的版本，確認審稿版本、核稿版本和局領導簽發版本齊全的，應進行發文登記，并注明辦結，然后才能予以編號。

編號后的文件由機要人員發送打字室。文印人員排版后，應用密碼簽名，并拷出局長簽發版本打印印刷版本（紙質），連同計算機電子文件交辦文部門校對。校對人憑打字室交給的印刷版本（紙質），與計算機中的局長簽發版本校對。如發現有錯誤，應在印刷版本（紙質）上修改后，再修改排版版本，無誤后，由校對人在校對處簽字，連同修改后印刷版本（紙質）轉交打字室。校對人一旦用密碼簽字后，其文件版本為最后定版。打字室根據印刷版本（紙質）印刷。機要室應定期將印刷正本和文頭紙送原簽發領導補簽。

第二十二條歸檔、封發。檔案人員將文件正文保留處室版、辦公室核稿版、局長簽發版、最后排定版。其他幾版的公文，在公文運轉結束后，由檔案人員酌情刪除。

系統封發功能由機要室使用。

第四章公文傳遞

第二十三條辦公室機要室為全局的收發文的中心。各部門的部門信箱為部門的收發文中心。

第二十四條收文操作規程：附后

第二十五條發文操作規程：附后

第五章用戶信息管理

第二十六條用戶信息由辦公室負責維護管理，包括建立用戶標識、設置用戶的起始登錄口令和起始簽字密碼。

第二十七條用戶注冊名稱、登錄口令和簽字密碼管理。用戶注冊名稱一經確定，一般不再變更。起始登錄口令和簽字密碼由辦公室設定后通知用戶，用戶在正式使用公文處理系統時應更改。如工作調整，其權限由辦公室重新設定。

第六章權限管理

第二十八條用戶權限由辦公室授予并負責管理，除辦公室有關人員外，全局辦公人員分局領導、部門領導、部門兼職文檔員、一般干部四級分別授予相應權限。

第二十九條收文處理權(包括批示權、擬辦權、注辦權、催辦權、處理簽填寫權)。

批示權：省局領導、部門領導；

擬辦權：辦公室領導；

注辦權：部門領導、部門兼職文檔員、一般干部；

處理簽填寫權、催辦權：辦公室機要人員及部門兼職文檔員。

第三十條發文處理權(包括擬稿權、初審權、初核權、復審權、復核權、會簽權、簽發權、排版權、校對權、封發權、外部會簽登記權)。

擬稿權：全局工作人員；

初審權：部門領導；

會簽權：部門領導；

初核權：辦公室領導；

簽發權：局領導；

排版權：辦公室打字室人員；

校對權：部門領導、部門兼職文檔員、一般干部；

封發權、外部會簽登記權：辦公室機要人員。

第三十一條收文簿管理權(包括插入權、更新權、刪除權、查詢權)：辦公室機要人員、各部門兼職文檔員。

第三十二條發文簿管理權(包括登記權、更新權、刪除權、查詢權)。

發文簿管理權：辦公室機要人員；

查詢權：各部門兼職文檔員。

第三十三條存取控制權限(分為全部文件、本部門文件、本人處理過的文件、不能查詢任何文件)。

全部文件：局領導，辦公室領導，辦公室機要、檔案人員；

本部門文件：部門領導和部門兼職文檔員；

本人處理過的文件：除上述以外的其他人員。

第三十四條信箱管理權(包括查詢權、刪除權及轉發權)。

部門信箱管理權：各部門兼職文檔員、機要人員、檔案人員、文印人員。

第三十五條案卷目錄管理權(包括案卷查詢權、案卷管理權)。

卷宗目錄管理權：辦公室領導、辦公室檔案人員。

第三十六條系統維護權(包括機構人員維護權、系統代碼維護權、系統文件銷毀權、系統控制維護權、系統維護配置權)。

所有系統維護權分別由辦公室和計算機信息中心確定的系統管理員維護。

第三十七條收文字號管理權：辦公室機要人員。

第三十八條發文字號管理權：辦公室機要人員。

第七章附則

第三十九條本規則未盡事宜，按有關規定執行。

第四十條本規則由淮南市地方稅務局負責解釋。

第四十一條本規則自機關計算機公文處理系統運行時執行。

首次進入公文處理系統操作要求

一、啟動計算機，以administrator的用戶名注冊（無口令）。

二、啟動公文處理系統。雙擊公文處理系統圖標，打開系統的登錄屏幕。

三、登錄：輸入注冊名、口令、回車或點確認，進入系統的主控操作屏幕。（注冊名、口令、由辦公室投供，注冊名永久使用。）

四、修改口令：點選項——修改口令，輸入舊口令、新口令、再認定，點確認退出，口令修改成功，再次進入公文處理系統時，應使用新口令。

五、修改簽名密碼：點選項——修改簽名密碼，輸入舊密碼、新密碼、再認定，點確認退出，簽名密碼修改成功。

注意：口令、簽字密碼如泄密，應及時修改，最好定期修改。如遺忘，請與辦公室聯系。

六、修改電話號碼：點選項——修改電話號碼，輸入你的辦公室電話號碼，點確認退出。

發文操作規程（一）

本規程適用于發文字為淮地稅、淮地稅函、淮地稅辦、會議紀要、收入簡報的文件。發文字為淮地稅黨組、淮地稅紀的文件參照執行。

公務員之家版權所有

一、擬稿（操作人：辦文部門經辦人）

1、進入個人信箱

2、點個人文件夾

3、點新建

4、選擇公文種類

5、填寫文頭紙：密級、緩急、發文字號、會簽單位、標題、主題詞（選自動標引）、主送單位、抄送單位。

6、編輯正文、附件

①編輯正文，點存盤退出。

②編輯附件，點存盤退出。

③編輯有關文件點存盤退出。

7、完成：點確認。

8、轉交部門領導初審：

點轉交，選個人中的部門主要負責人（其不在時，可由部門其他負責人初審，下同），在附加說明欄輸入“請審稿?！?，點發送。

二、初審（操作人：辦文部門負責人）

1、進入個人信箱

2、選中待初審的文件

3、點發文——審批——初審

4、編輯正文、附件，點正文附件。

①編輯正文，點存盤退出。

②編輯附件，點存盤退出。

③編輯有關文件，點存盤退出。

5、填寫初審意見：點領導審批，填寫意見、審批內容，輸入簽字密碼簽名。

6、填寫文頭紙：點文頭紙，編輯修改文頭紙有關內容（除擬稿時所填內容外，還增加了印刷份數）。在初審欄輸入簽字密碼簽名。

注意：修改文頭紙中標題時，應同時修改正文、附件中正文的標題，反之亦然（注意版本號的選擇）。點確認退出。

7、轉交：點轉交，在部門欄選本部門名稱，在附加說明欄輸入“請登記后送辦公室核稿?！?，點發送。需內部會簽時，輸入“請登記后送×××會簽?！?，點發送轉送到本部門信箱。需外部會簽時，輸入“請登記后送辦公室核稿。聯淮發文，需送×××會簽?！保c發送轉送到本部門信箱。

三、登記及轉送內部會簽、核稿（操作人：辦文部門兼職文檔員）

1、進入部門信箱

2、選中待登記的文件

3、點登記，修改后，點確定（已登記在發文登記薄）。

4、需內部會簽時：點發文登記薄，選中要轉送的文件，點分送，在部門欄選中需會簽的部門，在附加說明欄，輸入請會簽，點發送。

附：內部會簽的操作程序：

①接收、轉送（操作：會簽部門兼職文檔員）

a.進入部門信箱

b.選中需會簽的文件

c.點分送，在個人欄選部門主要負責人，在附件說明輸入“請會簽?！?，點發送。

②會簽（操作人：會簽部門負責人）

a.進入個人信箱

b.選中需會簽的文件

c.編輯：點發文——會簽，進入編輯（分別編輯正文、附件、領導審批、文頭紙，方法與初審相同。）。最后，在會簽框內的領導簽字欄輸入簽字密碼簽名，點確認退出。

d.點轉交，在部門欄選本部門，在附加說明輸入“已會簽，請退回。”，點發送。

③轉送（操作人：會簽部門兼職文檔員）

a.進入部門信箱

b.選中已會簽的文件

c.點分送，在部門欄選送會簽的部門，在附加說明欄輸入“已會簽，退回?！?，點發送。

④當有多個會簽部門時，將收到的第一個部門已會簽的文件，再分送第二個部門會簽，直到全部會簽完畢。已會簽完的文件，轉送部門負責人審閱。（在附加說明欄輸入“已會簽，請審閱。”）部門負責人審閱后，轉送部門信箱（在附加說明欄輸入“已閱，請送辦公室核稿?！保?。

5、轉送辦公室核稿（操作人：辦文部門兼職文檔員）

①進入部門信箱，點發文登記薄。

②選中要送核稿的文件

③點分送,在個人欄選辦公室核稿人，在附加說明欄輸入“請核稿?！保c發送。

聯淮發文需外單位會簽，辦文部門在分送辦公室核稿時，必須在附加說明欄輸入“請核稿。聯合發文，需送×××會簽。”。

四、辦公室核稿（操作人：辦公室核稿人）

1、進入個人信箱，選中要核稿的文件。

2、點發文——審核——初核

3、核稿：文頭紙、正文、附件、領導審批

4、簽名后，點確認。

5、轉送局領導簽發。

需送外單位會簽時：

a.轉送局領導審閱（不簽發）。

b.局領導審閱后（不簽發），轉送辦公室機要室（在附加說明欄輸入“已閱，請×××會簽?！保?。

c.辦公室機要室在發文登記薄上登記,并注明送外單位會簽后，打印局領導審閱版本，送辦文部門進行外單位會簽。

d.辦文部門到外單位會簽后，交辦公室機要室。

e.辦公室機要室登記外部會簽結果。

f.辦公室機要室轉送辦公室核稿人（在附加說明欄輸入“外部會簽已完成，請審閱?！保?/p>

g.辦公室核稿人閱后，送局領導簽發。

五、簽發：（操作人：局領導）

1、進入個人信箱

2、選中待簽發文件

3、點發文——簽批、簽發。

4、審定正文、附件、領導審批、文頭紙。最后，在文頭紙框內，選擇發，輸入密碼簽名，點確認退出。

5、點轉交，在部門欄選辦公室機要室，點發送。

六、登記編號（操作人：辦公室機要室）

1、進入部門信箱

2、選中待辦文件，點登記，點確認退出。

3、點發文登記薄，選中辦結的文件，點辦結。

4、點發文——發文編號。

5、點分送，在部門欄選辦公室打字室，點發送。

七、排版（操作人：辦公室打字室）

1、進入部門信箱

2、選中待排版文件，點閱文，拷出后排版打印印刷版本。

3、選中待排版文件，點發文——排版，編輯后，點確認退出。

4、點轉交，在個人欄選擬稿人，點發送，轉交擬稿人校對（在附加說明欄輸入“已排版，請校對?！保?。同時，將印刷版本（紙質）送擬稿人，供校對。

八、校對（操作人：擬稿人）

1、進入個人信箱。

2、選中待排版文件，點發文——校對，在正文中選擇局領導簽發版本，點閱覽，與印刷版本（紙質）校對，修改印刷版本（紙質）。然后，在正文中選擇排版版本，點編輯，根據修改后的印刷版本（紙質），編輯修改正文和附件。修改完成后，在文頭紙上的校對欄輸入密碼簽名，點確認退出。

3、轉交：點轉交，在個人欄選文印人員，在附加說明欄輸入“已校對，請付印?！薄Ｍ瑫r，將修改后的印刷版本（紙質）送交文印人員。

九、付印（操作人：辦公室打字室）

根據校對人修改后的印刷版本（紙質）修改后付印。

計算機公文處理系統發文操作規程（二）

本規程適用于淮南地稅信息（含調研專輯）、信息專報、送閱材料的操作。辦公會議通知參照執行。

一、擬稿（操作人：辦公室秘書）

1、進入信箱

2、點個人文件夾

3、點新建，選擇公文種類，點確認。

4、編輯文頭紙、正文、附件。

5、點確認退出。

6、轉送核稿：選中文件，點轉交，在個人欄選辦公室核稿人，在附加說明欄輸入“請核稿?！?，點發送。

二、核稿（操作人：辦公室核稿人）

1、進入個人信箱。

2、選中待核稿文件。

3、點發文——審核——初核，編輯文頭紙、正文、附件、領導審批，點確認退出。

4、轉交：點轉交，在個人欄選簽發人，在附加說明欄輸入“請×××簽發”。

三、簽發（操作人：局領導）

1、進入個人信箱。

2、點發文——簽批、簽發，編輯文頭紙、正文、附件、領導審批，點確認退出。

3、轉交；點轉交，在部門欄選辦公室秘書室（如為局長辦公會議通知，則選辦公室領導。），點發送。

四、登記、編號（操作人：辦公室秘書）

1、進入部門信箱

2、選中已簽發文件，點登記，點確定退出。

3、點發文登記薄，選中文件，點辦結，再點發文——發文編號，點確認退出。

4、分送：

①發送到辦公室打字室付?。?/p>

點分送，在部門欄選辦公室打字室，在附加說明欄輸入“請付印”。點發送。

②發送給市局機關人員：

點分送，在辦公組欄選局內全體辦公人員，點發送。

五、付印（操作人：辦公室打字室）

1、進入部門信箱

2、選中文件，點閱文，拷出付印。

計算機公文處理系統收文操作規程

一、收文登記、填寫收文處理簽、輸入文件內容、分送（操作人：辦公室機要室）

1、進入部門信箱

2、點收文——收文登記，打開外收文登記屏幕，登記有關信息后點確定，繼續進行下一份文件的登記。

3、點外收文登記薄，選中待處理文件，點收文——填寫收文處理簽，打開屏幕，收文處理簽的大部分內容已帶入。點正文、附件，輸入文件的正文和附件。點確認退出。

4、分送：選中待處理文件（可選中多份文件），點分送，在部門欄選辦公室領導，在附件說明欄輸入“請擬辦?！?，點發送或全部發送。

二、擬辦：（操作人：辦公室領導）

1、進入部門信箱

2、選中待處理辦件，點收文——擬辦，閱覽正文、附件內容后，在收文處理簽的擬辦意見欄輸入擬辦意見，點確認退出。

3、分送：點分送，根據擬辦意見，分送局領導或部門。

三、批辦（操作人：局領導）

1、進入個人信箱

2、選中待處理文件，點收文——批辦，首先在正文、附件中，分別點閱覽，查看正文和附件的內容；再在收文處理簽中，查看擬辦意見；最后，在領導批示中的批示內容欄輸入批示意見，在簽名欄輸入簽字密碼簽名。點確認退出。

3、轉交：先中已閱文件（可選多份文件），點轉交，在部門欄選辦公室機要室，點發送或全部發送。

四、分送（操作人：辦公室機要室）

1、進入部門信箱

2、轉送，選中待處理文件，點閱文，查看領導批示意見和擬辦意見。點分送，根據領導意見發送到相關的部門信箱。

五、接收分辦（承辦部門兼職文檔員）

1、進入部門信箱

2、選中文件，點發送，發給部門主要負責人。

六、承辦部門承辦（注辦），（操作人：承辦部門負責人）

1、進入個人信箱

2、選中文件，點閱文，查看文件內容、領導批示、擬辦意見。

①需批辦的，選中文件，點收文——批辦，在領導批示中的批辦內容欄輸入批辦意見，在簽名欄輸入簽字密碼簽名。點發送，選中承辦人員（可選多人），點發送。

②不需批辦可直接辦理的，選中文件，點收文——注辦，在收文處理簽中的注辦欄輸入辦文結果，并輸入簽字密碼簽名。

七、承辦注辦（操作人：承辦部門承辦人員）

1、進入個人信箱

2、選中文件，點閱文，查看文件內容、領導批示、擬辦意見等，進行文件辦理。

3、文件辦理結束后，把辦理結果輸入（注辦）：選中文件，點收文——注辦，在收文處理簽中的注辦欄輸入辦文結果，并輸入簽字密碼簽名。