計算機辦公系統常見問題探討

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一、加強辦公信息化建設的必要性

信息化建設是將具體辦公業務與計算機信息平臺相結合，充分發揮信息技術高效、穩定、安全的特性，提升辦公效率的重要手段。辦公信息化能夠有效節約人力成本、優化辦公流程，同時，國家管理層能夠根據實時數據，進行數據分析，為政府制定相應政策提供更為科學和有效的數據。因此，無論是從辦公信息化的具體應用單位和機構分析，還是國家管理角度來看，辦公信息化建設都有著重要的意義?？傊?，辦公環境的信息化、自動化、“無紙化”建設是未來辦公環境發展的大趨勢。

二、計算機辦公系統常見問題分析

(一)辦公系統操作人員計算機應用水平欠缺。信息技術在辦公“無紙化”和自動化方面發揮著越來越重要的作用，從通用性質的Office類辦公軟件到獨具業務特色辦公軟件的應用，無論是在辦公效率，還是辦公資源的利用率方面都有了很大的提升。在信息技術應用過程中，往往容易出現一些常見的應用問題，操作人員應用水平欠缺是辦公系統應用過程中較為突出的問題，主要表現在對于辦公系統操作的生疏性以及不合理性。生疏性是缺乏基本的計算機操作能力，對于計算機工作流程不了解造成的，這種情況在一些年長的工作人員中表現比較突出;不合理性主要是不能按照規范的操作步驟進行相關工作的展開，造成軟硬件的損壞和不完整性。

(二)辦公系統維護的缺失。辦公系統維護的缺失也是信息技術應用時容易出現的問題，辦公系統穩定持久運行需要提供一定的軟硬件環境，而一些辦公人員往往缺乏必要的系統維護知識，造成了辦公數據丟失、辦公系統運行環境的不穩定，嚴重的甚至造成計算機硬件的損害，進而導致后續工作不可持續性。辦公系統維護主要體現在兩個方面，即系統運行環境的維護以及軟件維護。系統運行環境的維護包括定期清理不必要的系統垃圾，對于系統漏洞進行及時的更新打補丁、系統的定期備份修復等內容，而軟件維護則更側重于保障辦公軟件各類組件的完整性、辦公數據的定期備份還原，軟件的升級等方面的內容。辦公系統維護工作的缺失，使得硬件的使用壽命和軟件運行的穩定性方面都出現了諸多的問題。

(三)具體的辦公業務引起的一些問題。辦公系統常見問題除了必要的計算機基礎知識以外，具體的辦公業務也容易引起一些問題。各個單位都有自身的具體業務，不同單位業務的差異性非常明顯，而專業的計算機維護人員往往僅僅局限于對于計算機運行環境保障，一旦出現了具體業務辦公的邏輯錯誤，系統維護人員便不能發揮應有的作用，需要具有一定業務基礎的工作人員進行相應問題的解決。這種現象尤其在一些特殊行業表現非常明顯，如，醫療衛生、金融、審計系統等?？梢?，辦公系統常見問題不僅僅局限于技術性的問題，還包括具體業務問題。

(四)計算機信息安全問題。信息安全問題也是辦公系統容易出現的問題。信息安全包括數據完整性和數據安全性兩方面的內容。信息安全問題往往給行業帶來巨大的損失，尤其是一些涉密的機構，如銀行辦公系統，通常都對計算機安全操作有著較高的要求。一些辦公人員往往意識不到信息安全的重要性，不能有效運用防火墻技術、殺毒軟件等安全措施進行系統保護，一旦造成數據丟失或者數據破壞，容易給工作造成嚴重影響?？梢?，計算機信息安全問題也是計算機辦公常見的問題。

三、計算機辦公系統常見問題的解決策略

(一)提升辦公人員計算機應用水平。計算機辦公系統常見問題的解決，首先應加強辦公人員的計算機應用水平。一方面，應努力提升辦公人員的計算機理論水平，使其能夠形成一定的計算機系統規范運用意識，并能夠熟知基礎的計算機辦公流程;另一方面，應提升辦公人員的軟件操作能力，通過培訓、實際操作等形式，加強辦公軟件運用的熟練度，努力克服辦公人員對于信息平臺運用的陌生感，樹立計算機應用的自信心，實現辦公人員對于計算機辦公系統熟練、科學、有效的運用，進一步提升辦公自動化水平?？傊?，提升辦公人員計算機應用水平是解決計算機辦公問題最為重要的內容之一。

(二)提升計算機辦公系統的維護水平。掌握必要的計算機維護技能也是應對辦公信息化問題的重要方面。隨著辦公自動化水平的不斷提升，一些業務性較強的辦公軟件的運行往往需要一定的運行環境，如對數據庫的要求、對于系統組件(如windows操作系統的．netframework組件)的要求、網絡環境的要求等。因此，辦公人員應具備一定的系統維護能力，能夠進行操作系統和軟件數據定期的備份、冗余數據的清理、系統補丁的安裝以及辦公軟件的升級維護等工作，一旦出現了系統癱瘓等問題能夠有效進行解決。需要提及的是，一些系統補丁、系統漏洞的修復和系統垃圾清理工作，應作為辦公軟件系統的日常維護工作及時展開，從而有效保障系統運行的穩定性和持續性。

(三)提升計算機信息安全意識和安全操作水平。為了應對信息安全帶來的辦公系統問題，提升辦公人員的安全意識以及安全操作水平非常重要。通過定期的安全培訓，使得辦公人員能夠意識到信息安全的重要性，能夠了解基本的路由器、防火墻技術、交換機以及安全軟件的理論知識;同時還應在辦公人員安全操作方面進行加強，確保辦公系統數據在傳輸、操作以及備份時的可靠性，隔離不安全的軟件數據，不必要的系統端口進行關閉等。當然，一些有條件的機構和單位還可以加強與信息安全機構的合作，通過定期的系統安全監測、維護保障辦公軟硬件系統的安全穩定性。

(四)加強辦公人員業務理論的學習。一些辦公軟件的應用問題還可能是由于具體業務知識的欠缺導致的。因此，除了必要的計算機理論和軟件操作能力的加強，還應不斷提升辦公人員具體的業務理論水平，使得辦公人員能夠將具體的理論業務工作步驟，同計算機數字化處理環節相對應，對于一些由于業務產生的邏輯錯誤，能夠準確判斷、分析，并進行有效的改正?？梢?，利用計算機解決具體業務問題方面，應努力提升辦公人員業務理論水平，對于業務處理過程的電子化、信息化能夠有一定的認識，切實保障計算機辦公效率的提升。

(五)根據工作需求制定相應的計算機管理操作規范。除了上述的解決策略以外，辦公人員應根據實際工作經驗制定相應的計算機管理操作規范。一方面，后續的工作人員能夠根據操作管理規范較快的熟知辦公軟件的應用操作，減少由于“熟悉”軟件的過程造成的時間和精力的浪費;另一方面，計算機管理操作規范是根據辦公人員長期的工作經驗和工作需求制定的，是較為科學和合理的操作行為的總結，能夠將不必要的辦公應用問題盡可能減少，對于避免辦公系統的常見錯誤也是非常有效的。因此，加強相應管理規范內容的制定，也是應對辦公系統問題的有效措施。

四、結語

由于辦公人員計算機操作水平等因素的限制，使得辦公人員在進行計算機辦公系統應用時，出現了一些問題。本文就常見的一些辦公系統應用時的問題進行分析，并給出相應的解決思路，為提升辦公人員計算機辦公應用水平，充分發揮信息技術高效、安全等特性給出一定參考。

作者:孫小梅 單位:平泉縣黃土梁子中心衛生

參考文獻:

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