公證信息化建設思考

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一、公證信息化系統提升了公證服務的質量

公證人員的使用包括辦證流程的電子化操作、公證管理人員及相關人員管理檔案的電子化操作。信息化系統可以提高公證員的制證周期。同時系統中的硬件部分如二代身份證閱讀器，有效的減少了手工輸入的錯誤。不同角色功能的設定也為證書的審核機制達到較高的規范化，引入移動辦公功能，可以讓審核人員及時審核，有效的縮短出證時間?？焖俚臋z索功能可以有效的為業務需求提供檔案管理支持。公證信息系統面向當事人的功能主要圍繞著網上咨詢、網上申請來展開，特別是隨著微博，微信公從號、訂閱號等的出現，可以讓當事人隨時隨地的咨詢辦證相關的問題，利用微信、支付寶等新型的支付技術進行支付，進一步提高當事人的用戶體驗。

二、公證信息化應用現狀分析

信息化系統提升公證服務質量的同時，還存在一些亟待解決的問題。(一)信息孤島。面對各公證處自行建立適合自己業務的公證信息系統的現實，我們應清晰的看到，這些公證信息系統的功能本質上是大同小異的，屬于重復性建設的問題。不但造成一定的浪費，而且各系統采用的架構不同，采用的文檔格式不統一，也造成各處之間數據是獨立的，形成了一個個信息孤島，為后期公證數據整合帶來了很大的困難。(二)相關機構的壁壘。公證執行過程中，會用到其他官方機構出具的證明，例如在無犯罪記錄公證中，無犯罪證明是由派出所出具的，必須由當事人將此證明帶到公證處，而無法做到直接由公證人員從派出所獲得，機構之間的信息壁壘讓當事人不得不多跑一次腿，從而會導致延長拿證時間的問題。(三)信息化系統固化了公證的被動角色。長期以來，公證角色的完成是接受當事人提出申請，辦證再到出證。信息化技術的支持下，這樣的角色將更加明顯，當事人不用到辦證大廳也可以拿到證，長此發展下去，會讓公證人員變得越來越呆板，只會操作鼠標就可以了，不愿再走出去。就像現在出現的第三方證據保全，讓公證機構倍感壓力。

三、對于公證信息化建設發展的思考

(一)公證業內的信息整合。各公證機構的辦公自動化系統如果由同一個軟件公司實現系統，公司的發展風險將會對后期維護帶來新的風險，推倒重建的代價過大。同一地市的公證處之間，各地市內部公證處之間、各省級公證處之間的數據交互問題，可以制定統一的數據交互格式，為后續全國公證數據整合做好準備。(二)相關機構的信息互通。在相關證明的公證中，例如學歷證明等最終體現的是可信問題，即證明是真實、有效的。當事人不同的業務需求中會重復使用某些證明，比如學歷證明，出國業務中會用到，而在求職應聘中也會用到。學信網是可信的驗證學歷證明的網站，它就是與公證機構業務相關的機構。但是一個很現實的問題就是學信網上的學歷數據要遠遠大于公證處需要的數據，所以如果只是以開放接口的形式進行數據交換，會導致在確認一條數據時會導致一個較長的查詢時間。同時，在公網上的數據傳輸安全也是一個不容忽視的安全問題。當前，區塊鏈技術以其去中心化，開放性、自治性、信息不可篡改等優勢越來越受到關注，本質上它是一個分布式的數據庫帳本。公證業務相關的機構之間可以實現一個聯盟鏈(行業區塊鏈)，用來把各機構想要的數據都放在鏈上，并且供其他機構使用。因為這些數據要求非常高的保密性，同時為了避免商業公司掌握這樣的數據為其所用，聯盟鏈必須對數據有足夠的擁有權和掌握力。(三)信息化技術助力擴大服務范圍。公證當事人的相關數據時時刻刻存放在公證處數據中心，公證信息系統對這些數據內在聯系還沒有深度挖掘。當多個當事人集中提出公證申請時，信息化技術的智能化水平的不足也會帶來新的問題。例如當公證人員與銀行協同工作辦理樓盤簽合同的時候，公證人員就是面對著幾十個當事人提出申請，但是要等到銀行核實完當事人的征信等相關信息后才能決定是否出證。這時如果出現無法正常放款，會導致當事人的公證申請無效，進而要到公證處退費的問題。如果在信息系統引入數據分析技術，同時與銀行部門協商，讓公證人員完成審核事項，可以直接排除不符合條件的當事人，則會減少后續的一些相關的返工問題，讓公證機構由被動變為主動，充當其他業務單位的排頭兵，更好地為業務單位服務。

四、總結

我們可以清晰的看到公證信息化的實現不僅可以提高公證人員的工作效率，還能提高當事人對公證服務的滿意度。同時，我們應該明確公證系統要向智能化發展，要借助信息技術擴大服務范圍，促進公證事業更快、更好的發展。

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作者:孫劍 單位:蘭山公證處