企業檔案信息技術管理論文

導語：企業檔案信息技術管理論文一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

內容摘要：我國檔案管理規范化、現代化一直是檔案管理追求的目標，而從上個世紀末開始的計算機信息技術的高速發展正是我國檔案管理規范化的契機。目前，我國檔案管理與我國現代化的發展不能協調。本文從分析現狀入手，對我國檔案管理的規范化提出了一些行之有效的措施和手段，希望能為我國檔案管理的規范化提供一定的幫助。

自改革開放以來，我國人事檔案管理發生了許多變遷，人們對檔案管理的認識也產生了一些根本變化?！稒n案法》的頒布實施，既為檔案管理工作提供了法律保證，又為檔案管理工作提出了新的要求。

一、人事檔案管理理念的不適應

1、缺乏人事檔案的知情權。近年來，由于人事檔案的不透明、知情權不落實而造成的問題越來越多。有的因原單位在當事人的人事檔案中記錄了不實之詞，甚至塞進了缺乏事實根據的材料，造成了對當事人的傷害；有的因長期無法了解個人檔案致使檔案丟失而無從知曉。因此，由人事檔案丟失而引發的糾紛、訴訟頻頻出現。

2.人事檔案保管權的局限。按國家規定，目前我國只有機關、事業單位和國有企業才有人事檔案保管權，而隨著我國經濟建設的發展，外資企業、民營企業等經濟成分在經濟發展中占有越來越大的比例，這些單位按國家規定沒有人事檔案保管權，只能把檔案寄放在人才交流中心并向它們交納一定的管理費用。這種做法，由于用人單位與人才交流中心不存在行政權約束，因此，不能有效地對人事檔案進行管理。

二、人事檔案管理方法的不適應

1、“檔隨人走”的傳統管理方法受到挑戰。改革開放以來，特別是隨著市場經濟體制逐步推進，人員流動現象日益增加，人檔分離現象越來越普遍，盡管《干部檔案工作條例》、《企業職工檔案工作規定》對流動人員的人事檔案作了規定，但實際操作中管理部門與流動人員之間的權益和管理矛盾日益顯露。有的單位為了防止人才流失，以檔案為關卡，造成了“棄檔”現象日益嚴重，淡化人事檔案的呼聲越來越高。

2.傳統的手工管理制約了人事檔案的質量與效率。人事檔案多年來采用傳統的十大分類制，一份材料歸屬什么種類常常存在許多主觀因素。近年來，雖然采用了計算機進行輔助管理，但也只是采用電腦進行目錄錄入，并沒有帶來管理方法質的飛躍，造成人事檔案管理效率低。

三、人事檔案管理制度的不適應

1、人事檔案收集缺乏力度、材料質量差的問題普遍存在。首先是收集歸檔的工作制度不健全，執行不嚴格。少數管檔案部門只照搬中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，沒有形成自己的實施細則，內容不具體、不全面。即使建立了制度也存在不同程度上執行不嚴格的現象。歸檔工作被動、不及時。其次是收集歸檔的材料不全面、不準確。特別是交給人才交流，代管的人事檔案，職工考核材料、人員鑒定材料和反映個人能力水平的材料等，不能及時收集到個人檔案中。

2、缺少有效的檢查、監督機制。許多單位的人事檔案長期處于凌亂、無人問津的狀態，發揮不了應有的作用。由于沒有定期檢查，使水事檔案管理有空可鉆，新增加材料的連續性出那斷裂現象；部分人員檔案材料遺失；一些單位趁人員調動、單位合并之機把未整理的人事檔案順水推舟移交出去，推卸責任。

3、材料的真實性受到質疑。有的個人或單位出于某種考慮或避開某種風險，刻意更換材料或隱瞞事實，使人事檔案信息虛假或不全，可信度大大降低，這必然使用人單位處于被動狀態，特別是現在錄用人員都是采用先進人后調檔的方式，一旦用人單位發展問題為時已晚。

四、改變檔案管理現狀的幾點對策

1、要具備現代化的觀念。計算機和信息技術的快速發展，已經和正在檔案管理工作產生劃時代的巨大影響。隨著機關、企業單位辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個觀念問題，就是我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上來，而是要借助現代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步人現代化的第一步。

2、要有適應時展的內部管理。對于各級檔案部門來說，采用科學的管理手段，為實現檔案管理的現代化打下基礎是非常必要的。

3.要進行人事檔案管理模式的變革。市場經濟的建立產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，人事管理變成了一種社會化的管理。傳統模式在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有它一定的適用范圍，但不應成為唯一的模式。對于那些企事業單位職工、教師及流動人員的值得保密的東西不多的檔案，可以逐步進行社會化、開放式管理。

4、要有先進的設備和技術。目前就大多數檔案館(室)特別是基層檔案館(室)來說，先進設備不可能引進，因此，我們一方面要不失時機地爭取相關部門的支持，力爭改變我們設備條件，為現代化打下基礎，同時也應不失時機地培養人才，使現有的設備盡可能地與自己的館藏實際相結合，在檔案管理和提供使用中發揮作用。這方面重要任務一是充分利用現有設備，使之充分發揮效用，總結經驗，培養人才。二是在整理、編目等基礎工作的標準化上多下功夫，為進一步引進設備創造條件。三是對電子文件歸檔工作著眼點要高，立足點要實，在規劃電子文件歸檔工作時應從本單位的實際情況出發，在保管條件，翻拍復印、裝訂等方面的現代化需要新的知識和新的技術手段。現有的立卷人員尚不能適應工作的需要，要通過組織培訓及業務學習等，盡快掌握信息管理自動化的基本知識和技能?？傊谫徺I和采用現代化設備上，必須以相關人才的調人和培養為前提，因為沒有懂技術的相關人才，設備不可能充分發揮作用。另外，購買和引進設備一定要考慮到本單位的實際，重點搞好基礎工作，只有基礎工作先行，現代化設備才能真正充分發揮作用。

參考文獻：

[1]陳慈珠.談檔案管理現代化.中國科技信息，2004,(16).

[2]劉碧華.高校的檔案管理現代化建設.邵陽學院學報，2006,(6).