深究辦公室秘書公關能力

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摘要：公共關系作為一定組織為樹立和維護自身形象而自覺進行的組織與公眾之間的溝通活動，正迅速崛起于社會生活舞臺。在改革開放、現代化建設新時期，機關秘書人員也在進行公共關系工作，因此，秘書工作人員必須掌握好公共關系工作的一些基本方法和技能。同時，公共關系意識作為一種深層次的思想，引導著一個人的行為，它能夠促使秘書人員把自己的公關行為始終置于一種自覺的狀態，從而自然而然地進人秘書與公關的雙重角色，出色地完成秘書工作的各項任務。

關鍵詞：秘書公關能力

在公關初期，公關活動的主要任務具有擴大組織的影響，提高組織的知名度，提高公眾對組織的認知程度，增加組織的吸引力;實施雙向的信息交流，有效地進行組織與公關對象之間的信息溝通。在組織推出新的產品、新的服務項目、新的經營方式時，要及時利用各種形式的公關活動進行宣傳介紹，消除公眾的觀望心理，誘導他們做新的嘗試。在組織發展順利時，公關活動要宣傳已取得的成績，進一步擴大影響，強化組織在公眾心目中的良好形象。通過公關活動的開展，使組織付出的努力讓社會知道，在公眾的心目中樹立良好的組織形象，提高組織的競爭力，下面筆者就秘書如何才能做好公關工作談下自己的幾點看法。

1.以良好的心態處事

初次與人交往的人，往往缺乏自信心，懷疑自己的知識和能力不足，懷疑自己不夠漂亮，不夠風度，害怕自己不能幽默風趣、愣頭愣腦，不能吸引別人，想象著遭人拒絕的各種尷尬場面，因此，多方面的自我設限，以至于在社交場合中手足無措，不知道如何是好，說話做事都顯得失常，這種恐懼心理來源于羞怯和自卑，它嚴重地影響了人的正常交往。所以與人交往，首先應調整心態，戰勝恐懼。

1.1肯定自我、相信自我

悅納自己，可以幫助人樹立自信心。喜歡自己，鼓勵自己，肯定自我，是克服羞怯和自卑的好辦法。我國有句成語叫“尺有所短，寸有所長”，這意味著每一個人都有自己的長處和短處。因此在與人交往時，一方面應該意識到，我是一個正常人，我擁有人所共有的天賦，并且還有某種特長和優勢，我沒有理由把自己看得一無是處，而應當發揮自己的長處;另一方面，每一個人都有短處，尤其是某些短處是不以人的意志為轉移的，例如:身高、相貌或某些不能完全矯正的生理缺陷等。對此，不需要一味地隱諱，更不能因此萬念俱灰，而應該鼓起勇氣來正視現實，古人說“梅須遜雪三分白，雪卻輸梅一段香”，每個人都應當在客觀地對待自己的基礎上，用拿破侖的名言“我的字典里沒有不可能”這句話來充分肯定自己。

1.2自我鼓勵，自我加冕

巴特勒博士在《與自己交談》一書中提到“自我對話”，即在心中自覺或不自覺地對自己說話，這些對話，有其正面的積極意義，但也可能產生負面的消極行為。辦公室秘書在參加社交活動之前，如果能夠按巴特勒博士的方式進行積極的自我對話，就會發現自己想干什么，需要干什么，在此基礎上建立起社交的目的和信心，這種以目標刺激意識的方法，可以衍生出更強的自信心，從而調整心態，戰勝恐懼心理，積極主動的與人交往。

“自我對話”的方式如下:“我不善交際，而且一向如此。根本沒什么有趣或重要的事好說嘛！多說只是多丟臉罷了。我看還是保持沉默為妙。大家干嗎要聽我說話?這些人有更重要的事要做呢！”以上的對話為消極的“自我對話”。用幾分鐘時間，把這些消極的“自我對話”寫下來，然后賦予它們積極的正面意義?！拔蚁矚g試著認識新朋友，并且在多次嘗試后漸有進步。多學會一種新技巧，讓我覺得很開心。我希望開放自己，接近他人。我所擁有的最珍貴禮物，便是我自己，當我放開心胸，以誠待人時，不管是自己或他人，都會無限歡欣。每一個人都忙，但是，大家都喜歡與別人常保持聯系。我看中自己也相信自己會受歡迎。”

通過積極的自我對話練習，使得身心放松，與他人和諧相處。

2.尋求共同點、重新審視“陌生人”

2.1重新審視“陌生人”

“不要與陌生人攀談”，實際是出于對“陌生人”的不信任，這來源于兩千多年的封建社會那種“雞犬之聲相聞”“老死不相往來”的小農經濟的生活方式，它使人與人之間的交往局限于血緣、地緣的關系，因此而導致的自我封閉的思想與開放的現代社會的格格不入。

現代社會瞬息萬變，辦公室秘書的工作性質決定了只有不斷地與“陌生人”打交道，將“陌生人”變為熟悉者，最后成為朋友，才能擴展社交圈，暢通信息渠道，廣泛的獵取信息，進而擴大自己的業務范圍。

2.2尋求共同點

辦公室秘書有許多機會參加集體活動，這是擴展社交圈的好機會，例如，參加商品展覽會、同業會、地方社團、公益活動以及舞會、宴會等，在這些特定的活動中，環視周圍的人，看看參加者是否與自己有某些共同點或擁有共同的興趣，這樣可以使自己面對“陌生人”時的緊張心情更為放松，并堅信一定能夠尋求到共同點，以此作為認識的基礎，如，對某一國際、國內新聞事件的看法，對子女教育方式的選擇，對體育比賽的探討，對業余攝影的愛好等，這些共同點是人們相互交流的基礎，尋求了解到彼此的共同點，面對“陌生人”時的緊張心情就會放松，從而除去一些不喜歡接近“陌生人”的心理。辦公室秘書務必放寬對“陌生人”的定義，如此才不至于因“媽媽的叮嚀”而失去與人交往、溝通的機會，找出彼此的共同點，就能打破沉悶的僵局，改變既有的心態，輕松自如地走進社交圈。